‘Notaris houdt te veel ballen in de lucht’

De notaris anno 2020 houdt veel ballen in de lucht, misschien wel te veel. Om aan de verwachtingen van de maatschappij te voldoen, met name op het gebied van fraudepreventie, heeft de notaris wel extra instrumenten nodig. Dat die er niet zijn, vindt KNB-voorzitter Nick van Buitenen zorgelijk. Ondertussen staat innovatie hoog op de agenda.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Nick van Buitenen
Nick van Buitenen (foto: Chantal Ariëns)

Even stoppen bij de etalage van Kruidvat of Hema? Doet Nick van Buitenen liever niet. Want ook dáár kun je tegenwoordig een testament of samenlevingscontract laten opstellen en het lijkt veel goedkoper dan rechtstreeks bij de notaris. Van Buitenen, notaris met standplaats Utrecht en voorzitter van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), heeft niets met die grote-stappen-snel-thuis-producten van deze winkelketens. Waarom niet een goed testament laten opstellen bij de notaris zelf, vraagt hij zich af.

Niet dat het niet digitaal kan. Gebeurt zelfs al, ook door de ‘klassieke’ notaris. Die kenmerkt zich bovenal door professionaliteit, benadrukt Van Buitenen – en dáár kan de drogist met een notarieel product bepaald niet van worden beschuldigd. Notarissen doen aan dossieraanleg, ze leggen alles helder uit (‘Belehrung’), ze checken alles driedubbel. De notaris is poortwachter, moet fraude voorkomen. Cliënten hebben hoge verwachtingen, de toezichthouder en tuchtrechter kijken streng mee. Kom daar maar eens om in winkels met onderbroeken en tandpasta.

Ondertussen verkopen die wel mooi testamenten – maar concurrentie voelt Van Buitenen niet, ook niet van andere partijen. “Zoals van advocaten die dezelfde rechtsgebieden bestrijken, zoals vastgoed, familierecht, ondernemingsrecht en erfrecht – die bieden toch een andere dienst. Of clubs als Erfrechtplan: die laten zien dat een consument kan worden verleid, niet alleen op prijs. Natuurlijk is er een groep consumenten die eerst kijkt naar de goedkoopstenotaris.nl. Maar een veel grotere groep weet dat de dienst van de notaris te veel aspecten kent om hem alleen op prijs te selecteren.”

Misschien daarom, zegt Van Buitenen achteraf, was de reactie in de media op ‘Kruidvat’ niet eens nodig. Het komt verkrampt en verontwaardigd over, terwijl notarissen dat niet zijn. “Buitenstaanders zeggen: notaris, krab maar achter je oren, kennelijk zijn jullie onvoldoende in staat om toegevoegde waarde te laten zien. We moeten meer aandacht besteden aan de klant, en die zal dan nooit naar Kruidvat gaan. Het lijkt erop dat de eerder via de Hema gelanceerde formule geen groot publiek aantrekt. We moeten wel beter promoten wat onze rol is in bijvoorbeeld vastgoedtransacties. Nu zien veel mensen dat als een moetje. De koop is rond, nog even verplicht naar de notaris, mensen ervaren daarvan niet altijd de meerwaarde. Ze weten onvoldoende waarom het zo belangrijk is. Dat moeten we beter uitdragen. Maar als je het al druk genoeg hebt dan laat je die ambassadeursrol schieten. Dat is fnuikend voor ons imago.”

Bijbaantje

Hoewel het met enige regelmaat voorkomt dat een notaris de zoon of dochter is van een notaris, is dat bij Nick van Buitenen niet het geval. Juristen in de familie? Ook al niet. Hij was zo’n beetje de eerste student bij de Van Buitenens. Omdat hij op de middelbare school geschiedenis leuk vond, graag opstellen schreef en van structuur houdt, werd het de rechtenstudie.

In zijn derde jaar vroeg een studiegenoot of Van Buitenen belangstelling had voor een bijbaantje bij een notaris, een oom van die student. Dat was Mathieu van Grafhorst – een dandy en bon vivant, noemt Van Buitenen hem. “Ik werd gegrepen door zijn ondernemerschap, dat hij zich wilde onderscheiden van de grijze muizen in het notariaat. Wat niet zo moeilijk was. Het kantoor had voor die tijd een moderne uitstraling, maar Van Grafhorst tekende zijn akten wel met een vulpen. Hij ‘verleidde’ zijn cliënten met aandacht, schoonheid en duidelijke taal. Dat sprak me enorm aan.” Hij is er nooit meer weggegaan, en is nu bijna 25 jaar notaris bij dat kantoor in Utrecht.

