Volgens ruim negentig procent van de juridische organisaties is technologie tijdens de coronacrisis belangrijk of zeer belangrijk geweest bij de dienstverlening aan cliënten. Bij advocatenkantoren is dat tachtig procent. Dat blijkt uit het recent door Wolters Kluwer uitgebrachte rapport Future Ready Lawyer Survey: Moving Beyond the Pandemic, dat gebaseerd is op onderzoek onder zevenhonderd juridische professionals in negen Europese landen en de Verenigde Staten. Het rapport biedt inzicht in de trends in de advocatuur en bedrijfsjuridische diensten en hun verwachtingen voor de toekomst. “Het onderzoek laat duidelijk zien dat de transformatiedynamiek bij juridische professionals in coronatijd is versneld”, zegt Bas Kniphorst, managing director Legal & Regulatory Benelux bij Wolters Kluwer, die bij de totstandkoming van het rapport betrokken was.
Snel schakelen
Ook voor Clifford Chance was legal tech in coronatijd erg belangrijk en in toenemende mate noodzakelijk, zegt advocaat Bas Boris Visser, global head of Innovation and Business Change bij Clifford Chance en partner in de Financial Markets Group van de Amsterdamse vestiging. Zijn collega’s waren ook vóór corona al gewend om met verschillende legal tech-applicaties te werken, zoals de automatisering van contracten en juridische technologie voor de closing van transacties en het uitvoeren van due diligences. Toen iedereen door de coronamaatregelen vrij plotseling vanuit huis volledig online moest werken was het kantoor dan ook goed voorbereid, aldus Visser. Sindsdien is zijn organisatie nog meer gebruik gaan maken van legal tech. Bepaalde ontwikkelingen, vooral op communicatiegebied, gingen bovendien sneller, constateert hij. Ook aan ontwikkelingen zoals het gebruik van de elektronische handtekening, waarover binnen zijn kantoor en de advocatuur in het algemeen al langere tijd werd gediscussieerd, werd ineens voortvarend gewerkt. “Daarbij merkten we eveneens dat we heel snel kunnen schakelen als dat nodig is. Deze manier van ondertekenen is in coronatijd een integraal onderdeel geworden van onze processen.”
Legal Operations
Ook bij ASML kon snel worden geschakeld toen iedereen vanuit huis moest werken, zegt deputy general counsel Douwe Groenevelt. “Ons bedrijf is van nature erg technologisch georiënteerd, wat goed helpt in zo’n situatie. In de eerste week hadden we wat netwerkproblemen door het toegenomen dataverkeer, maar daarna verliep alles goed.”
ASML maakte vóór de pandemie al gebruik van online samenwerkingtools als een Matter Managementsysteem en Teams, maar in coronatijd ontdekten Groenevelt en zijn collega’s daarbij nog allerlei nieuwe nuttige functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om gezamenlijk op een virtueel whiteboard te werken. “Hiervan zullen we ook in de toekomst zeker gebruik blijven maken.”
Groenevelt is onder andere verantwoordelijk voor de legal operations-strategie van de juridische afdeling, die wereldwijd ongeveer vijftig medewerkers telt. Sinds 2019 heeft ASML een eigen legal operations-afdeling, die onder meer verantwoordelijk is voor de tooling, technologie en processen en de ondersteuning van de bedrijfsstrategie, knowhow en professionele ontwikkeling van collega’s. Daarnaast houdt deze afdeling zich bezig met het outside counsel management, waaronder het managen van de contracten met de advocatenkantoren waarmee ASML werkt. Groenevelt: “We zijn onze juridische afdeling in de afgelopen jaren steeds meer als een op zichzelf staand bedrijf gaan zien. Elke juridische afdeling van een groot, modern bedrijf hoort een legal operations-functie te hebben, die de juridische afdeling ondersteuning biedt bij alles wat met de bedrijfsvoering te maken heeft.”
De coronacrisis heeft niet alleen laten zien dat de aandacht van ASML voor legal operations − een relatief nieuw vakgebied in de juridische sector − van waarde is geweest, maar heeft ook bijgedragen aan de versnelling op dat vlak, aldus Groenevelt. De legal operations-afdeling in Veldhoven zal in 2022 worden uitgebreid naar drie tot vijf medewerkers. “Ook is het de bedoeling dat er in de nabije toekomst in elke belangrijke jurisdictie een dedicated legal operations-medewerker zal zijn.”
Een van de tools die ASML gebruikt is de in 2018 geïntroduceerde en in 2019 en 2020 verder vervolmaakte contract life cycle tool. “Daarmee is de hele workflow van contracten gedigitaliseerd in een volledig geautomatiseerd systeem, waarin zaken makkelijk terug te vinden zijn en waarin op een eenvoudige manier kan worden samengewerkt. In deze online omgeving kunnen contracten worden gegenereerd, uitonderhandeld, goedgekeurd, ondertekend én gemonitord. Zo krijgen betrokkenen een reminder wanneer een contract bijna eindigt, waardoor ze weten dat actie vereist is. Van dit systeem hebben we in coronatijd enorm kunnen profiteren.” Ongeveer tachtig procent van alle door ASML wereldwijd afgesloten contracten wordt hiermee gedekt, aldus Groenevelt. “Daarbij gaat het vooral om leveranciers. Aan de verkoopkant hebben we veel minder contracten en nog niet zo’n systeem, maar daar zijn we nu wel naar aan het kijken.”
