Partnerbijdrage van

INTELLIGENTE DOCUMENTCREATIE VOOR EEN SUCCESVOLLER KANTOOR

Om in een digitale wereld nieuwe cliënten te winnen, wordt van advocatenkantoren verwacht dat zij een uitstekende dienstverlening bieden tegen een goede prijs. Snel, persoonlijk en deskundig reageren kan het verschil zijn tussen een zaak binnenhalen of verliezen. Topfirma’s werven niet alleen talent, maar weten ook dat snelheid en nauwkeurigheid bij interacties met klanten belangrijk zijn om goede relaties op te bouwen.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email

Zichtbaarheid van het werk

Advocaten leveren de expertise, maar het is de verbeterde samenwerking van het personeel die het documentatieproces aanstuurt om de cliënt een tijdig en gepersonaliseerd antwoord te geven. Wanneer advocaten, administratieve teams en managers zicht hebben op de prioriteit, status en het soort werk dat binnenkomt, kunnen dringende verzoeken van cliënten gemakkelijk worden afgehandeld zonder het reguliere werk te verwaarlozen. Administratie en het bijhouden van gegevens maken deel uit van elk advocatenkantoor, dus is het belangrijk om interne processen in te stellen die ervoor zorgen dat het personeel goed samenwerkt.

Backoffice functies

Een gebrekkig intern proces leidt ertoe dat backoffice teams te veel tijd en energie besteden aan facturering en handmatig administratief werk. Erger nog, het kan leiden tot fouten die van invloed zijn op de rendabiliteit van het kantoor. Het adres van de cliënt kan verkeerd zijn, de factuur is verkeerd opgemaakt, de tijd van de advocaat is slecht geregistreerd – en voor je het weet is er veel tijd verspild aan wat simpele stappen hadden moeten zijn.

Door het personeel uit te rusten met tools die het werk automatisch aangeven, volgen en herverdelen, zullen de administratieve activiteiten aanzienlijk verbeteren. Het aanmaken van documenten met behulp van spraaktechnologie elimineert foutgevoelige handmatige processen en tijdrovende delegeertaken. Alle werktaken worden op één platform weergegeven, en het systeem controleert en herverdeelt het werk automatisch op basis van de beschikbaarheid van het personeel, ongeacht hun locatie. Interne knelpunten veroorzaakt door manuele systemen worden weggewerkt, wat resulteert in een nauwkeurige administratie en een efficiënte workflow.

Samenwerking van het personeel

Succesvolle teams gedijen niet in omgevingen met verouderde werkmethodes. Het is belangrijk om het personeel in staat te stellen effectief samen te werken, waar ze zich ook bevinden. Geautomatiseerde documentcreatie zorgt voor een intelligente herverdeling van de werklast, waardoor firma’s flexibele werkregelingen kunnen invoeren. Zo kan het personeel zonder productiviteitsverlies op afstand werken op variabele tijden, bijvoorbeeld in verband met kinderopvang of thuisonderwijs.

De nieuwste digitale dicteersystemen integreren documentproductie en spraakherkenning. Dit geeft advocaten, assistenten en managers een gecentraliseerd overzicht van alle taken en de status van het werk, via een desktop of smartphone. Intelligente toewijzing van werk is gebaseerd op de vraag, zodat de werklast gelijkmatig over het team kan worden verdeeld. Bovendien verschaffen statistische tools gedetailleerde informatie over de productiviteit van het personeel om ondermaatse prestaties of ondercapaciteit op te sporen.

Productiviteit en middelen

Digitale documentcreatieplatformen die spraaktechnologie en statistische tools integreren, leveren feitelijke gegevens over de productiviteit van werknemers. Deze gegevens zijn van cruciaal belang voor het nemen van weloverwogen beslissingen over de inzet van personeel. Dankzij spraakherkenning kunnen advocaten lopende activiteiten veel sneller afronden, terwijl de intelligente workflow het backoffice team een overzicht geeft van alle openstaande taken. Gegevens en documenten worden in real time gegenereerd en kunnen aan elke cliënt worden aangepast. Spraakherkenning met ingebouwde juridische woordenschat maakt tijdrovende bewerkingen en correctiewerk overbodig, waardoor efficiënter kan worden gewerkt en sneller kan worden gereageerd op de vragen van de cliënt.

Kosten en eenvoudig onderhoud

Dankzij de wijdverbreide vooruitgang in spraaktechnologie en mobiele toepassingen zijn dicteerplatformen waarin gespecialiseerde spraakherkenning is geïntegreerd, zeer betaalbaar en gemakkelijk te onderhouden. De technologie is compatibel met Windows, Citrix en VMware, en past in vrijwel alle bedrijfsapplicaties en case management systemen, waardoor IT-afdelingen uren aan configuratietijd kunnen besparen. Centraal beheer maakt bijwerken op afstand mogelijk van gebruikersinstellingen, firmware, updates, back-up en herstelactiviteiten, waardoor onderbrekingen tot een minimum worden beperkt. Gegevens worden end-to-end versleuteld, zodat privacy en compliance gewaarborgd zijn. De oplossing kan on-premise of in de cloud worden geïmplementeerd waardoor kantoren van elke omvang toegang krijgen tot een krachtige tool voor spraak-naar-tekst documentcreatie.

Philips SpeechExec Enterprise is een dicteer- en trancriptieoplossing die nu ook naadloos kan worden geïntegreerd met spraakherkenning van Nuance. De smartphone applicatie voegt ook nog eens mobiliteit toe aan uw workflow waardoor een breed scala aan transcriptiescenario’s wordt ondersteund. Neem hier een kijkje op onze website of contacteer ons voor een persoonlijke consultatie.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Speech Processing Solutions is een internationaal technologiebedrijf en een wereldwijde leider in dicteeroplossingen. Meer dan vier miljoen gebruikers wereldwijd werken met onze spraak-naar-tekst oplossingen…

Meer berichten van partner

Over Mr.

Mr. is hét platform voor juristen. Mr. bericht over actuele zaken in de juridische wereld en belicht en becommentarieert deze vanuit een onafhankelijke positie. Mr. richt zich op alle in Nederland actieve juristen en WO-rechtenstudenten..

Volg MR. op social media

Service menu

Contactgegevens

Uitgeverij Mr. bv
Paul Krugerkade 45
2021 BN Haarlem
Uitgever: Charley Beerman
E-mail: beerman@mr-magazine.nl

Scroll naar top