Dikke papieren dossiers binden juristen aan een vaste werkplek op kantoor en maken het hen onmogelijk over te stappen op Het Nieuwe Werken. Daar moet verandering in komen. Een uitgebreid, doordacht plan van aanpak en een gefaseerde transitieperiode zorgen er voor dat kantoren kunnen overstappen naar een digitale werkplek.
Het Nieuwe Werken in de juridische praktijk
Het Nieuwe Werken (HNW) is natuurlijk al lang niet meer nieuw, maar veel kantoren moeten deze stap nog zetten. Ook in de juridische praktijk is dit aan de orde van de dag. Juristen werken met grote stapels papier, die 24/7 toegankelijk zouden moeten zijn, voor meerdere personen tegelijk. HNW is niet zomaar iets waaraan je als kantoor begint. Elk kantoor, elke functie heeft andere behoeften en eisen en daar zal een dergelijke digitale oplossing op afgestemd moeten worden. Toch kunnen we stellen dat er altijd een aantal basiselementen zijn.
- Papieren dossiers moeten digitaal en voor meerdere mensen toegankelijk zijn.
- Essentiële software moet veilig benaderbaar zijn via de cloud.
- De organisatie faciliteert in apparatuur, zoals mobiele devices (laptop en iPad).
Gefaseerde overstap
Voorafgaand aan het opzetten van een mobiele werkplek, hoort een gedegen plan van aanpak uitgewerkt te zijn. Een plan van aanpak met een tijdsplanning zorgt voor rust en daarmee wordt een doordachte overstap gecreëerd. Een overstap hoeft daarentegen niet als een” big-bang scenario” geïntroduceerd te worden. Een gefaseerde overstap zullen gebruikers meenemen naar de digitale werkplek.
Een digitaal dossier
Het creëren van een digitale werkplek houdt niet op bij het scannen van document. Een succesvolle oplossingen gaat juist veel verder dan dat. Digitale toegankelijk is namelijk een heel ander specialisme. De belangrijkste stap in het creëren van toegankelijkheid is een software systeem dat intuïtief werkt en zorgt voor overzicht van het complete archief. I-FourC heeft deze twee elementen samengevoegd in de oplossing I-FourC® Virtual File™. Met de I-FourC Virtual File worden ingescande documenten weergegeven als traditionele papieren dossiers. Door deze grote herkenbaarheid wordt er een snellere acceptatie door de eindgebruikers gerealiseerd
Is uw kantoor bezig met de voorbereidingen op een digitaal kantoor of wilt u eens van gedachte wisselen met de adviseurs van I-FourC? Neem dan gerust vrijblijvend contact op.
