Weergave Personen
Om het onderdeel Contactpersonen te openen, klikt u op de knop met de poppetjes of nog sneller, u gebruikt de sneltoets Ctrl+3. Standaard komt u in de weergave Personen. Als u in het tabblad Beeld de knop Weergave wijzigen gebruikt, kunt u die contactlijst in vijf mogelijke weergaven opvragen. U kunt de lijst contacten bijvoorbeeld als visitekaartjes zien, als een telefoonlijst, of in de standaardweergave Personen.
Contacten toevoegen en bewerken
Er zijn twee manieren om contactpersonen in Outlook toe te voegen. Of u maakt op een lege kaart een nieuwe contactpersoon aan, of u gebruikt de gegevens van iemand waarvan u een e-mail hebt ontvangen. In het eerste geval drukt u op Ctrl+N (Nieuw) of gaat u via het tabblad Start naar Nieuwe contactpersoon. Vervolgens vult u de informatievakjes in van deze persoon voor zover u over deze gegevens beschikt. Het is zelfs mogelijk een portretfoto toe te voegen. Wanneer u een e-mail van iemand hebt ontvangen, kunt u de afzender rechtstreeks toevoegen aan uw Outlook-contactpersonen. Daarvoor klikt u met de rechtermuisknop op de afzender en u kiest de opdracht Toevoegen aan Outlook-contactpersonen. Daarna opent de kaart van de nieuwe contactpersonen, waarbij een aantal velden al zijn ingevuld. Onderaan een e-mailbericht staat vaak een handtekening met de contact- en adresgegevens. U kunt die gegevens kopiëren en plakken in het aantekeningenvak van een nieuwe contactpersoon. Vanuit daar kunt u alle informatie naar de juiste vakjes slepen. Dit scheelt u veel typwerk.
Koppelen
Het zal zeker gebeuren dat een contact dubbel of zelfs meerdere keren in de lijst voorkomt. U heeft de contactpersoon bijvoorbeeld via een e-mailbericht toegevoegd en deze persoon heeft ook een eigen profielpagina op LinkedIn. Het beste is om deze dubbele vermeldingen van dezelfde persoon te koppelen. Outlook kopieert dan de informatie op één kaart, zodat u steeds en overal over alle gegevens beschikt. Hoe doet u dat? Activeer de weergave Personen en selecteer een van de vermeldingen van de contactpersoon. Hierdoor verschijnt de detailkaart aan de rechterkant. Klik op de drie puntjes en selecteer de opdracht Contactpersonen koppelen. In het volgende deelvenster toont Outlook welke dubbele gegevens voortaan op één kaart zal worden gebundeld.
Importeren
Het is ook mogelijk om in één keer contactpersonen in bulk te importeren (vanuit Gmail of iCloud). Als u contactpersonen exporteert, gebruik dan het format Komma Gescheiden (CSV) en bewaar dit bestand op uw computer. Ga binnen Outlook naar File, klik op Open & Export, klik daarna op het icoon Import/Export en vervolgens op Gegevens uit een ander programma importeren. Als laatste stap klikt u op Volgende, zoek het bestand en importeer.
Favorieten
Als u veel contactpersonen heeft, kan de lijst erg lang worden. U kunt binnen Outlook de mensen waarmee u regelmatig communiceert daarom het beste toevoegen aan Favorieten. Zo zorgt u ervoor dat de gegevens binnen handbereik blijven. Een favoriet kunt u op twee manieren aanmaken. Of u klikt in de lijst met de rechtermuisknop op het adres en u gebruikt de opdracht Toevoegen aan favorieten. Of u selecteert de persoon en gebruikt de knop met de drie puntjes. De lijst met favorieten komt tevoorschijn wanneer u met de cursor over het icoon van de Contactpersonen (de twee poppetjes) beweegt. Door middel van deze lijst kunt u snel een e-mailbericht naar een ‘favoriet’ persoon sturen.