Best in class
In zijn contracten met advocatenkantoren stelt ASML als eis dat het kantoor best in class-technologie gebruikt om zijn serviceverlening efficiënter te maken. “Dit is een beetje vaag geformuleerd, maar het is wel een signaal aan de kantoren waarmee we werken”, zegt Groenevelt. Maar, erkent hij, de praktijk is weerbarstiger. “Ik maak zelden mee dat een advocatenkantoor proactief technologie aanbiedt om zijn serviceverlening te verbeteren. Advocaten komen bijvoorbeeld niet uit zichzelf met nieuwe, creatieve voorstellen voor prijsafspraken over hun dienstverlening. Bij grote rechtszaken zouden we graag in een online portal het kostenverloop kunnen volgen en zien of werkzaamheden door een partner of door een advocaat-medewerker zijn gedaan. Of neem het gebruik van legal design, waarbij advocaten de inhoud van hun advies niet in een traditioneel memo uiteenzetten maar als een infographic vormgeven. Dit alles gebeurt niet, tenzij we erom vragen.” Hij wil de schuld niet alleen bij de advocatuur leggen, benadrukt hij. “Want hoewel we in onze contracten eisen stellen aan advocatenkantoren, zien we er niet genoeg op toe dat ze ook worden nageleefd.”
In Amerika en Engeland zijn ze verder met innovatie dan in Europa, stelt Groenevelt. “Daar zie je steeds meer kantoren en kantoorvormen ontstaan waar slim gebruik van technologie daadwerkelijk een strategisch onderdeel is van de bedrijfsvoering. Ze bieden klanten proactief platforms aan met templates of maken standaard gebruik van bepaalde artificial intelligence-toepassingen en legal design in hun dienstverlening.”
Opvallende conclusie
Groenevelts ervaringen staan niet op zich, zo blijkt uit het onderzoek van Wolters Kluwer. Dat maakt duidelijk dat het aanbod en de levering van diensten van advocatenkantoren vorig jaar achterbleven bij de verwachtingen van bedrijfsjuridische afdelingen. Ruim vijftig procent van de bedrijfsjuristen geeft aan enigszins tevreden te zijn over hun relatie met hun advocatenkantoor en slechts dertig procent is zeer tevreden.
Het is een van de interessantste en opvallendste conclusies van het rapport, vindt Kniphorst. “Technologie is voor juridische afdelingen steeds belangrijker geworden, ook bij hun keuze voor een advocatenkantoor. Kantoren zien het gebruik van technologie vaak als iets dat helpt bij business development, om klanten binnen te halen. Maar kijk je naar de markt, dan blijkt hun gebruik van technologie niet de efficiency en productiviteit te brengen die bedrijfsjuristen wensen.” Dit kan vergaande consequenties hebben, verwacht hij. “Steeds meer juridische afdelingen overwegen te kijken naar andere opties. Bijna een kwart zegt dat ze zeer waarschijnlijk van kantoor zullen veranderen. In 2020 was dit dertien procent. Dat is een behoorlijke toename.”
Samenwerken
Uit het rapport van Wolters Kluwer blijkt verder dat vorig jaar fors meer juridische afdelingen, namelijk ruim negentig procent van de respondenten, verwachten dat ze binnen drie jaar aan kantoren naar hun technologiegebruik zullen vragen. Dat merken ze bij Clifford Chance nu al, zegt Visser. “Van steeds meer klanten krijgen we vragen over legal tech en innovatie in het algemeen en ik verwacht dat die ontwikkeling verder zal doorzetten. Klanten uiten niet alleen de uitdrukkelijke wens dat advocatenkantoren meer van legal tech gebruikmaken, maar vragen zich ook af hoe de verschillende kantoren hun aanbod beter kunnen organiseren, zodat de toegang tot legal tech-oplossingen voor hen laagdrempeliger wordt. Klanten merken dat kantoren in sommige processen, zoals bij een closing, verschillende tech-oplossingen gebruiken voor hetzelfde probleem en willen weten of er − ook vanuit kostenperspectief − niet vaker kan worden samengewerkt. Heel begrijpelijk, vind ik.”
Een mooi voorbeeld van een legal tech-oplossing die goed aansluit bij deze wens van cliënten is volgens Visser het in februari 2020 gelanceerde legal tech-platform van het Amerikaans-Nederlandse bedrijf Reynen Court. In dit platform, dat werkt als een appstore, kunnen advocatenkantoren en juridische afdelingen zich abonneren op verschillende
legal tech-apps. “Zodra je door de vanwege internetveiligheid zwaarbeveiligde poort bent, heb je toegang tot een breed assortiment van digitale producten.” Het initiatief wordt ondersteund door meerdere internationale advocatenkantoren, waaronder Clifford Chance, maar daarnaast sluiten ook steeds meer bedrijven zich erbij aan.
