“Bij ons moet je geen spijkers op laag water zoeken”, vertelt Rutger Prakke, general counsel en managing director bij Booking.com. De juridische afdeling is relatief klein. “Dat bevalt iedereen prima. Als het niet nodig is, moet je geen extra laag creëren binnen je bedrijf.” Deze aflevering van de serie In-house biedt een kijkje in de keuken van de juridische afdeling van Booking.com, de grootste hotelboekingssite ter wereld en Nederlands grootste internetsucces.
Booking.com is wereldwijd marktleider. Het bedrijf verwerkt elke dag boekingen voor zo’n 850.000 nachten in hotelkamers, heeft inmiddels zo’n 9500 medewerkers en meer dan 160 kantoren in 63 landen. In 2008, toen Prakke bij het bedrijf ging werken, was Booking.com nog een relatief kleine en onbekende speler. “De public relations, waar ik ook verantwoordelijk voor was, waren er toen op gericht om in de luwte te kunnen doorgroeien met zo min mogelijk externe communicatie.” Nu deze groei is gerealiseerd, heeft het bedrijf gekozen voor een andere aanpak. “We treden inmiddels proactief naar buiten en we moeten in voorkomende gevallen ook in juridische kwesties duidelijk maken waar we voor staan. Reactief beleid werkt niet meer bij een bedrijf met deze grootte.”
‘Moeilijke plekken’
Prakke, die zijn carrière begon als advocaat, had het bedrijf als cliënt in zijn functie als partner bij Kienhuishoving Advocaten en Notarissen en begeleidde onder meer de overname van Booking.com door moederbedrijf Priceline in 2005. “Alhoewel ik het prima naar mijn zin had in de advocatuur, kreeg ik toch het gevoel dat het een beetje meer van hetzelfde werd. Ik merkte overigens dat dit ook speelde bij collega’s en vrienden die lang in de advocatuur zitten. Toen Booking.com het aanbod deed om inhouse jurist te worden, dacht ik: dit is dé kans om nog een keer een carrièreswitch te maken”, aldus Prakke.
Hij startte bij een bedrijf dat dag en nacht verschilt van de advocatuur. “Er waren überhaupt nog geen juristen werkzaam en om eerlijk te zijn zat ook niemand op ze te wachten.” Ook nu nog is zijn juridische afdeling op het hoofdkantoor in Amsterdam bescheiden van omvang te noemen, met slechts tien werknemers. Zij coördineren voornamelijk de wereldwijde business op het gebied van Compliance, Privacy law, International Property law en Labour law. In Nederland is het aantal zaken dat juridische ondersteuning heeft namelijk gering en in het buitenland maakt het bedrijf bij voorkeur gebruik van lokale outside counsel. Prakke heeft alleen een aantal inhouse juristen gestationeerd op “de moeilijke plekken”, zoals hij ze omschrijft: landen waar de wetgeving voor consumenten erg gunstig is, zoals Brazilië en Argentinië. “Die gunstige consumentenwetgeving zorgt voor veel rechtszaken, hetgeen de plaatselijke aanwezigheid van een jurist rechtvaardigt. Voor het overige ben ik conservatief in het plaatsen van lokale inhouse counsel, omdat je hiermee weer een extra laag creëert.” De functie van Prakke is inmiddels ook grotendeels strategisch van aard; hij stuurt juridisch gezien de afdeling en de business nog slechts op hoofdlijnen aan door “alleen rode vlaggen te trekken als het echt nodig is.”
Externe juristen
De afgelopen jaren kwam zijn afdeling veelvuldig in contact met externe juristen door het openen van nieuwe kantoren in het buitenland. “We stellen dan een subsidiary checklist op waarin een scala aan onderwerpen aan de orde komt en die lijst sturen we van te voren toe aan een geselecteerd advocatenkantoor. Dit betreft meestal Lex Mundi, mede gezien het feit dat ze full service zijn.” Vervolgens komen tijdens de besprekingen over de oprichting van het dochterbedrijf twee punten aan de orde: op welke wijze kan de legal entity het beste worden opgericht en met welke lokale aspecten moeten dienaangaande rekening worden gehouden, en daarnaast wordt de hele subsidiary checklist doorgelopen. Mocht hieruit naar voren komen dat er “bepaalde dusdanig specifieke en relevante onderwerpen overblijven dat het noodzakelijk wordt om een meer gespecialiseerd kantoor in te huren, dan kunnen we alsnog daartoe overgaan”, vertelt Prakke.
Toezichthouders
Door de groei van het bedrijf bestaat het grootste gedeelte van het overgebleven juridische takenpakket van Prakke momenteel uit het contact met nationale en internationale toezichthouders. Prakke legt uit: “Nu we marktleider zijn kiezen ze ons vaak uit om een voorbeeld te stellen. De gedachte is: als wij om zijn, dan volgt de rest vanzelf.” Het contact met de toezichthouders typeert hij als constructief. Prakke: “Het is in ons eigen belang om de ervaring van klanten die via ons boeken zo goed mogelijk te maken. De toezichthouders houden zich onder meer bezig met de vraag of er punten zijn die beter geregeld kunnen worden. Als dat het geval is, zijn we graag bereid om hierover in discussie te gaan en naar een oplossing toe te werken die voor iedereen goed is. Mijn ervaring is dat dit vaak mogelijk is.” Volgens Prakke is het ook geen optie om meteen dwars te gaan liggen, want toezichthouders kunnen “behoorlijk scherpe tanden hebben om je in het gareel te krijgen.”
Opschalen
Hoe zijn takenpakket er over een paar jaar precies uitziet, durft Prakke niet te voorspellen. “Bij een internetbedrijf volgen de ontwikkelingen elkaar zeer snel op; toen ik bijvoorbeeld aantrad bij Booking.com bestonden er nog nauwelijks mobile apps, terwijl nu een groot percentage van de boekingen hiermee wordt gedaan. En waarschijnlijk ziet het landschap er over een paar jaar weer volledig anders uit.” Deze dynamiek brengt Prakke terug naar zijn constatering dat zijn werk enorm verschilt met een baan in de advocatuur, waar hij dit minder ervoer. “Een ander verschil is dat er een grote internationale component aanwezig is, hetgeen mij erg aanspreekt. Er zijn bijna geen landen ter wereld waar we geen kamers aanbieden. Afrika is het enige continent dat wat dit betreft achterloopt, aangezien de bevolking daar verhoudingsgewijs minder draagkrachtig is en er ook minder toeristen heengaan. Ook daar zijn we echter aan het opschalen; zo hebben we recentelijk weer een paar nieuwe kantoren geopend in Ghana en Kenia.” De positie van marktleider betekent geenszins dat je op je lauweren kunt rusten, want “voordat je het weet ben je deze positie kwijt”, zo besluit Prakke.
