Wolters Kluwer

LegalSmartDocuments: Met het gemak van knippen en plakken, zonder de risico’s van ctrl+c en ctrl+v

Het gemiddelde Fortune 2000-bedrijf beheert 20.000 tot 40.000 actieve contracten (PwC). Dit vormt een zware belasting voor juridische afdelingen met beperkte middelen en een beperkt budget. Maar ook een kleiner volume kan moeilijk te beheren zijn. Om problemen in een later stadium te voorkomen, moeten processen voor het opstellen van contracten daarom zoveel mogelijk worden geoptimaliseerd.

Stelt u zich voor dat een collega van Verkoop een contract wil opstellen. Het gebruikelijke scenario is dat hij de tekst ‘kopieert en plakt’ uit een vergelijkbaar contract (dat misschien verouderd is als gevolg van veranderde wetten, regels of beleid) en vervolgens hier en daar wat wijzigingen aanbrengt. Dit contract is waarschijnlijk niet compliant, kan fouten bevatten en er kunnen essentiële details ontbreken, met als gevolg dat het bedrijf risico’s loopt. Het oorspronkelijke contract was tenslotte niet opgesteld voor het doel van dit nieuwe contract.

De collega van Verkoop stuurt het conceptcontract naar u op voor controle en goedkeuring. U bekijkt het contract zonder dat u weet welk sjabloon is gebruikt, of de meest recente versie van het sjabloon is gebruikt en welk businessidee ten grondslag ligt aan het contract. U zult dus alle details van het conceptcontract moeten controleren of u moet hiervoor externe deskundigen inhuren. Dat kost tijd en geld. Vervolgens wordt het contract met heel veel wijzigingen tussen verschillende mensen uitgewisseld en wordt het uiteindelijk na dagen goedgekeurd, nog maar net op tijd voor de deal!

Met contractautomatisering kunt u dit proces totaal veranderen zodat u snel en efficiënt nieuwe contracten kunt opstellen. Laten we kijken naar 4 manieren waarop automatisering u helpt efficiënter te werken en de compliance binnen het hele bedrijf te vergroten zodat uw afdeling meer toegevoegde waarde kan bieden.

1. Zorg dat u weer de controle hebt over al uw bedrijfscontracten

Met behulp van automatiseringstools kunt u sjablonen en clausules opslaan in een bibliotheek en ervoor zorgen dat collega’s hun contracten alleen met deze sjablonen en clausules opstellen, zodat u veel minder tijd kwijt bent met het controleren van contracten. Dankzij een slimme beslisboom kunnen ook collega’s zonder juridische achtergrond hun eigen, door u vooraf goedgekeurde juridische documenten samenstellen. Zo heeft u volledige controle over de contracten die worden opgesteld zonder dat u hier onnodig tijd aan hoeft te besteden. Via de cloud kunt u altijd en overal veilig toegang bieden tot deze sjablonen.

Automatisering biedt u bovendien de mogelijkheid om goedkeuringsworkflows te stroomlijnen en toegangsrechten te beheren. Zodra een contract in concept is opgesteld, wordt het voor controle en goedkeuring naar de juiste mensen gestuurd – zonder dat u eindeloze e-mails en papieren documenten hoeft uit te wisselen. Contracten bevatten gevoelige informatie, maar dankzij intelligent toegangsmanagement kunt u er zeker van zijn dat alleen geautoriseerde personen er toegang toe hebben.

2. Optimaliseer uw juridische werkzaamheden door betere en efficiëntere diensten te leveren

Door routinematige taken te automatiseren kunt u sneller contracten opstellen, waardoor u tijd bespaart, efficiënter kunt werken en betere service kunt verlenen. U wordt niet meer gehinderd door knelpunten en zakelijke transacties verlopen probleemloos. De tijd die u bespaart, kunt u gebruiken voor meer strategische taken die een toegevoegde waarde bieden en om de positie van de juridische afdeling als competente bedrijfspartner binnen het bedrijf te verstevigen.

3. Help collega’s taken zelf uit te voeren

Collega’s kunnen met behulp van sjablonen zelf contracten opstellen, zonder dat ze op de juridische afdeling hoeven te wachten. Met behulp van automatiseringstools kunnen ze via een dialoog contracten opstellen: een interactief platform biedt vragenlijsten, checklists, live previews en helpteksten die helpen automatisch de lege velden in de sjablonen te vullen. Automatiseringstools bieden collega’s de mogelijkheid zelf taken uit te voeren zodat u geen tijd hoeft te verspillen aan administratieve werkzaamheden. Vraag uw financieel management of ze geïnteresseerd zijn in snellere deals (quote to cash). Het antwoord weet u al!

4. Creëer toegevoegde waarde met meer consistentie, meer kwaliteit en minder risico’s

Dankzij automatisering kunt u de taal van contracten standaardiseren, zodat u er zeker van kunt zijn dat ze voldoen aan de bedrijfsstandaarden op het gebied van huisstijl, consistentie, bestuur en compliance. Bovendien voorkomt u handmatige fouten doordat afwijkingen worden gedetecteerd, met als resultaat accurate contracten van hoge kwaliteit. Zo voorkomt u vertraging en houdt u de kosten laag. Door inefficiënties in contracten tot een minimum te beperken, loopt u veel minder financiële en organisatorische risico’s. Dit heeft een positieve invloed op de resultaten van uw bedrijf en voorkomt onnodige verliezen.

Wilt u weten hoe u tijd kunt besparen op het opstellen van contracten? Dankzij Legal SmartDocuments heeft uw juridische afdeling weer de controle over uw contracten, kunt u efficiënter werken, de compliance verbeteren en onnodige verliezen voor uw bedrijf voorkomen.  Lees hoe contractautomatisering de rol van uw juridische afdeling naar een hoger niveau kan tillen. Verder lezen.

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer biedt up-to-date informatie, software en tools aan juridisch, fiscale en overheidsprofessionals.

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer biedt up-to-date informatie, software en tools aan juridisch, fiscale en overheidsprofessionals.

Staverenstraat 15
7418 CJ Deventer

T. 0570-673 555
I. www.wolterskluwer.nl

Download Whitepapers

Productaanbod Wolters Kluwer

KleosKleos: Kleos is de Europese marktleider in dossier en praktijkmanagementsoftware en wordt gebruikt door meer dan 15.000 advocaten. Deze cloud-based software beschikt over alle benodigde functionaliteiten voor de dagelijkse praktijk, met onder andere dossierbeheer, tijdsregistratie, facturatie en reporting. Deze intuïtieve software is ontworpen voor zowel kleine als grote advocatenkantoren.

DlexDLex: DLex is de lokale tegenhanger van Kleos, een on-premise oplossing als het aankomt op praktijkmanagementsoftware.

Winkelmand