Taken als apart onderdeel
Bij slim taakmanagement is het belangrijk dat u de zaken scheidt. Noteer taken nooit rechtstreeks in uw agenda. De Outlook-agenda is geen takenverzamelaar, maar dient voor afspraken die vastliggen. Een taak is vaak flexibeler in tijd. Als u de agenda en uw takenlijst afzonderlijk beheert, zorgt Outlook zelf dat de twee slim samenwerken. Algemene opmerkingen noteert u evenmin bij het onderdeel Taken, hiervoor gebruikt u Notities.
Nieuwe taken aanmaken
Open het onderdeel Taken via de knop linksonder en klik op de knop Nieuwe taak of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+N. Ctrl+N is een combinatie die in Outlook steeds een nieuw item opent van het onderdeel waarin u op dat ogenblik werkt. In Mail opent u hiermee een nieuwe e-mailbericht, in Taken een nieuwe taak, in Contacten een nieuwe contactpersoon en in Agenda een nieuwe afspraak. In het detailvenster van de nieuwe taak vult u het tabblad met gegevens in: de begindatum, de einddatum, prioriteit, etc.
Status en categorie toewijzen
Hier kunt u ook aangeven hoe ver u gevorderd bent met de betreffende taak. Outlook geeft u hiervoor de volgende opties: Niet gestart, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Wacht op iemand anders of Uitgesteld. U kunt de voortgang ook door middel van een percentage aangeven. Tot slot kunt u er ook een categorie aan toevoegen: geel voor dossieronderzoek, blauw voor het controleren van bewijsstukken, groen voor het inwinnen van advies van derden etc. Al die categorienamen en -kleuren bepaalt u zelf door middel van de knop met de vier kleurtjes.
Taken toewijzen
Voor bepaalde taken wilt u wellicht een collega verantwoordelijk maken. De knop Taken toewijzen vindt u ook in het lint. Wanneer u een taak delegeert, bent uzelf niet langer de eigenaar van de taak. Het voltooiingspercentage kunt u hierdoor bijvoorbeeld niet langer zelf bijhouden. U kunt in de opties wel aangeven dat u een kopie van deze toegewezen taak in uw eigen takenlijst wilt bewaren en dat u een statusrapport wilt ontvangen wanneer de opdracht is afgerond. Een taak die u op die manier toewijst, wordt als e-mailbericht verstuurd. Typ de instructies dus in het tekstvak.
Weergave in Agenda
Uiteraard wilt u de takenlijst ook kunnen bekijken in uw agenda. Open in Outlook de agenda door linksonder op het pictogram te klikken. Vervolgens kiest u in het tabblad Schikken hoe u de agenda wilt zien: per dag, per werkweek of per maand. Als u het menu Beeld selecteert, ziet u in het vak Indeling twee belangrijke knoppen: Takenlijst vandaag en Takenbalk. Met de knop Takenbalk kunt u verschillende zijbalken activeren. Selecteer Taken zodat aan de rechterkant een werkbalk verschijnt waar u alle taken gesorteerd op datum ziet. Door de takenbalk wordt de agenda iets smaller. Om de balk te laten verdwijnen, klikt u op het kruisje.
Hoe helpt Kleos u met uw workflow
Om uw werkproces efficiënter te laten verlopen, is het belangrijk dat u naar veel voorkomende handelingen en repeterende taken kijkt. Kleos helpt u hiermee helpen. Na elke handeling zal Kleos vragen om tijd te schrijven en/of een vervolgtaken aanmaken. Laten we als voorbeeld, het aanmaken van een processtuk nemen. U ontvangt een deadline die u in uw agenda noteert, vervolgens zal Kleos automatisch een taak 30 dagen van tevoren aanmaken (indien mogelijk). U start met het schrijven van het processtuk, als u de taak afrond krijgt uw collega of partner automatisch een taak om het stuk te controleren. Zo hoeft u nooit wakker te schrikken met de gedachte dat u bepaalde stukken vergeten bent op tijd aan te leveren. Hieronder ziet u een screenshot van de add-in binnen Outlook nadat u een e-mail heeft opgeslagen in het desbetreffende dossier. Vanaf hier kunt u direct een workflow activeren of een eenmalige taak.
Alle tips nog eens nalezen?
TIP 1: ‘Niet opgeslagen documenten herstellen’
TIP 2: ‘Hoe een zoekmap in Outlook u tijd bespaart’
TIP 3: ‘Tekstfragmenten van gedeelde documenten beschermen’
TIP 4: ‘Slim taakmanagement’
TIP 5: ‘Contactpersonen beheren in Outlook’
