Door Simo Goddijn
Terwijl het goed mogelijk is om afspraken te maken in duidelijke taal en op een gelijkwaardige toon. En toch juridisch correct te formuleren.
Waar komt die toon vandaan?
We begrijpen intussen wel hoe het komt. ‘Zo staat het in de cao, daar mag je niet van afwijken’. ‘Je wilt niet weten hoe vaak het personeel hier een rechtszaak aanspant tegen de organisatie. Daar moet je natuurlijk wel op voorbereid zijn.’ ‘Dit is een wettelijke formulering. Die moet erin.’ ‘Je moest eens weten hoeveel overtredingen onze werknemers maken. We gebruiken die toon niet voor niks.’
Wat doet een moeilijke, dwingende brief met een lezer?
De dwingende en formele toon zorgt ervoor dat er een ongelijkwaardige verhouding ontstaat in de communicatie. In die communicatie is de werkgever de baas en moet de werknemer luisteren. Want zo zijn de regels, ‘zo gaat het bij deze organisatie’. Die relatie lokt bij sommige werknemers opstandig of escalerend gedrag uit. Niet omdat ze hun werk vervelend vinden of omdat ze zich per se niet aan de regels willen houden. Maar wel omdat ze zich niet gerespecteerd voelen als mens.
Een pleidooi voor betere HR-brieven
Juist HR-brieven gaan vaak over gebeurtenissen die grote gevolgen hebben. Een nieuwe baan, ziekte, ouderschap, een conflict of ontslag. Dan is niet alleen duidelijkheid belangrijk, maar ook respect. Respect is een basisbehoefte van ieder mens. We willen allemaal serieus genomen worden. We hebben ook duidelijkheid nodig over wat wel en geen gewenst gedrag is. Maar we kunnen heel goed zonder de dwingende en formele toon die daar in de communicatie vaak mee gepaard gaat. Duidelijke communicatie hoeft niet ongelijkwaardig te zijn.
Benieuwd naar hoe het anders kan?
Ben je HR-jurist, en sta je open voor een goed gesprek? Neem contact op met Simo Goddijn, simo@bureautaal.nl. Of 0345 – 544 835.
