De serie In-house biedt een kijkje in de keuken van de bedrijfsjurist. Het initiatief voor deze rubriek is genomen door Voxius. Deze keer vertelt general counsel Kyong Soon Rijnders over haar werk bij het IT-bedrijf Getronics. Overigens wordt zij per 1 mei head of Legal en Compliance bij Makro, wat nog niet bekend was ten tijde van het interview.
“Bedrijfsjuristen moeten beren van de weg halen en zo als smeerolie voor de business fungeren; de onderneming is niet geholpen met ‘mitsen en maren’.” Kyong Soon Rijnders, general counsel en company secretary bij Getronics Global Services, is helder over de rol van Legal. “Veel mensen denken dat bedrijfsjuristen er vooral zijn om risico’s in kaart te brengen en het bedrijf voor misstappen te behoeden. Natuurlijk is dit een onderdeel van ons takenpakket, maar wij zitten hier toch vooral om de business zo goed mogelijk te faciliteren. “ Risico’s, zo stelt Rijnders, kun je vaak commercieel vertalen. “In plaats van direct nee te zeggen, kun je problemen op een andere manier dan vanuit een puur juridisch perspectief benaderen en denken: hoe krijg ik toch de boel vooruit? Rond conflicten werkt dat ook zo: ik wil zaken oplossen en het bedrijf verder helpen, een advocaat wil vaak toch zijn gelijk halen. Dat onderscheidt de bedrijfsjurist van een advocaat.”
Dynamisch
Rijnders begon haar carrière in de advocatuur bij Boekel De Nerée, en hoewel ze daar een gevarieerde ondernemingsrechtelijke praktijk voerde, vond ze het toch een wat eenzaam bestaan, met veel achter een bureau zitten. Rijnders: “Het bedrijfsleven is veel dynamischer; ik houd me veel meer met niet typisch juridische zaken bezig. Getronics is een sales gedreven bedrijf en vanuit onze discipline dragen we bij aan het binnenhalen van grote contracten.” De werkzaamheden van Rijnders bestaan uit drie delen. “Ten eerste ben ik verantwoordelijk voor alle corporate zaken binnen Getronics, zoals de corporate housekeeping, de governance, het organiseren van board meetings en aandeelhoudersvergaderingen, maar ook advies geven aan het bestuur en het ondersteunen en opzetten van bijzondere projecten. Het tweede deel behelst het aansturen van het Legal team. Mijn juristen zitten grotendeels in het buitenland; twee in de UK, twee in België, één in Duitsland en inmiddels ook iemand hier in Amsterdam. Ondanks die spreiding probeer ik eenheid te krijgen in onze advisering, onder meer door duidelijke policies en standaarden neer te zetten en door twee keer per jaar een fysieke team meeting te hebben. Het derde deel bestaat uit het ondersteunen van de business en het begeleiden van juridische procedures; als jurist, maar niet per se puur juridisch.”
Bijzondere projecten
Nu er iemand in Amsterdam is aangenomen om het internationale werkveld te gaan ondersteunen, heeft Rijnders meer tijd voor bijzondere projecten. “De grootste uitdaging op dit moment is het vereenvoudigen van ons model voor contractering, dat vrij ingewikkeld is. Bij het wereldwijd verkopen van onze IT-diensten zijn we de hoofdcontractant naar onze klant toe. Maar om die diensten te leveren moeten we heel veel contracten sluiten met onze subcontractors over de hele wereld. Een lastig proces, omdat we aan de ene kant risico’s moeten accepteren van de klant en die aan de andere kant voor een deel ook moeten doorzetten naar onze servicepartners. Het probleem is dat de servicepartners zeggen: ik lever maar een heel klein onderdeel van de dienst, dus waarom moet ik nu al die voorwaarden accepteren? Wat ik neer wil zetten is een nieuw model om dat hele proces rond nieuwe contracten te versimpelen, door nieuwe algemene voorwaarden te schrijven die eenmalig door alle servicepartners worden overeengekomen en die zo’n 80% dekken van wat we zoal in klantcontracten tegenkomen. Het is de bedoeling dat naast deze algemene voorwaarden geen andere voorwaarden meer gelden. Het voordeel van een dergelijk gestandaardiseerd proces is dat iedereen binnen het bedrijf weet waar hij aan toe is. De afdeling Sales moet zich realiseren dat alles wat ze meer afspreken met de klant, voor ons risico komt. Dat legt ook een zekere verantwoordelijkheid bij de sales.”