Dat mag voor een buitenstaander lang klinken, Van Buitenen zelf heeft het spannend weten te houden door zich steeds te vernieuwen. Vier jaar na zijn benoeming tot notaris ging Van Grafhorst met pensioen. “Ik was 34, moest een partner vinden voor het kantoor, bedenken hoe we het zouden gaan runnen. Later kochten we een kantoorpand. Er kwamen nog twee notarissen bij. Volop veranderingen.” En omdat hij ringvoorzitter binnen de KNB was geweest én zijn mond had opengedaan in de ledenraad, was hij ook ‘vatbaar voor een uitdaging als voorzitter’.

In die functie, hij zit er nu drie jaar, draagt hij graag uit wat de toegevoegde waarde van de notaris is. Neem nota-
ris.nl van de KNB, zegt hij, hét platform waar de klant moet komen als ie googelt op begrippen als testament. Daar wordt informatie gegeven, daar worden lijntjes naar kantoren zichtbaar, daar lees je reviews. “We zijn steeds digitaler: het maken van de akte, het onderteken op enig moment ook. Maar onze meerwaarde zit in het persoonlijke advies.”

Rechtszekerheid

Het bieden van toegevoegde waarde loopt ook als een rode draad door het nieuwe strategiedocument van de KNB. Het notariaat wil en moet relevant zijn. “We leven in tijden van grote onzekerheid – niet alleen door corona, maar ook op wie of wat je kunt vertrouwen, of iets klopt of niet. Er is nepnieuws, er zijn fakeaccounts. Wat is nog wel waar? Juist de notaris kan dan als baken van rechtszekerheid dienen.”

Dan moet de notaris zich wel futureproof gaan opstellen, vindt Van Buitenen, en op dat punt is er nog wat te winnen. “Notarissen moeten uitblinken in empathisch vermogen. Ze moeten onder de huid van de cliënt kunnen kruipen. Ze moeten zich vooral niet afzetten tegen digitalisering, maar die gebruiken als hulpmiddel. Je ziet dat computers tegenwoordig sneller en beter dan artsen weefsel kunnen analyseren. Wordt de arts daarmee overbodig? Juist niet, artsen kunnen niet wachten om met deze apparatuur aan het werk te gaan. Dat moet ook gelden voor de notaris: omarm de technologie, niet om je te laten vervangen maar om te gebruiken bij je dagelijkse rol. Zo kunnen we nog beter gids zijn en de consument helpen bij het nemen van beslissingen in een oerwoud van ingewikkelde regels.”

En tja, dat kost wat. Kijk, zegt hij, de Kruidvat-actie wijst mensen erop dat ze hun zaken goed moeten regelen. Prima zaak. Wat hem steekt is de focus op de lage, vaste prijs, wat afleidt van de inhoud. “De suggestie wordt gewekt dat notarissen leveranciers van dure letters zijn. Maar wij leveren geen stuk papier, we leveren een dienst. Het gaat om de check of datgene wat in een standaard Kruidvat-testament wordt neergezet ook voor jou standaard is. Je kunt een systeem wel een concept laten uitpoepen maar de vraag is: wie staat ervoor dat dat ook voor jou goed is? Voor die juistheid is de notaris wettelijk verantwoordelijk. En als later blijkt dat het toch niet goed was, komt de notaris dan weg dan met een computeruitdraai waarop staat wat de consument wel en niet heeft aangevinkt? De stand van de huidige tuchtrechtspraak is: daar komt de notaris niet mee weg. De notaris had moeten doorvragen. Maar wanneer? Je bent niet betrokken bij het invullen van het Kruidvat-testament en aan tafel moet je het doen voor 200 euro. Snel snel klaar is een razend glibberig terrein voor de notaris. En dat zijn er notarissen die de marge gunnen aan een drogisterijketen. Ik begrijp dat niet.”

