Legal tech: geen jurist zal het belang ervan nog durven te ontkennen. Als je vervolgens doorvraagt naar de concrete mogelijkheden voor hun werk, is het antwoord vaak wat vager. Mr. vroeg voor het nieuwe nummer enkele voorhoedelopers uit zowel de publieke als de private sector naar de trends en ontwikkelingen op het gebied van legal tech. Goed nieuws: met het digitaliseren van laaghangend fruit valt makkelijk veel winst te behalen. En intussen is het wachten op een nieuw businessmodel voor de advocatuur dat de sector zal opschudden.
Digitalisering heeft de maatschappij de afgelopen decennia overvallen. Veel beroepspraktijken hebben het tempo niet kunnen bijbenen”, zegt Ivar Timmer, onderzoeker bij het lectoraat Legal Management en hoofddocent bij de master Legal Management van de Hogeschool van Amsterdam. “Ook binnen de juristerij is er nog een grote inhaalslag te maken. Daarbij is een belemmerende factor dat er nog steeds te weinig professionals die de mogelijkheden van legal tech kunnen inschatten en begrijpen wat er komt kijken bij een goede implementatie. Technologie is altijd maar een middel tot een doel. Wij leren studenten van onze master om binnen hun organisatie eerst duidelijk de processen te analyseren: wat is het doel en wie zijn daarbij betrokken? De volgende stap is dat je je afvraagt wat technologie daaraan kan bijdragen. Nu staat helaas binnen juridische afdelingen nog veel software te verpieteren, omdat men zich nooit goed heeft afgevraagd hoe, waar en door wie de software beheerd gaat worden.”
Kaper op de kust
Harm Bavinck, oprichter van juridisch softwarebedrijf Effacts en sinds 2019 partner bij Legal Manager Services BV, meent ook dat de sleutel tot vooruitgang is gelegen in de combinatie van mensen en techniek. “Ik heb ruim tien jaar software ontwikkeld voor bedrijfsjuristen, Effacts wordt wereldwijd door honderden bedrijven gebruikt. Juristen zijn echter niet opgeleid om dit soort tools optimaal te gebruiken, en daar ligt zeker een grote uitdaging.”
Ondertussen staat de ontwikkeling van legal tech verre van stil. Bavinck: “De wereldwijde legal markt groeit, met name door de toename van compliancetaken. Naast advocatenkantoren storten steeds meer nieuwe partijen zich op deze groeimarkt, waar jaarlijks voor honderden miljarden in omgaat. Investeerders hebben dit inmiddels ook ontdekt en stellen steeds meer geld beschikbaar voor innovatie en start-ups. De komende tien jaar zal dit een enorme impact hebben op de juridische markt. Om je een idee te geven: Docusign, een bedrijf voor het elektronisch ondertekenen van documenten, heeft nu al honderd miljoen gebruikers. Als Docusign besluit om ook contracten te gaan aanbieden, hebben veel andere juridische dienstverleners een probleem.”
Compliancekosten
Jeroen Plink, CEO van Clifford Chance Applied Solutions, weet als geen ander dat de advocatuur moet innoveren. Zijn bedrijf, geaffilieerd met Clifford Chance, heeft als doel heeft om technische producten te ontwikkelen die onder meer het probleem van de steeds hogere compliancekosten aanpakt voor grotere bedrijven. Eerder was hij bij Clifford Chance advocaat op het gebied van M&A, internet, e-commerce en private equity.
Plink zette de afgelopen jaren ondernemingen op die legaltechsoftware ontwikkelden voor de advocatuur, zoals de Practical Law Company in New York, die software leverde aan tachtig procent van de grootste advocatenkantoren in de Verenigde Staten. “Alleen al tussen 2007 en 2017 zijn er wereldwijd 50.000 nieuwe wetten en regels ingevoerd waar banken zich aan moeten houden”, zegt Plink. “Dit geeft wel aan hoe groot de urgentie is om te automatiseren. Wij leveren aan onze cliënten bijvoorbeeld het systeem CC Dr@ft, documentautomatisering als dienstverlening. Een toepassing hiervan is bijvoorbeeld een grote bank waar loan officers van banken volledig geautomatiseerd leningsovereenkomsten, zekerheidsdocumenten en andere juridische documenten kunnen genereren zonder betrokkenheid van de juridische afdeling. Een ander voorbeeld is SCMR Manager, dat is een workflow applicatie die is ontwikkeld om financiële instellingen in Engeland compliant te maken met het Senior Managers and Certification Regime.”
