Waar het in de praktijk vaak misgaat
Veel kantoren hebben hun Wwft-zaken op papier prima op orde, maar vallen door de mand zodra de deken doorvraagt naar de uitvoering. Veelvoorkomende struikelblokken zijn het gebruik van een standaardmodel dat niet is aangepast aan het eigen kantoor en verschillen in werkwijze tussen advocaten. Hanteert iedere advocaat zijn eigen aanpak, dan ontbreekt een kantoorbreed proces; en laat dit nu net zijn waar de deken op toetst.
Risicobeleid: meer dan een modeldocument
Vrijwel elk kantoor heeft inmiddels een Wwft-beleid. Voor de deken is alleen niet de vraag óf het er is, maar of het ook echt aansluit op de praktijk van jouw kantoor. Een standaardmodel, bijvoorbeeld van de Orde van Advocaten, is daarbij een goed beginpunt, maar niet voldoende.
Een effectief risicobeleid is gebaseerd op een kantoorbrede risicoanalyse, beschrijft de risk appetite van het kantoor en sluit nauw aan op het type cliënten en specifieke dossiers die je behandelt. Belangrijker nog: het beleid moet ook werkbaar zijn. De deken toetst hier actief op. Komt de werkwijze in een dossier niet overeen met wat in het beleid staat? Dan heb je formeel misschien een document, maar in de praktijk geen werkend Wwft-beleid.
Procedures: maak van beleid een routine
De stap van beleid naar uitvoering is waar veel kantoren de mist ingaan. De deken wil zien hoe het beleid in de dagelijkse praktijk functioneert. De vraag is daarom niet alleen óf er procedures zijn, maar vooral of iedereen binnen het kantoor ze op dezelfde manier toepast.
Dit valt of staat bij duidelijke afspraken: Wie voert het cliëntenonderzoek uit? Wie controleert het dossier? Wanneer wordt er opgeschaald? Als deze processen niet eenduidig zijn vastgelegd, ontstaan er verschillen in werkwijze. Heldere workflows en stappenplannen werken in de praktijk vaak beter dan uitgebreide handboeken die uiteindelijk ongebruikt in de kast blijven liggen.
De compliancefunctie: wie houdt toezicht binnen jouw kantoor?
De deken verwacht een duidelijke invulling van de compliancefunctie. De kernvraag is simpel: wie bewaakt binnen het kantoor de naleving van de Wwft?
Voor grotere advocatenkantoren kan een formele compliance officer verplicht zijn. Op grond van de Wwft geldt die verplichting in ieder geval voor kantoren met meer dan 50 advocaten. Ook kantoren met 10 tot 50 advocaten kunnen verplicht zijn een compliancefunctie in te richten, bijvoorbeeld wanneer een groot deel van de praktijk bestaat uit Wwft-plichtige dienstverlening. Bij kleinere kantoren ligt die verantwoordelijkheid bij de individuele advocaat.
Uiteindelijk is het belangrijkste dat duidelijk is wie toezicht houdt, risico’s signaleert en ingrijpt wanneer processen niet goed worden gevolgd. De deken kijkt daarbij niet alleen naar de formele inrichting, maar vooral naar de praktijk. Is er voldoende zicht op dossiers en risico’s? Worden controles daadwerkelijk uitgevoerd? En worden bevindingen ook opgevolgd?
In de praktijk zie je dat compliance nog regelmatig wordt gezien als corvee. Effectief toezicht vraagt echter om meer dan alleen een naam op papier. Het vereist structurele aandacht, duidelijke verantwoordelijkheden en voldoende onafhankelijkheid om kritisch toezicht te kunnen houden.
- Training en bewustwording: compliance in gedrag
Zelfs het beste beleid en de strakste procedures hebben weinig waarde als medewerkers ze niet kennen of niet toepassen. Daarom kijkt de deken ook nadrukkelijk naar opleiding en bewustwording binnen het kantoor.
Tijdens een controle komen vaak vragen aan bod als: wanneer is de laatste Wwft-training gevolgd, hoe vaak worden medewerkers bijgepraat en geldt dat voor iedereen die betrokken is bij Wwft-plichtige dossiers?
Training is geen eenmalige verplichting, maar een doorlopend proces. Medewerkers moeten risico’s leren herkennen, weten wanneer intern overleg noodzakelijk is en inhoudelijk actueel blijven om dossiers zorgvuldig en compliant op te bouwen. De deken kijkt daarbij niet alleen óf trainingen zijn gevolgd, maar ook of de opgedane kennis zichtbaar wordt toegepast in de praktijk. Juist die vertaalslag naar de dagelijkse werkwijze bepaalt of dossiers bij een controle inhoudelijk van voldoende kwaliteit zijn. Compliance draait daarmee niet alleen om beleid op papier, maar vooral om aantoonbaar zorgvuldig handelen in de praktijk.
Hoe RegLab helpt: grip op de praktijk
Het handmatig borgen van al deze processen is foutgevoelig en tijdrovend. Met RegLab automatiseer je deze door de Wwft-verplichtingen volledig te automatiseren binnen een gebruiksvriendelijk platform. Zo zorg je ervoor dat processen altijd gevolgd worden, de compliancefunctie wordt versterkt en je met één druk op de knop je audit trail klaar hebt voor de deken. Zo maak je van de Wwft geen administratieve last, maar een werkbaar onderdeel van je praktijkvoering.
Daarnaast biedt onze Compliance as a Service extra ondersteuning op het gebied van opleiding, training en de invulling van de compliancefunctie. Zo beschik je niet alleen over de juiste tooling, maar ook over actuele kennis en deskundige begeleiding om blijvend compliant te werken.