Het Data Literacy Program van zijn kantoor, dat juridische professionals helpt bij het ontsluiten van data, vindt Visser eveneens een mooie ontwikkeling die bijdraagt aan het digitale transformatieproces. “Bij een kantoor als Clifford Chance zijn heel veel data beschikbaar. Als advocaten weten hoe ze deze informatie kunnen ontsluiten en leren welke conclusies ze daaruit kunnen trekken en welke beslissingen ze op basis van die informatie kunnen nemen, kunnen ze hun werk niet alleen sneller doen maar wordt het werk daardoor ook interessanter. En, nog belangrijker: ze kunnen hun cliënten beter adviseren. We zien enorme mogelijkheden om hiermee waarde toe te voegen. We hebben hier al grote stappen gezet. De volgende stap is dat we dit wereldwijd uitrollen.”
Durven
Bij Clifford Chance zijn wereldwijd meer dan honderdvijftig niet-advocaten bezig met innovatie en legal tech. Daarnaast is er een Tech Group, met ruim zeshonderd advocaten die zich bezighouden met thema’s als artificial intelligence, robotisering, blockchain, data science en cybersecurity. Ook zijn er teams met legal tech-adviseurs, die vanuit verschillende hubs advocaten ondersteunen met legal tech-oplossingen. “Het is belangrijk dat deze legal tech-adviseurs de business heel goed begrijpen. We zien dan ook best vaak dat deze rollen worden vervuld door een technisch goed onderlegde advocaat of oud-advocaat.” Visser verwacht dat de teams die zich binnen Clifford Chance met legal tech en innovatie bezighouden de komende jaren worden uitgebreid.
Dat legal tech bij zijn kantoor hoog op de agenda staat helpt volgens hem niet alleen bij een goede dienstverlening, maar ook bij het werven van nieuw talent. “Het helpt als mensen zien dat ze binnen Clifford Chance veel collega’s hebben die zich met innovatie en technologie bezighouden en nauw samenwerken met andere disciplines.” Maar ook in de opleiding van medewerkers die al bij Clifford Chance werken is veel aandacht voor innovatie en legal tech, benadrukt hij. Daarbij verwijst hij naar de binnen zijn kantoor opgerichte Innovation Academy. “In die opleiding kunnen medewerkers onder andere coaching krijgen bij hun legal tech-
ideëen, maar ook zelf experimenteren.” Een groot succes noemt hij bijvoorbeeld een recent project in Azië, waar jonge en meer ervaren advocaten en business professionals met hulp van een legal tech-bedrijf een competitie hielden waar ze handmatige processen zo goed mogelijk automatiseerden. Robotic automation processing heet dat. “Uiteindelijk is het een kwestie van durven en kijken wat wel en niet werkt.”
Aansluiten
Groenevelt constateert: “Hoe jonger, hoe meer affiniteit met technologie.” Hoewel hij net als Visser spreekt over een lastige markt, is hij optimistisch voor de toekomst. Wel zou hij graag zien dat er binnen de opleidingsinstituten meer aandacht is voor legal operations. Om dit ‘gat’ te vullen heeft hij dit jaar met enkele andere bedrijfsjuristen van legal operations-afdelingen de Legal Operations Academy opgezet, een internationaal georiënteerde postacademische opleiding voor en door legal operations-professionals. De nadruk ligt daarbij op strategische aspecten, maar er is ook aandacht voor technologie, als hulpmiddel voor een efficiënte bedrijfsvoering. Ook in de opleiding van advocaten zou meer aandacht moeten zijn voor legal operations, vindt hij. “De interne opleidingen van advocatenkantoren en ook de beroepsopleiding ontwikkelen zich te langzaam en spelen nog niet goed in op deze trend en dat is jammer, ook omdat veel bedrijfsjuristen hun carrière beginnen in de advocatuur en dan bij hun switch naar inhouse nooit in dit steeds belangrijkere onderdeel van de bedrijfsvoering zijn getraind.”
Groenevelt wijst er daarbij op dat de bedrijfsjurist steeds minder de rol vervult van juridisch expert en adviseur en steeds meer die van een business partner, die proactief mogelijke problemen voorkomt of ervoor zorgt dat problemen worden opgelost. “Dit vereist dat hij zich minder richt op het standaardwerk en vaker self service-modellen en technologie inzet, waardoor hij zich meer kan bezighouden met strategisch werk. Deze fundamentele veranderingen binnen juridische afdelingen moeten ook door advocaten worden gevolgd en daarom is het van belang dat zij er zo vroeg mogelijk vertrouwd mee raken. Doen ze dat niet, dan raken ze steeds verder verwijderd van hun klanten.”