Plink noemt slimme applicaties een positieve breuk met het oude businessmodel van de advocatuur. “Van oudsher is de juridische praktijk erg transactiegedreven, dus je maakt een product dat slechts één keer wordt gebruikt. Een applicatie kan echter oneindig vaak worden gebruikt. En er zijn meer voordelen. Internationale bedrijven die onze cliënt zijn hebben ook vaak bepaalde vragen, die gelden in alle landen waar ze werkzaam zijn. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de vraag of automatische handtekeningen al dan niet worden geaccepteerd. Het antwoord op zo’n vraag ontsluiten we met een systeem, zodat je als cliënt in één oogopslag de benodigde combinatie van informatie ziet voor alle landen waar het bedrijf actief is. Legal tech zorgt er bovendien voor dat je een sterkere relatie met cliënten opbouwt, want je bent als kantoor nu in feite de hele dag aanwezig op de desktop van je cliënt, ook voor de meer dagelijkse handelingen.”
Overheidsdiensten
Ook binnen overheidsdiensten zijn er inmiddels meer initiatieven om legal tech integraal onderdeel te maken van de bedrijfsvoering. Timmer: “Voor de publieke sector loont het vaak het meest om een relatief simpel proces beter op orde te krijgen. Er zijn vooral binnen de gemeentelijke praktijk veel primaire processen met relevante juridische aspecten, waarover juridische professionals nu veel advies geven en beleidsinstructies de organisatie in sturen. Het probleem met dit soort beleidsinstructies is echter vaak dat niemand ze goed leest. Technologie kan dergelijke processen beter ondersteunen. In sessies met gemeentejuristen over de mogelijkheden van legal tech komen bijvoorbeeld kwesties rond verlenen en beëindigen van subsidies vaak naar voren. We hebben daar inmiddels enkele prototypen voor ontwikkeld, die in de praktijk getest gaan worden. In het algemeen is een focus op laaghangend fruit verstandig; met relatief weinig moeite kan er veel voordeel worden behaald.”
Juristen moeten er wel bovenop zitten om ervoor te zorgen dat juridische informatie goed wordt verwerkt door een beslissysteem. Dat is nu nog lang niet altijd het geval, meent Timmer: ”Idealiter wordt bij het opstellen van regels al nagedacht over de technische verwerking. Deze verwerking ligt echter nog vaak bij ICT’ers. Ik denk dat juristen bij de overheid op dit punt de voortrekkersrol moeten gaan pakken. Als een proces wordt ingericht moeten ze hun stem laten horen, want dat is het uitgelezen moment om de compliance te regelen. Bij bedrijven is veel winst te behalen binnen contracteringsprocessen. Inkoop- en verkoopafdelingen willen de time to signature altijd zo kort mogelijk hebben. Legal is daarbij vaak een vertragende factor. Als je een groot deel van de gevallen via technologie verantwoord kunt ondersteunen, kunnen deze afdelingen in minuten een contract opstellen, in plaats van twee weken te moeten wachten op een advies van Legal. Het systeem kan complexe gevallen eruit filteren, waarin dan wel maatwerkadvies wordt verleend. Als de service in veel gevallen razendsnel is, begrijpt de andere afdeling dan ook beter dat er bij die casuïstiek kennelijk echt risico’s bestaan die analyse noodzakelijk maken.”
Revolutie
Ook Bavinck ziet de taak van de jurist verschuiven, van het herstellen van fouten naar het verbeteren van het business proces, door met een technische blik naar het juridisch werk te kijken. ”Het standaard juridisch werk kun je consolideren met behulp van webservices en je houdt je meer bezig met de vraag hoe je heel goede contracten of beslis-bomen kunt opstellen om claims en beroepen te voorkomen. De jurist krijgt een veel positievere rol.”
George Meurders, teammanager bestuurlijk juridische zaken bij de Provincie Gelderland, kan daarover meepraten. Hij was verantwoordelijk voor de implementatie van de applicatie ZyLAB, waardoor verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB-verzoeken) nu automatisch worden georganiseerd en klaargezet door de software. Medewerkers hoeven alleen nog een laatste kwaliteitscontrole te doorlopen. Meurders: “De afhandeling van WOB-verzoeken is een enorm tijdrovende bezigheid. Vaak wordt er veel informatie opgevraagd; zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je 6000 mails moet doorploegen, waarvan het merendeel niet relevant blijkt te zijn. Het is minder interessant, werk waardoor de kans op het maken van fouten toeneemt. Zylab heeft geholpen met basale functies: we hebben nu meer overzicht doordat documenten automatisch worden geüpload naar dezelfde plek, het systeem herkent identieke en bijna identieke documenten en je kunt codes toekennen die overeenkomen met de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur. Het systeem lakt persoonsgegevens ook steeds beter automatisch weg. Je moet het resultaat nog wel controleren, maar dit scheelt al veel werk en het verkleint de kans op fouten. De volgende stap is dat de software ook andere categorieën informatie gaat herkennen en in lijn van de WOB kan weglakken, zoals bedrijfsgegevens of persoonlijke beleidsopvattingen. Maar dat zal nog wel even op zich laten wachten. In de toekomst zal het aantal documenten dat actief, dus niet op aanvraag, openbaar wordt gemaakt, veel groter worden. Het is meer dan welkom om bij het ontwerpen van documenten al categorieën aan te brengen. Dan wordt de kans op automatisering veel groter.”
