Deze ingezonden mededeling is afkomstig van Twenty Four Webvertising B.V.
Een duidelijk doel en doelgroep
Als het goed is, dient jouw congres een doel. Maar welk doel precies? Het is belangrijk om goed te bedenken wat je eigenlijk wilt bereiken, zodat je daar volledig op kunt inzetten. Een congres zonder de juiste focus is vlees noch vis en zal niet opleveren wat je ervan hoopt. Tegelijkertijd ben je ook afhankelijk van de participatie van anderen. Dus moet je scherp hebben wie precies je doelgroep is en ervoor zorgen dat je programma goed bij hun interesses, maar ook hun stijl van communiceren aansluit.
Een inspirerend programma
Als men zegt content is king, gaat dat verder dan teksten en video’s op websites en sociale media. Content betekent inhoud, en niet alleen de aanwezigheid van inhoud, maar ook de kwaliteit daarvan zijn belangrijk. Dat geldt ook voor jouw congres. Het eerdergenoemde programma moet dan ook goed in balans zijn en bij voorkeur interessante sprekers combineren met interactiviteit, bijvoorbeeld in de vorm van workshops of paneldiscussies. Variatie kan namelijk enorm helpen om de aandacht vast te houden. Interactiviteit stimuleert daarnaast betrokkenheid, dus geef je deelnemers zeker ook ruimte voor vragen en discussie, om daarmee voor een actieve sfeer te zorgen.
De juiste locatie
De congreslocatie speelt een niet te onderschatten sleutelrol in het succes van je congres. Verschillende factoren zijn daarbij van belang. Om te beginnen is dat de letterlijke locatie en de bereikbaarheid daarvan zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Je congreslocatie moet voldoende ruimte bieden, maar zeker ook niet veel te veel capaciteit hebben. De faciliteiten moeten passen bij jouw wensen en de vereisten voor jouw programma. Daarnaast zijn ook de sfeer en de uitstraling van de congreslocatie absoluut van belang. Zorg dat die past bij het thema van je congres.
Professionele organisatie en planning
Het organiseren van een evenement is een taak om serieus te nemen. Om een succesvol congres te hebben, is een vlekkeloze organisatie essentieel. Zorg dat ieder detail dat van belang is goed is gepland en je met alle zaken die van belang zijn gedurende de dag rekening houdt, van inschrijving en ontvangst tot het einde van de dag. De tijdlijn waarmee je werkt moet strak zijn om je programma in goede orde te kunnen afwerken. Dat klinkt inflexibel, maar flexibel zijn kan ervoor zorgen dat je congres ontspoort. Zorg dat er ter plekke een team aanwezig is dat snel kan schakelen een weet wat te doen bij onverwachte situaties.
Aandacht voor details
De details maken echt het verschil bij een evenement en kunnen ervoor zorgen dat mensen een goede of juist een slechte ervaring en herinnering aan het congres hebben. Zorg dus voor een warm welkom bij binnenkomst en heldere bewegwijzering op de congreslocatie, zodat het duidelijk is voor mensen waar ze moeten zijn. Uiteraard is goed verzorgde catering met oog voor dieetwensen ook een belangrijke factor. Een aandenken bij vertrek is ook een detail dat je kunt integreren in je congresorganisatie om de dag onvergetelijk te maken voor alle deelnemers. Als je al dit soort zaken goed op orde hebt, draagt dat in grote mate bij aan een professionele uitstraling én het succes van je congres.
Laat ruimte voor netwerken
Natuurlijk heb jij een programma om af te werken, maar veel deelnemers komen óók naar een congres om nieuwe contacten te leggen. Als ze daar niet toe in staat zijn geweest, is dat een teleurstelling die een vervelende nasmaak achterlaat. Zorg daarom voor voldoende netwerkmomenten in de vorm van bijvoorbeeld koffiepauzes, een borrel of speeddatesessies. Faciliteer een prettige, informele setting die voor je gasten de drempel verlaagt om met elkaar in gesprek te gaan.
Voor een succesvol congres is een uitgebalanceerd samenspel van de juiste strategie, interessante en interactieve inhoud en een vlekkeloze organisatie nodig. Je wilt zelf natuurlijk indruk maken, maar denk ook aan je gasten, die er een waardevolle dag van willen maken voor zichzelf. Een goed congres dient zowel jou als organisator als de mensen die je ervoor uitgenodigd hebt.
