Dory Reiling

Gerechten in Europa worstelen met hun digitalisering

Op bezoek bij het showcase-gerecht van een rechtbank ergens in Europa. De gerechtssecretaris laat zien hoe hij digitaal werkt. Als hij een document in een zaak wil bekijken zoekt hij de zaak op in het registratiesysteem, noteert het zaaknummer op een papiertje, sluit het registratiesysteem af, opent de dossierviewer, tikt het zaaknummer in, en krijgt de documenten in de bijbehorende zaak te zien. De pdf-documenten in het dossier zijn als het goed is geordend op volgorde van binnenkomst. De secretaris controleert nieuw binnengekomen zaken, vult het registratiesysteem waar nodig aan, en laat de zaken toe tot het systeem.

De gerechten in dit land zijn een paar jaar geleden overgegaan op papierloos procederen. Iedereen kan in het indienportaal een zaak digitaal indienen. Wat er achter dat portaal gebeurt is een ander verhaal. Er zijn wat aanpassingen gedaan aan de oude systemen, die uit de jaren ’80 stammen. De gebruikers, rechters, gerechtssecretarissen en griffiemedewerkers, zijn niet blij. Ze hebben meer werk, en de gerechten gebruiken ook meer papier dan eerst. Ze moeten nu immers zelf documenten afdrukken als ze iets op papier willen hebben, want ze krijgen hun informatie niet meer op papier aangeleverd.

Nu ik met pensioen ben heb ik de tijd om in Europa rond te kijken hoe de gerechten bezig zijn digitaal te gaan werken. Als ik ergens een lezing of een college geef, ga ik ook even langs bij de mensen die de IT voor de gerechten ontwikkelen. Mijn indruk: ze worstelen allemaal met hetzelfde: Hoe kom je van een traditionele, papieren werkwijze naar een werkwijze met alleen nog maar digitale informatie. Sommigen doen het zachtjesaan, dat werkt misschien wel, maar het duurt heel lang. Er zijn er ook die beginnen met een digitaal dossier. Dat kost ook veel tijd. Mijn voorbeeldland begon aan de voorkant, en dat geeft nu allerlei problemen met de werkprocessen in de gerechten. Anderen hebben een groot programma met veel geld, en de vraag is of dat eigenlijk wel kan werken.  In alle gevallen stelt de overgang veel eisen aan de rechterlijke organisaties. Het systeem en de proceswetgeving zijn straks zo onlosmakelijk aan elkaar verbonden dat ze eigenlijk niet meer van elkaar te onderscheiden zijn. De werkprocessen moeten van te voren gestandaardiseerd en ingericht zijn. Er moeten besluitvormingsprocessen zijn afgesproken die bepalen wie op welk moment bindend mag beslissen over de werkprocessen en het systeem. Het is zaak om het gebruiksgemak voorop te stellen, en vooral niet alleen te willen bezuinigen. Daar krijg je ontevreden gebruikers van. Na de ervaring met de handelsvordering in KEI is mijn indruk dat de rechters in Nederland nooit hadden geaccepteerd waar de rechters in het voorbeeldgerecht het mee moeten doen.

Een ander gevolg van de pensionering: Ik ga stoppen met dit blog. Dit is de laatste keer dat ik, zoals meestal op de valreep van de deadline, mijn blog inlever bij Mr-online. Niet dat ik niks meer te melden heb, integendeel. Mijn agenda staat vol met gastcolleges, conferenties, panels, fora en adviesopdrachten. Er zijn interessante ontwikkelingen, zoals de discussie over kunstmatige intelligentie en wat dat kan betekenen voor de rechtspraak. Daar blijf ik over schrijven op mijn eigen Technology for Justice-blog. Ik meld nieuwe blogs aan mijn volgers op LinkedIn en Twitter.

Het is tijd om plaats te maken. Mr-Online, bedankt dat ik je bijna tien jaar lang als forum mocht hebben.

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

Dory Reiling

Dory Reiling

Dory Reiling was tot voor kort rechter in Amsterdam en product owner van KeI-IT Civiel, het digitaliseringsprogramma van de rechtspraak. Ze deed rechtspraak-IT bij de Wereldbank en de Raad van Europa. In 2009 promoveerde ze op "Technology for Justice", over IT en Rechtspraakhervorming.

Recente vacatures

Recente vacatures

Winkelmand