In een eerder artikel beschreven we waarop de deken tijdens een Wwft-controle let, zoals het Wwft-beleid, het risicobeleid, de compliancefunctie en opleidingen. Nadat het beleid op papier staat, volgt de volgende stap: kan jouw kantoor ook aantonen dat dit beleid in de praktijk wordt toegepast?
Met die reden neemt de deken een steekproef uit verschillende dossiers. Daarbij draait het niet alleen om de uitkomst, maar vooral om de onderbouwing. Waarom viel een dossier wel of niet onder de Wwft? En, waarom is geen melding gedaan bij de FIU? Met die onderbouwing laat je zien dat je de Wwft zorgvuldig toepast.
Leg vast waarom de Wwft wel of niet geldt
Een van de eerste aandachtspunten van de deken tijdens een steekproef op dossiers is of een dossier überhaupt onder de Wwft viel. Die beoordeling lijkt soms eenvoudig, maar blijkt in de praktijk regelmatig minder zwart-wit dan gedacht.
Werkzaamheden zoals begeleiding bij vastgoedtransacties, ondernemingsrechtelijke transacties of fiscale advisering vallen in veel gevallen onder de Wwft. Daartegenover staan dossiers waarvoor uitzonderingen gelden, zoals de procesvrijstelling of de fase waarin uitsluitend de rechtspositie van de cliënt wordt vastgesteld.
De belangrijkste vraag is niet alleen of je de juiste conclusie hebt getrokken, maar hoe je daartoe bent gekomen. Een beoordeling die alleen in het hoofd van de behandelend advocaat zit, is tijdens een audit niet meer te reconstrueren. Leg daarom per dossier vast waarom de Wwft wel of niet van toepassing is. Ook wanneer je concludeert dat er sprake is van een regulier Voda-dossier, moet die afweging navolgbaar zijn.
Een dossier kan gedurende de opdracht veranderen
Let goed op: de beoordeling is geen eenmalig moment. Dossiers kunnen zich namelijk gedurende de dienstverlening ontwikkelen. Een advocaat kan bijvoorbeeld starten met het vaststellen van de rechtspositie van een cliënt. In die fase is de Wwft doorgaans nog niet van toepassing. Wanneer dezelfde opdracht zich vervolgens ontwikkelt tot begeleiding bij de aankoop van vastgoed of de overname van een onderneming, verandert ook de juridische beoordeling. Vanaf dat moment kunnen de Wwft-verplichtingen alsnog gelden.
Juist dit omslagpunt wordt in de praktijk nog regelmatig gemist. Daarom verwachten toezichthouders dat kantoren niet alleen bij aanvang van een dossier een beoordeling uitvoeren, maar ook gedurende de zaak blijven monitoren of de dienstverlening verandert.
De Wwft-administratie vertelt het verhaal achter keuzes
De Wwft-administratie vormt de kern van vrijwel iedere controle. Daarin hoort meer te staan dan een kopie van een identiteitsbewijs of een ingevulde checklist. Jouw administratie moet laten zien welke risicoafweging is gemaakt, welke informatie daarbij is betrokken en waarom bepaalde keuzes zijn genomen. Dat geldt bijvoorbeeld voor:
- de onderbouwing waarom een dossier wel of niet onder de Wwft valt;
- de uitkomsten van het cliëntenonderzoek;
- wijzigingen gedurende het dossier;
- de monitoring van de cliënt en het dossier;
- de afwegingen rondom een eventuele melding bij de FIU.
Zo blijft ook maanden of jaren later duidelijk waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Geen melding doen is ook een beslissing
Een ander onderwerp dat tijdens controles regelmatig terugkomt, is de meldplicht. Sommige kantoren behandelen jaarlijks honderden of zelfs duizenden dossiers zonder ooit een melding bij de FIU te doen. Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. De vraag is niet hoeveel meldingen je hebt gedaan, maar of je kunt onderbouwen waarom je wel of niet hebt gemeld.
Veel afwegingen vinden plaats tijdens een intern overleg of in een gesprek tussen collega’s. Dat is waardevol, maar wanneer de uitkomst nergens wordt vastgelegd, is achteraf niet meer aan te tonen welke overwegingen een rol hebben gespeeld.
Hetzelfde geldt voor dossiers met een verhoogd risico, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een PEP of een complexe eigendomsstructuur. Ook als uiteindelijk wordt besloten de dienstverlening voort te zetten of geen melding te doen, is het belangrijk dat deze beslissing navolgbaar is onderbouwd.
Grip op de praktijk
Het consistent uitvoeren en documenteren van alle Wwft-verplichtingen kost tijd. Daarom kiezen steeds meer kantoren ervoor hun Wwft-proces te digitaliseren. RegLab ondersteunt daarbij door de beoordeling van dossiers, het cliëntenonderzoek, de monitoring en de verslaglegging samen te brengen in één werkproces. Daardoor wordt het eenvoudiger om dossiers consistent te behandelen en tijdens een Wwft-audit direct inzicht te geven in de gemaakte afwegingen.
Daarnaast biedt onze Compliance as a Service extra ondersteuning op het gebied van opleiding, training en de invulling van de compliancefunctie. Zo beschik je niet alleen over de juiste tooling, maar ook over actuele kennis en deskundige begeleiding om blijvend Wwft-compliant te werken.