Meurders vervolgt: “We hebben wel een klein taalgebied, dus dat zit het lerende vermogen − dat gebaat is bij grote volumes − van software in de weg. Ook daarom nodig ik andere overheidsorganisaties uit om zich te verdiepen in dergelijke systemen. We staan aan het begin van een revolutie, zo voelt het zeker.”
Voorloper
Bij de gemeente Amsterdam loopt nu een pilot met een beslissysteem van Berkeley Bridge. Mirjam van der Sluis, directiesecretaris en ontwikkelingsmanager, vertelt: “De pilot zit aan de voorkant van ons juridisch proces. We hebben namelijk gemerkt dat bij besluiten die veel voorkomen, bijvoorbeeld op het gebied van weggeknipte fietsen of aanvragen voor gehandicaptenparkeerkaarten, de burger vaak behoefte heeft aan extra informatie. Onze beslisboom geeft je dit na beantwoording van een paar simpele vragen. Vervolgens is de burger, beter voorbereid, aan zet: dien ik wel of niet een bezwaarschrift in? Hetzelfde principe hebben we ook intern uitgerold, want ook collega’s hebben vaak dezelfde vragen. Via software krijg je nu automatisch antwoord op je vraag. Nu je niet meer honderd keer dezelfde vraag hoeft te beantwoorden, houd je het leuke maatwerk over. Het persoonlijk contact wordt ook beter, want daar is nu sowieso meer tijd voor en het systeem leidt je bovendien snel naar de juiste persoon. De pilot wordt binnen de gemeente dan ook breed gedragen.”
Timmer denkt dat de overheid op den duur zelfs voorloper wordt met de implementatie van legal tech. “De publieke sector kent een enorm ontwikkelpotentieel: we kennen ruim 300 gemeenten zonder onderlinge concurrentie, dus we kunnen applicaties open source ontwikkelen en zo van de ene in de andere gemeente toepassen. Dat geeft op den duur een voorsprong.”
Dikke contracten
In de advocatuur zien we het werk ook verschuiven: het voor advocaten minder interessante standaardwerk wordt bij grotere kantoren inmiddels veelal uitbesteed aan alternative legal service providers. Blijven over de interessante zaken en transacties met hoge waarde. Plink geeft aan dat legal tech ook bij het standaardwerk een grote rol kan spelen en veel meer waarde kan ontsluiten. Een goed voorbeeld is geautomatiseerd contractmanagement. “Je ‘sluit’ als het ware je contract aan op interne software applicaties. Stel: je sluit een contract over de aanbesteding van een brug. In zo’n contract zitten mijlpalen met daaraan verbonden boetebepalingen. Nu verdwijnt zo’n contract na de onderhandelingen meestal in een la, met als gevolg dat mijlpalen maar matig worden bijgehouden. Een modern contract life cycle managementsysteem analyseert contracten en legt alle verplichtingen meetbaar vast en verbindt verplichtingen aan systemen waarin gemeten wordt of een mijlpaal gehaald is of niet en zo niet dan berekent het systeem automatisch een eventuele boete. Dit is duidelijk de richting waarin contractmanagement zich begeeft.”
Het slechts bijhouden van de laatste trends en ontwikkelingen zal echter voor de grote advocatenkantoren niet afdoende zijn om de nieuwe concurrentie voor te blijven. Er zal daadwerkelijk verandering moeten komen, zegt Plink. “De big 4 accountancykantoren zijn druk bezig aan een opmars in de juridische sector en ik acht de kans op succesvolle concurrentie hoog: ze hebben een grote schaal, grotere geografische spreiding dan de meeste advocatenkantoren, een succesvolle geschiedenis om op andere gebieden dan accountancy succesvol te worden ‒ denk aan management consultancy ‒, een betere naamsbekendheid en betere branding. Dat dwingt de advocatuur om te herijken. Het businessmodel van de advocatuur is in wezen nog nooit veranderd. Dat kan niet oneindig doorgaan, er komt vroeg of laat een disrupter. Wat is het juridische equivalent van Airbnb of Uber dat de juridische tak op zijn gat laat liggen? Hoe dat er precies gaat uitzien is nog de vraag, maar dat het gaat komen is zeker. Als ik het antwoord had, dan was ik het aan het bouwen.”
