Transcriptie bespaart tijd, maar in een cliëntgesprek zit informatie die onder de geheimhoudingsplicht valt. Hoe richt u de route van opname naar dossier zo in dat u de voordelen benut zonder de vertrouwelijkheid uit het oog te verliezen? Een praktische werkwijze in vier stappen.
Een cliëntgesprek van een uur levert vaak een verslag op dat minstens zoveel tijd kost om uit te werken. Automatische transcriptie kan dat werk aanzienlijk versnellen. Maar bij een cliëntgesprek gaat het niet alleen om persoonsgegevens: ook informatie die onder de geheimhoudingsplicht valt, kan in een opname en transcript terechtkomen. Hoe richt u de route van opname naar dossier daarom zorgvuldig in?
Stap 1: informeer de cliënt en leg de afspraken vast
Een gesprek opnemen begint met duidelijkheid richting de cliënt. Informeer vooraf dat het gesprek wordt opgenomen, met welk doel dat gebeurt, hoe de opname wordt verwerkt en wat er daarna mee gebeurt. Leg ook vast op welke juridische grondslag u de verwerking baseert en welke afspraken daarover gelden.
Het is verstandig om dit niet pas achteraf te regelen. Een korte toelichting vooraf voorkomt onduidelijkheid en maakt voor de cliënt inzichtelijk wat er met de informatie uit het gesprek gebeurt.
Stap 2: weet waar de audio wordt verwerkt
Zodra u een opname naar een externe transcriptiedienst uploadt, wordt vertrouwelijke informatie buiten de eigen kantooromgeving verwerkt. Het is daarom belangrijk om vooraf te weten wie de gegevens verwerkt, waar dat gebeurt en welke partijen daarbij betrokken zijn.
Controleer onder meer waar de audio en transcripties worden opgeslagen, welke subprocessors worden gebruikt, of gegevens buiten de EER worden verwerkt en wat de aanbieder met de gegevens mag doen. Worden gegevens bijvoorbeeld gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen? Ook de bewaartermijnen en mogelijkheden om gegevens daadwerkelijk te verwijderen verdienen aandacht.
Leg de afspraken met de leverancier vast in een verwerkersovereenkomst en zorg dat deze aansluiten bij het eigen privacy- en informatiebeveiligingsbeleid. Waar u een aanbieder concreet op toetst, leest u in onze juridische gids over AVG-conforme transcriptie.
Stap 3: behandel de transcriptie als concept
Een automatische transcriptie is geen vervanging voor menselijke controle. Namen, bedragen, data en juridische begrippen kunnen verkeerd worden verstaan of weergegeven. Dat geldt ook voor nuances in een gesprek die voor de uiteindelijke verslaglegging relevant kunnen zijn.
Controleer daarom de transcriptie en de samenvatting voordat u deze in het dossier verwerkt. Bij twijfel kan het nodig zijn om terug te luisteren naar het oorspronkelijke fragment.
De transcriptietool levert het voorbereidende werk; de advocaat blijft verantwoordelijk voor de inhoud van het uiteindelijke dossier.
Stap 4: bewaar wat nodig is en verwijder wat niet nodig is
Bepaal vooraf welke informatie u uiteindelijk nodig hebt. Het gecontroleerde verslag kan onderdeel worden van het dossier, terwijl de oorspronkelijke audio mogelijk niet blijvend nodig is.
Dat betekent niet dat een opname altijd direct moet worden verwijderd. Als de audio zelf relevant is als bewijsstuk of om een andere reden onderdeel moet blijven van het dossier, kan daarvoor een andere bewaarkeuze gelden.
Voor tijdelijke opnames is het in ieder geval belangrijk dat u ook bij de externe leverancier controle houdt over verwijdering. Een bestand verwijderen uit uw eigen werkomgeving betekent immers niet automatisch dat alle kopieën bij een leverancier zijn verdwenen. Kijk daarom naar de daadwerkelijke verwijderprocedure, bewaartermijnen en eventuele back-ups.
Zo ziet het er in de praktijk uit
Na het gesprek uploadt u de opname naar de transcriptiedienst. Na verwerking beschikt u bijvoorbeeld over een transcriptie, samenvatting en actiepunten. U controleert de uitkomsten, corrigeert waar nodig en verwerkt het relevante verslag in het dossier.
Daarna bepaalt u wat er met de oorspronkelijke opname gebeurt. Is die niet meer nodig, dan verwijdert u deze volgens het bewaarbeleid van het kantoor en de afspraken met de leverancier.
Zo wordt transcriptie geen extra risico naast de bestaande dossiervoering, maar een gecontroleerde tussenstap: van gesprek naar gecontroleerd verslag, met aandacht voor zowel vertrouwelijkheid als gegevensbescherming.
TalkMark is ontwikkeld vanuit deze werkwijze. Opnames en transcripties kunnen door de gebruiker worden verwijderd, de verwerking vindt binnen de EU plaats en gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Daarmee blijft de keuze over wat wordt verwerkt, gecontroleerd en bewaard zoveel mogelijk bij het kantoor zelf.
Auteur: TalkMark Team
.png)