Bedreigingen

Maar er zijn zaken die belangrijker zijn dan Kruidvat. Zo is, benadrukt Van Buitenen, de KNB zéér druk met innovatie van het vak. Er wordt bijvoorbeeld gewerkt aan de ontwikkeling van een Digitale Notariële Akte (DNA), die op 1 augustus 2021 klaar moet zijn voor bij de oprichting van de BV. Om die akte te kunnen ondertekenen werkt de KNB aan een nieuwe digitale identiteit (NotarisID), die van ‘het hoogst mogelijke’ beveiligingsniveau is. Van Buitenen hoopt dat die innovatiekalender gaat zorgen voor een kanteling in het beeld dat het publiek heeft van het notariaat.

Een ander dossier betreft de bedreiging van notarissen – bijna de helft van de (kandidaat-)notarissen zegt wel eens bedreigd te zijn. “Wij zijn poortwachter, op ons rusten verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Constateren we een ongebruikelijke transactie, dan moeten we dat melden. Als die transactie later verdacht blijkt te zijn, dan komt in het strafdossier te staan dat ‘de notaris’ heeft gemeld – en de boef kan makkelijk achterhalen wélke notaris. Dat maakt ons kwetsbaar en heeft al geleid tot drama’s. We bespreken dat al jaren met de politiek, we krijgen toezeggingen dat dit probleem wordt onderzocht maar het levert niks op. Een doorn in ons oog.”

Dat geldt ook voor een ander probleem waarmee het notariaat worstelt. Zo kan een notaris niet bij de Kamer van Koophandel zien of een persoon die een BV wil oprichten, dat niet al vijftien keer bij andere notarissen heeft geprobeerd of gedaan. “Zo kunnen we geen goed risicoprofiel opstellen. Ook dit speelt al jaren, en eindelijk is een wetsvoorstel in consultatie gegaan. Mogelijk krijgen we nu die bevoegdheid.”

De kwestie is daarmee niet opgelost. Notarissen willen ook gegevens over foute klanten kunnen delen met collega’s, op een besloten platform. “We willen meewerken aan fraudepreventie, maar lopen aan tegen de privacywetgeving – breng dat maar eens samen. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft nog niet toe en de politiek zegt niet wat belangrijker is: privacybescherming of fraudebestrijding. De politiek maakt geen keuze, wij hebben alleen een klappertjespistool. Er wordt terecht veel van ons verwacht, maar soms krijg ik de indruk dat we niet serieus worden genomen.”

Continuïteit

Die vele verwachtingen hebben ook een ander effect op het notariaat. “Ook door de druk van de toezichthouder moeten we steeds meer ballen in de lucht houden: literatuur bijhouden, acquisitie, de poortwachtersfunctie vervullen, governance, innovatie, digitalisering… Het is al uitdaging om dat op mijn kantoor met vier notarissen goed te verdelen. Het aantal ondernemende notarissen daalt licht, mogelijk veroorzaakt door een figuur die we enkele jaren geleden zelf hebben geïntroduceerd: de toegevoegd notaris, dus de notaris in loondienst. Maar we willen een landelijk dekkend notariaat overeind houden. Daarvoor heb je ondernemende notarissen nodig, of meer samenwerkingsverbanden. We zien ook dat er meer specialisten komen. Specialisatie is niet zozeer mijn ding, ik vind het heerlijk om generalist te zijn. Maar veel kandidaat-notarissen focussen zich liever alleen op familierecht, vastgoed of ondernemingsrecht. Ze ruiken dat dit nodig is. Met die specialisten én het feit dat collega’s meer parttime willen werken, vragen we ons af of de continuïteit van het notariaat niet in gevaar komt. Wie gaat eenmanskantoren in de periferie van het land opvolgen als generalist? Van belang is ook dat notarissen van eenmanskantoren tien jaar voor hun pensioen al een opvolgingsplan hebben, maar dat is er vaak niet. Ook dat moet de KNB faciliteren en we moeten mensen prikkelen om daarover na te denken.”

