Werken na corona: het kantoor als clubhuis

Het hybride werken lijkt, nu de donkere wolk van corona eindelijk wat opklaart, massaal omarmd te gaan worden: een paar dagen thuis werken en de overige dagen weer lekker naar de kantoortuin. Hoe pakken juridische werkgevers dat aan? Een aantal van hen vertelt. En een deskundige bepleit meer persoonlijk initiatief en een open blik bij het vormgeven van de werkweek in het nieuwe normaal.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
beeld: Shutterstock/eamesBot
Willem Hoorneman (CMS)

Onder druk wordt alles vloeibaar. Dat bewees het ogenschijnlijke gemak waarmee organisaties in eerste instantie reageerden op corona. Willem Hoorneman, managing partner van advocaten- en notarissenkantoor CMS in Nederland, herinnert zich bijvoorbeeld geen grote praktische problemen die zich voordeden met werken op afstand in de tijd dat het virus opdook. “We waren gelukkig eind 2019 al volledig overgestapt op een Microsoft 365-omgeving met moderne laptops waarbij we overal veilig over een VPN konden inloggen en werken op onze systemen. Dat heeft het allemaal prima gehouden. We houden de meeste meetings via Microsoft Teams, daar is iedereen snel aan gewend geraakt.” Lachend: “We merkten in ieder geval dat iedereen altijd stipt op tijd was voor deze overleggen.”

Inspiratiesessies

Cosima Stroeve (BarentsKrans)

Cosima Stroeve, directeur bij advocaten- en notarissenkantoor BarentsKrans, heeft zich in het begin van de pandemie wel zorgen gemaakt over wat het effect van corona zou zijn op de praktijk. “In eerste instantie namen we geen nieuwe mensen meer aan en waren we voorzichtig met het starten van nieuwe projecten. Er kwam meer aandacht voor communicatie; zo hebben we bijvoorbeeld een digitaal journaal gelanceerd met een positieve insteek, om het verminderde contact met collega’s een beetje te compenseren.”

Er is direct ingezet op het faciliteren van goede werkplekken thuis: in hoogte verstelbaar bureaus, dubbele schermen en laptops. Voor een bepaalde doelgroep was extra aandacht: de nieuwe collega’s. “Als je bij ons startte met werken aan het begin van de corona-uitbraak, kon het voorkomen dat je bijna een heel jaar niet naar kantoor ging. We hebben voor alle medewerkers, maar zeker ook voor deze groep, inspiratiesessies en mindfulness-sessies aangeboden en ingezet op manieren om je aangehaakt te voelen bij het bedrijf. We hebben een memoryspel
gemaakt met alle nieuwe collega’s op de kaarten, maar bijvoorbeeld ook gestimuleerd dat men met elkaar ging wandelen.”

Buddysysteem

Marion Veldboer (rechtbank Gelderland)

Marion Veldboer en Marlou Nijland, respectievelijk senior HR-adviseur en manager Communicatie bij de rechtbank Gelderland, beamen dat vooral de beginnende medewerker zich een beetje verloren kon gaan voelen tijdens de coronacrisis. Veldboer: “Het is fijn dat je over veel flexibiliteit beschikt als je thuis werkt en het is de plek waar je vaak geconcentreerd kunt werken, maar mensen missen de toevallige ontmoetingen. Je trekt minder snel even aan de bel bij iemand om te sparren. Zeker bij collega’s die net zijn begonnen is de drempel daarvoor hoog als je niet op je werk bent. We koppelen daarom deze medewerkers allemaal een meer ervaren collega, een buddy. Dat systeem bestond al, maar hebben we verstevigd.” Een andere groep thuiswerkers die het relatief zwaar had tijdens corona, waren diegenen met jonge kinderen.

Marlou Nijland (rechtbank Gelderland)

”Er is wel een magische grens van zeven jaar: kinderen worden vanaf die leeftijd plotsklaps een stuk zelfstandiger. We hebben voor deze groep oppas van de zaak aangeboden, maar daar was gek genoeg geen vraag naar.”
Jong of oud, kinderen of niet: iedereen had behoefte aan mentaal contact. Nijland: “Wij hebben vanaf het begin van corona ook het maken van ommetjes gepromoot en hebben lunchsessies georganiseerd om het hoofd leeg te maken. Het bestuur en de leidinggevenden waren ook actief bezig om coronaproof contact te leggen met de medewerkers.” Veldboer: “Management by walking around werd management by calling around.”

