Dicteren met SpeechLive is een strategische keuze
Advocatenassociatie LM&DS werkt als een échte associatie. Het is een moderne onderneming die de vennoten elke dag managen. Meester De Smet legt uit: « Elk dossier of project wordt toegewezen aan een advocaat-vennoot volgens zijn specialisatie. Elk team krijgt hierbij de ondersteuning van een gemeenschappelijk secretariaat, dat werkt voor iedereen. Ook digitale oplossingen ondersteunen en versnellen ons werk. Zo gebruiken we het Philips PocketMemo dicteerapparaat met bijbehorende software via SpeechLive in de cloud en voor de secretaresses zijn er ook nog de transcriptiesets. Verder zijn VoIP en tal van Microsoft-toepassingen perfect geïntegreerd in onze workflow. Digitaliseren is dan ook een must. Wij zien het als een strategische keuze. »
Van analoog naar digitaal
Advocatenwerk, dat betekent dat de papiermolen draait. Meester De Smet vertelt hoe tien jaar geleden elke advocaat nog heel veel papieren dossiers op zijn bureau had, wat een heel omslachtige manier van werken was en waar heel veel tijd aan verloren ging. Dat is in deze digitale tijden toch anders: « Al in 2014 kozen we resoluut voor digitale oplossingen voor onze papierwinkel. Ook dicteren pakten we digitaal aan met Philips SpeechLive. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon. De dicteerapparaten met bijbehorende software gebruiken we via een lokale server, de secretaresses typen onze dictaten uit en delen ze digitaal met iedereen die het dossier mee opvolgt. Dat is vandaag zo voor alle documenten, de overbodige stappen zijn weggevallen. »
De impact van de coronacrisis
En toen was er de coronacrisis, iedereen werd verplicht om thuis te blijven en van thuis uit te werken. Meester De Smet verduidelijkt: « Toen de crisis uitbrak, waren we digitaal helemaal klaar om van thuis uit te werken. Zo ook voor dicteren. Alleen het gebruik van de software op een lokale server was een probleem. Een gecertificeerde partner van Philips reikte ons de oplossing aan : Philips SpeechLive in de cloud. Alle advocaten in ons kantoor werken sindsdien met hun digitale dicteerapparaten via de cloud: het dicteerapparaat en het dockingstation gebruiken ze van thuis uit, via de cloud delen ze alle dictaten. De secretaresses typen het uit en voegen het toe aan het digitaal dossier dat alle medewerkers thuis ontvangen. Zo eenvoudig is het. »
De voordelen van SpeechLive in de cloud
Als we de advocaat-vennoot vragen naar de voordelen voor de advocaten, voor zichzelf en de klanten, dan komt er een duidelijk antwoord. “De voordelen liggen voor de hand,“ vertelt Meester De Smet, “elke medewerker van het dossier is altijd volledig op de hoogte, we delen alle informatie digitaal, ook de dictaten. SpeechLive is zeer stabiel, het dicteerapparaat is makkelijk in gebruik en – als het nodig is – gebruiken we de app via de smartphone, die dezelfde mogelijkheden heeft als het dicteerapparaat. Voor mezelf is het grootste voordeel dat ik de zaken snel kan opvolgen. Ondernemingsrecht wijzigt snel, dicteren via een performant systeem en dito software maakt het mogelijk om bij te blijven. Dat kan overal en op elk moment met SpeechLive via de cloud.“ En voor de klanten? Meester De Smet voegt nog toe en besluit: “Voor klanten betekent het tijdswinst, een sneller verloop van hun dossier en minder kosten. Dat is duidelijke winst voor hen. Dicteren en digitaal verzenden gaat sneller dan het zelf doen, daarvoor heb je wel een performant systeem nodig, maar SpeechLive maakt zijn beloftes 100% waar. En dan nog een boodschap voor elke confrater: analoog werken, dat is de oudheid. Het is tijd om de koudwatervrees naast zich te leggen en te kiezen voor de toekomst, digitale oplossingen voor dicteren. Het maakt de flexibiliteit mogelijk die elke klant verwacht.”