Corona

Over het ‘nieuwe normaal’ is Van Buitenen tevreden: door corona is er snel omgeschakeld in het notariaat, alle besprekingen verlopen digitaal. Zoveel mogelijk via volmacht, legalisaties middels videobellen. Dat heeft niet geleid tot gesjoemel met identiteiten, er zijn geen achterstanden opgelopen. De service kon doorgaan en leverde volgens Van Buitenen goede reviews op.
Thuiswerken is iedereen goed bevallen – bij hemzelf zat eind maart een derde op kantoor, nu de helft. “Ik denk dat in de toekomst iedereen een dag in de week thuis werkt – informatie vertrekken, concepten maken, akten opstellen, klantcontacten. Hoewel Belehrung daar al speelt, is de finale check vooral bij het passeren van de akte en dat doen we meestal op kantoor.”
Desondanks moeten notarissen het gevoel hebben gehad dat de zaken minder gingen. Negen procent van de notariskantoren (68 van de 770) vroeg financiële steun via de NOW-regeling aan. Van Grafhorst Notarissen, Van Buitenens kantoor, deed dat niet.

En wij maar denken dat notarissen er warmpjes bij zitten.
“Maar die regeling was er wel en als je het nodig had kon je er gebruik van maken. Dat gold bijvoorbeeld voor kantoren die werkzaam zijn in een niche, en waar de vraag wegviel. Blijkt de aanvraag onterecht, dan moet je dat achteraf terugbetalen.” Los daarvan, het gaat de laatste jaren weer beter in het notariaat. Van Buitenen wijst erop dat in de crisisjaren 2012-2013 het gemiddelde notarieel inkomen nog geen 50.000 euro was. Ook in die jaren bleven de kosten hoog. Zo betaalt Van Grafhorst (vier notarissen, tien kandidaat-notarissen) tussen de 30 en 40.000 euro per jaar aan premie voor de beroepsaansprakelijkheid.

In een column in Notariaat Magazine stelde u de vraag: wordt het na corona business as usual of is het tijd voor een reset? Wat is uw antwoord?
“We kunnen er lessen uit trekken. Ook notarissen moeten hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Dat betekent ook: thuiswerken als het kan. Ik zie corona niet als een blessing in disguise, te veel mensen hebben een dierbare verloren. We gaan ons wel anders gedragen en dat is ook goed. Ik denk niet dat ik ‘na’ corona nog handen ga schudden.”

Streepjeszetters

Minder genot nastreven is ook een les die Van Buitenen zou willen trekken. “Ook notarissen zouden minder bezig moeten zijn met een zo hoog mogelijke winstmarge. De notaris is veel meer dan een ondernemer. Hij moet focussen op de maatschappelijke bijdrage die hij kan leveren. Daar word ik gelukkig van.” Maar daar moet iets tegenover staan: ruimte, middelen en bescherming. “Ik zou tegen de minister willen zeggen: koester het notariaat. Je kunt het klein en angstig maken, notarissen bang maken voor tuchtrechters en persoonlijke aansprakelijkheden. Maar dan krijg je streepjeszetters en notarissen die alleen aan hun dossier denken. Nee, notarissen moeten verantwoordelijkheid durven nemen, daar heb je wat aan als maatschappij.”

Dat herinnert hem aan een bijeenkomst over fraudepreventie, anderhalf jaar geleden. “Iemand van het OM sprak over de vele Wwft-verplichtingen. Ze eindigde met: see you in court als je het niet goed doet. Daarna kwam iemand van FIU, de Financial Intelligence Unit. Zij vertelde wat voor goed werk zij had kunnen doen met onze fraudemeldingen. Dat zij boeven kon vangen dankzij het notariaat. Ze maakte een buiging naar de zaal. Wat werkt nu beter: het notariaat bang maken als we een keer een fout maken of het notariaat zien vanuit vertrouwen, zodat wij kunnen bijdragen aan fraudepreventie?”
De vraag stellen is hem beantwoorden.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email

Ook interessant:

Over Mr.

Mr. is hét platform voor juristen. Mr. bericht over actuele zaken in de juridische wereld en belicht en becommentarieert deze vanuit een onafhankelijke positie. Mr. richt zich op alle in Nederland actieve juristen en WO-rechtenstudenten.

Volg MR. op social media

Service menu

Contactgegevens

Uitgeverij Mr. bv
Paul Krugerkade 45
2021 BN Haarlem
Uitgever: Charley Beerman
E-mail: beerman@mr-magazine.nl

Scroll naar top