Blauwdrukdenken

Wim Pullen (Center for People and Buildings)

Wim Pullen is directeur bij het Center for People and Buildings, een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Hij herkent de ervaringen die worden geschetst. “Er is veel onderzoek gedaan naar alles wat met thuiswerken te maken heeft. Daaruit blijkt enerzijds dat (het deels) thuiswerken over het algemeen als positief wordt ervaren. Ook vergaderen blijkt goed online te kunnen: alleen als er conflicten moeten worden opgelost of als de vergadering intens leunt op de relaties zijn face-to-face meetings echt nodig. Aan de andere kant wordt het sociale aspect van kantoor het meest gemist, dat zeker voor nieuwkomers belangrijk is. Er vinden geen toevallige ontmoetingen meer plaats. Dat is erg vervelend voor banen die het veel van de wandelgangen moeten hebben. Het zou dus fijn zijn om naar kantoor te gaan, maar ja: dat levert weer files, volle treinen en hogere besmettingskansen op. In dit spanningsveld is het hybride werken geboren, met de kans om nieuwe vormen van sociale cohesie en nieuwe vormen van vergaderen uit te vinden.”
Volgens Pullen is op dit vlak nog een wereld te winnen. “Zo kennen bijvoorbeeld nog maar weinig mensen de brainstormfunctie of de functie van memo’s plakken in Teams. Fysieke vergaderingen hadden vaak een napraat-moment, maar dat is bij de meeste organisaties weggevallen. Je kunt echter mensen aanstellen of opleiden die ervoor zorgen dat van dit soort functionaliteiten gebruik wordt gemaakt. Wij hebben bijvoorbeeld dagelijks een digitaal werkoverleg met eerst een kwartier smalltalk.” Ook Pullen heeft het over het ‘wandelend werkoverleg’. “Dit kan zelfs nieuwe vriendschappen opleveren als er originele matches worden gecreëerd. Toevallige digitale ontmoetingen kunnen we ook laten gebeuren: bedrijven waarvan de leden van het bestuur of medewerkers van HRM collega’s opbellen om simpelweg te vragen hoe het met ze gaat. Zonder uitzondering werden deze gesprekken als heel waardevol ervaren. De menselijke maat kan in digitaal contact zeker vorm krijgen.”

Open blik

Pullen pleit sowieso voor meer persoonlijk initiatief en een open blik bij het vormgeven van de werkweek. ”Ik zie bij veel organisaties nog blauwdrukdenken: we gaan twee dagen thuis werken en drie dagen op kantoor. Je kunt er ook voor kiezen om iemand in principe thuis te laten werken tot het moment dat zich weer een project aandient waarvoor meer persoonlijk contact nodig is. Dan gaat deze persoon weer tijdelijk iedere dag naar kantoor. Bedrijven moeten goed nadenken over hun waarden en basisprincipes. Als je deze expliciet krijgt, dan kun je ze vertalen in hoe je het beste met elkaar kunt samenwerken. Je moet elkaar de ruimte geven om nieuwe dingen te ontdekken, waarbij je hetgeen niet goed werkt laat vallen en laat bloeien wat wel werkt.”

Online zittingen

Corona heeft de Rechtspraak gedwongen tot het houden van online zittingen. Kunnen we daar een verdere bloei van verwachten? Veldboer: “Als de rechtsgrond hiervoor behouden blijft, dan is dat zeker een reële mogelijkheid. Het levert partijen veel voordelen op. Zo wordt een zitting laagdrempeliger, dat is erg prettig bij sommige jeugdzaken of familiezaken. Ook moeten professionele partijen beter met elkaar afstemmen, hetgeen tot gevolg heeft dat we elkaar nu beter weten te vinden en beter naar elkaar luisteren. Maar dat neemt niet weg dat zeker niet alle soorten zaken even geschikt zijn om digitaal te behandelen: een echtscheidingszaak online afdoen is verre van ideaal. Ook leveren hybride zittingen, waaraan door de ene partij fysiek en de andere partij digitaal wordt deelgenomen, problemen met de rechtsgelijkheid op.”

Nijland: “Rechters zijn technisch handiger geworden. Ook hebben ze, nu direct oogcontact online ontbreekt, nog beter geleerd om te expliciteren. De grote winst is dat we dingen voor elkaar hebben gekregen die zonder corona waarschijnlijk veel langer op zich hadden laten wachten.” Betekent dat ook dat het gebruik van de fax zo langzamerhand toch echt achterhaald raakt? Jazeker: beide dames geven aan dat hun hoop en verwachting is dat Covid-19 de langverwachte doodsteek zal zijn.