Contactgroepen
Als u regelmatig een e-mail naar dezelfde groep mensen wilt versturen, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief, kunt u uzelf een hoop werk besparen door een aparte contactgroep aan te maken. Met zo’n groep hoeft u niet telkens de namen van individuele geadresseerden invoeren en loopt u geen risico dat u iemand vergeet. Door simpelweg de naam van de groep te selecteren, kunt u iedereen hetzelfde bericht sturen. In Contactpersonen gaat u daarvoor naar het tabblad Start en in plaats van Nieuwe contactpersoon kiest u Nieuwe groep contactpersonen. In het nieuwe venster klikt u op het tabblad Groep contactpersonen en daarna op Leden toevoegen. Via het pijltje in het dropdown-menu kiest u hoe u die contactpersoon wilt toevoegen. Er zijn drie mogelijkheden: 1) u selecteert iemand uit uw Outlook-contactpersonen, 2) u kiest iemand uit uw adresboek, 3) u voegt het nieuwe lid handmatig toe door zijn of haar gegevens te typen. Als u alle leden heeft toegevoegd, geef u de groep nog een logische naam waarna u hem kunt opslaan en gebruiken.
Groepsmail versturen
Wanneer u een e-mail verstuurt naar een groep zal Outlook de namen van de groepsleden toevoegen in het veld Aan. Dat betekent dat ieder groepslid kan lezen naar wie uw e-mail is verzonden. Soms is dat niet wenselijk omwille van privacy-redenen of om te vermijden dat de geadresseerden via de functie Antwoord allen een overvloed aan e-mailverkeer creëren. Daarom raden wij aan om de groepsnaam te plaatsen in het veld BCC (Blind Carbon Copy). Hierdoor ziet de ontvanger de overige groepsleden niet, vandaar de term ‘blinde kopie’. Dat is vooral handig wanneer u de geadresseerden het gevoel wilt geven dat de e-mail aan hen persoonlijk is gericht. Als dat BBC-veld niet zichtbaar is, activeert u deze in de e-mail op het tabblad Opties bij Velden weergeven. Bij Aan vult u dan uw eigen e-mailadres in.
Categorieën
Uw contactpersonen of -groepen kunt u ook in categorieën organiseren. Daarvoor selecteert u de contactpersoon of de groep en u klikt op het tabblad Start. Vervolgens gaat u naar het onderdeel Labels en selecteert u de gewenste categorie. Door groepen en categorieën te combineren maakt u alles overzichtelijker. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat contact X en Y en groep Z alle drie een bepaalde categorie behoren. Om efficiënt met categorieën om te gaan, is wel enige zelfdiscipline nodig. Bedenk dus bij het invoeren van een nieuwe contactpersoon direct welke categorie van toepassing is.
Opletten met groepsmail
Als u vaak e-mails verstuurt naar grote groepen, raden wij u aan om eens te kijken naar e-mailservices zoals MailChimp (https://mailchimp.com) die hier speciaal voor bedoeld zijn. Het is mogelijk dat uw internetprovider maar een maximum aantal geadresseerden per e-mail toelaat. U loopt bovendien het gevaar dat u op een zwarte lijst wordt gezet en dat u daardoor een tijdlang geen e-mail meer kunt versturen. Dat risico loopt u niet bij tientallen e-mailadressen, maar als u bulkmail naar honderden e-mailadressen verstuurt ligt dat anders.
Microsoft heeft LinkedIn in 2016 overgenomen om deze dienst te integreren in Office 365. Concreet betekent dit dat de LinkedIn-informatie getoond wordt in Microsoft-apps en diensten zoals SharePoint, Outlook en OneDrive. U kunt zo dus LinkedIn-informatie bekijken van collega’s maar ook van mensen buiten het bedrijf, zonder dat u hun LinkedIn-profiel hoeft te bezoeken. Op die manier zien de betreffende personen ook dat u hun LinkedIn-profiel hebt bekeken. Hierdoor kunt u beter inspelen op de achtergrond van de klanten en ook voor recruitment is dit interessant. In Outlook op het web, OneDrive en SharePoint in Office 365 plaatst u de cursor over de naam van een contactpersoon om informatie van zijn LinkedIn-profiel te bekijken, zoals onderlinge connecties, werkervaring en opleiding. Om deze functie in te schakelen, opent u gewoon de profielkaart van een persoon en klikt u op het LinkedIn-pictogram. De eerste keer moet u zich aanmelden en toestemming geven zodat Microsoft-applicaties namens u LinkedIn-gegevens mag ophalen.
Alle tips nog eens nalezen?
TIP 1: ‘Niet opgeslagen documenten herstellen’
TIP 2: ‘Hoe een zoekmap in Outlook u tijd bespaart’
TIP 3: ‘Tekstfragmenten van gedeelde documenten beschermen’
TIP 4: ‘Slim taakmanagement’
TIP 5: ‘Contactpersonen beheren in Outlook’