Steeds langere contracten
Rijnders probeert met de standaardisering in te spelen op iets wat zij ziet als een zorgelijke ontwikkeling, namelijk de verregaande juridisering en verharding van het proces rond contracten. “Zes jaar geleden vonden we een contract van vijftig pagina’s bijna over the top. Inmiddels is een gemiddeld servicecontract honderd pagina’s. Het uitonderhandelen van zo’n contract is steeds meer tijd en dus geld gaan kosten”, stelt Rijnders vast. Dat het anders zou moeten is volgens haar een gedeelde mening: “Iedereen wordt op een gegeven moment ook moe van ellenlange onderhandelingen, waarbij je ook zelf niet meer over bepaalde onderdelen kunt onderhandelen omdat het zo specialistisch is.” Desgevraagd heeft ze wel een idee wat de oorzaken zijn van deze trend. “Ik signaleer een soort angst bij bedrijven, die zelf zijn onderworpen aan allerlei procedures en richtlijnen. Alle onderwerpen moeten afgedekt worden. Om een voorbeeld te noemen: zodra bedrijven diensten bij ons gaan afnemen willen ze het liefst hun hele interne security en control framework naar ons overplanten, terwijl we vaak maar een onderdeel van de IT-dienstverlening verzorgen. Veel van het werk dat we doen is break and fix: dus als iemand een probleem heeft met z’n computer, sturen wij iemand om het op te lossen. Ik denk dat het gevraagde dan niet in verhouding staat tot de dienst.” Misschien hangt deze angst ook samen met het type persoon dat voor een juridische loopbaan kiest, die Rijnders typeert als ‘redelijk voorzichtige en behoudende mensen’. Een andere reden is volgens haar gelegen in toegenomen invloed van privacy, compliance en security officers, die steeds meer input zijn gaan leveren voor contracten die worden gesloten. Rijnders erkent dat overtreding van sommige regelgeving kan leiden tot grote problemen. “Of iets wel of niet goed gaat heeft echter niet te maken met de hoeveelheid pagina’s waarin je zaken vastlegt of de mate van detaillering”, aldus Rijnders. “Het lijkt me veel beter om die tijd te steken in het bewust maken van je organisatie van hoe je je moet gedragen en zo ethisch gedrag te stimuleren. Fraude voorkom je niet door er een halve pagina aan te wijden in je contract, maar wel door in te zetten op een ethische bedrijfscultuur.”
Kerstboom
En uiteindelijk, zo stelt Rijnders hoopvol vast, “snapt iedereen in het werkveld wel wat je ongeveer in een contract wilt hebben en maakt het steeds minder uit onder welk recht ze worden gesloten. De manier waarop kan wel van belang zijn. Bijna alle besprekingen en contractonderhandelingen vinden tegenwoordig via de telefoon plaats. Dat is misschien efficiënt, maar ook jammer want je bouwt er geen relatie mee op. Liever doe ik het anders: zo was ik afgelopen december in New York voor besprekingen met onze Amerikaanse service partner. De laatste avond zijn we met z’n allen via Times Square naar Rockerfeller center gelopen om daar iets van de kerstsfeer te proeven. Erg bijzonder om daar met z’n allen onder de kerstboom te staan en deze ervaring met elkaar te delen. Zulke ervaringen zorgen ervoor dat je meer begrip voor elkaar krijgt en dat je meer voor elkaar over hebt.”