Speciale vergaderplekken

Hoorneman heeft vorig jaar een onderzoek uitgezet onder de medewerkers van CMS en daaruit kwam naar voren dat de overgrote meerderheid één of twee dagen per week wil blijven thuiswerken. Hybride werken heeft de nodige consequenties. “Er zijn enkele bijeenkomsten van secties en stafafdelingen, meestal een keer per week, waarbij iedereen op kantoor wordt verwacht en waar dan ook tijd is voor smalltalk. Andere meetings kunnen ook in hybride vorm plaatsvinden: een deel zit thuis en het andere deel op kantoor. Om de gelijkwaardigheid van iedere deelnemer te waarborgen, zijn we bezig om speciale vergaderplekken in te richten met grotere schermen waarop de inbellers goed zichtbaar zijn, zodat ook de non-verbale communicatie beter tot zijn recht komt.”

Ook praktisch gezien gaat er het nodige veranderen. “We gaan flexibeler om met het gebruik van onze werkplekken en stappen zoveel mogelijk over op papierloos werken, waarbij kamers eerder gedeeld worden en lege kamers efficiënter kunnen worden benut. Ook wordt het kantoor zodanig ingericht dat er meer plekken komen om elkaar te ontmoeten voor een kopje koffie of een gezamenlijke lunch. We zetten dus in op meer beweging op de werkvloer. Dit systeem vereist wel dat we ook faciliteiten gaan bieden om rustig en geconcentreerd te kunnen werken, zoals bijvoorbeeld stilteruimtes, tijdelijke bel/videoplekken en noise cancelling headphones.”

Hoorneman verwacht dat cliënten ook in de toekomst minder naar kantoor zullen komen. “Dergelijk contact is vooral zakelijk van aard, dus Teams is daarvoor heel praktisch: je kunt bijvoorbeeld gemakkelijk informatie delen of er snel even iemand bij halen.” Ook seminars en congressen zullen, zo verwacht hij, meer digitaal gaan plaatsvinden. ”Het is heel leuk om cliënten en collega’s fysiek te ontmoeten op dergelijke dagen, maar de behoefte aan dit soort fysieke ontmoetingen zal ook weer gaan uitdoven ten faveure van tijdsbesparing en efficiëntie.” Hierbij spelen duurzaamheidsaspecten ook een rol: “We zullen onze reisbewegingen drastisch moeten beperken; zo is het voor ons als internationaal kantoor niet altijd nodig om het vliegtuig te pakken voor een meeting in een ander land wanneer zo’n bijeenkomst ook prima online kan plaatsvinden.”

Pilot

Bij BarentsKrans is volgens Stroeve ook de geest uit de fles. ”Iedereen werkt gewoon prima door thuis, dus dat vertrouwen wil je behouden. We hebben snel na het begin van de crisis weer nieuwe mensen aangenomen en projecten opgepakt. Straks, na corona, starten we met een pilot van een half jaar waarin iedereen twee dagen thuis mag werken en minimaal drie dagen op kantoor werkt.  Op de donderdag is in principe iedereen op kantoor en houden we bijvoorbeeld de borrels en lezingen. Zo willen we de dynamiek en cultuur behouden. Van onze eerstejaars stagiairs verwachten we echter dat ze iedere dag aanwezig zijn op kantoor. Zij moeten het kantoor leren kennen en goed worden opgeleid en dat gaat toch echt het beste als je patroon en collega’s in de buurt zijn.”
Voor flexibele werkplekken heeft BarentsKrans vooralsnog niet gekozen. “Ik geloof niet dat je lekker kunt werken als je met meer dan twee mensen op een kamer zit. Iedereen heeft bij ons dus nog steeds een vaste werkplek.”

Clubhuisgedachte

Bij de rechtbank Gelderland staat de aandacht voor het team voorop. Veldboer: “Teams maken zelf met hun leidinggevende afspraken over wanneer ze op kantoor aanwezig zijn en met welk doel. Qua inrichting hiervan ben ik erg gecharmeerd van de clubhuisgedachte: het kantoor als ontmoetingsplek. We gaan weg van de vaste werkplekken en afdelingen komen steeds meer door elkaar heen te zitten. Maar dat is nog toekomstmuziek.”

Misschien wel de belangrijkste opdracht in deze roerige tijden: de ziel van de organisatie behouden. Hoorneman: “Op sociaal vlak hebben we zeker een inhaalslag te maken. We hebben gelukkig allerlei sociale bijeenkomsten, waaronder een feest, gepland om deze schade zo snel mogelijk in te halen.”

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over Mr.

Mr. is hét platform voor juristen. Mr. bericht over actuele zaken in de juridische wereld en belicht en becommentarieert deze vanuit een onafhankelijke positie. Mr. richt zich op alle in Nederland actieve juristen en WO-rechtenstudenten..

Volg MR. op social media

Service menu

Contactgegevens

Uitgeverij Mr. bv
Paul Krugerkade 45
2021 BN Haarlem
Uitgever: Charley Beerman
E-mail: beerman@mr-magazine.nl

Scroll naar top