Een mailtje, telefoontje of appje van de partner: of je vanavond of dit weekend even een dagvaarding wilt voorbereiden of een contract wilt becommentariëren. Advocaten dienen bereikbaar te zijn. Wat betekent de – nog niet in werking getreden – Wet op het recht op onbereikbaarheid voor hen?
Vinden advocaten het vervelend wanneer ze in hun vrije uren toch moeten werken, of zien ze het als part of the job? PvdA-Kamerlid Gijs van Dijk ziet er in ieder geval een verhoogde kans op burn-out in, en diende het initiatiefwetsvoorstel Wet op het recht op onbereikbaarheid in. Dat gaat regelen dat werkgever en werknemer betere afspraken moeten maken over ‘onbereikbaarheid’ in de avonduren en de weekenden. Hoe valt dat in de advocatuur?
“Af en toe overwerk in de avond of het weekend is inherent aan het vak van advocaat”, zegt partner Jean-Luc Coenegracht (Boels Zanders), “bijvoorbeeld als je de volgende dag een kort geding hebt.” Daar staat wel wat tegenover. “Ons kantoorbeleid is erop gericht dat we onze medewerkers zoveel mogelijk in staat stellen hun work life balance goed te bewaken. Bereikbaarheid buiten kantoortijden ontmoedigen we dan ook eerder dan dat we die aanmoedigen. Het beroep van advocaat is zwaar, het is werken onder tijdsdruk, zware verantwoordelijkheid en grote onvoorspelbaarheid. Juist daarom moedigen wij aan dat advocaten ‘s avonds de tijd en rust nemen om zich echt te kunnen opladen voor de dag van morgen.”
‘Gaat wat ver’
Erwin Rademakers, managing partner van AKD vindt onbereikbaarheid ‘wat ver gaan’. “Het hangt heel erg af van je praktijk en van de afspraken die je met cliënten maakt. Als je met een cliënt samenwerkt die ‘s avonds ook niet werkt, dan is de situatie heel anders dan dat je een zaak hebt waar in meerdere continenten wordt gewerkt.”
Hij geeft als voorbeeld de verkoop van Takeaway.com in Vietnam, waarbij AKD te maken had met drie jurisdicties: Nederland, Korea en Vietnam. “Ons team kan op dat moment onmogelijk ‘s avonds onbereikbaar zijn. Als het bij ons avond is, is het nacht in Korea en wordt er bijvoorbeeld van ons verwacht dat er de volgende ochtend nieuwe versies van bepaalde documenten liggen. Daar gaat heel wat mailverkeer aan vooraf.” Dat geldt volgens Rademakers ook als wordt samengewerkt met kantoren uit ons netwerk in de VS: dan wordt diezelfde bereikbaarheid verwacht. “Wel vind ik het belangrijk dat er onderling over wordt gesproken. Als een mail tot de volgende dag kan wachten, dan is dat prima. Direct antwoorden, ook in avonden, is geen doel op zich.”
Spoedeisendheid
Volgens Coenegracht is er een verschil tussen bereikbaarheid voor collega’s en voor klanten. “Binnen ons kantoor hebben medewerkers al relatief snel zelf contact met klanten. We benadrukken richting de medewerkers wel dat de klant ons altijd moet kunnen bereiken, als dat voor de zaak nodig is. We zijn een dienstverlenende organisatie, maar ook daaraan moeten grenzen kunnen worden gesteld.”
Bij Boels Zanders is de ervaring dat klanten ook steeds beter hun work life balance bewaken en dus alleen buiten kantooruren contact opnemen als dat vanwege spoedeisendheid of tijdsverschillen niet anders kan. “Als het nodig is, staan we uiteraard klaar voor onze klanten, ook ‘s avonds of in het weekend. Als collega’s en leidinggevenden zullen we medewerkers alleen vragen buiten kantoortijden te werken als dat vanwege de spoedeisendheid van de zaak onvermijdelijk is. In alle andere gevallen stimuleren we medewerkers juist om op gezette tijden voldoende rust te nemen en ook hun vakanties te genieten.”
Weerstand
Volgens Nana Le Brun, directeur van Ten Holter Noordam, is bereikbaarheid afhankelijk van de cultuur van een kantoor. “Wij vinden leven naast werk belangrijk. Het is een open deur: een goede work life balance. Dat komt ook door de jonge generatie, die stellen dat zeer op prijs.”
Als een kantoor, zo zegt Le Brun, verwacht dat in het weekend of avonduren telefoontjes, mailtjes of appjes worden beantwoord, dan moet je dat faciliteren. Bij Ten Holter Noordam krijgen alle juristen een telefoon en laptop van kantoor, waarmee ze ook thuis, in de trein of bij een cliënt kunnen werken. Inloggen is makkelijk, reageren op mails ook. “Moeten ze veel werk verrichten om op de eigen computer een kantoormail te lezen, dan creëer je weerstand.”
Bij Ten Holter Noordam gaan ze ervan uit dat de advocaten thuis hun mail checken, ‘zeker als er wat speelt – zij het steeds met respect voor het privébestaan’. “Onze mensen willen ook op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen rond hun zaken. Daarover heb ik nooit klachten gehoord. Er staat ook wat tegenover: als je thuis hebt doorgewerkt, dan schrijf je die tijd en dan kun je op een ander moment weer wat vrij pakken. Dat gaat op basis van vertrouwen.”
Geen protocol
Een geschreven protocol hierover heeft Ten Holter Noordam niet. “Onze mensen werken als het nodig is. Dat is de basis. Onbereikbaarheid is lastig in de advocatuur. Het kan ook de drive die veel advocaten hebben beteugelen. Wellicht gaan we algemene formuleringen opnemen in het personeelshandboek, maar geen uitgebreide protocollen of strakke kaders – dat tast de vrijheid van onze mensen aan. Vergeet ook niet: wat de een prettig vindt – bereikbaar zijn – vindt de ander belastend.”
Ook bij Boels Zanders werken ze niet met protocollen, regels en beleid over bereikbaarheid, zegt Coenegracht. “Dit moet meer in de cultuur van je kantoor zitten dan dat het wordt beschreven in je handboek.” En ook AKD vindt dergelijke protocollen niet nodig. “We vinden het wat overdreven om hier regels over op te stellen, maar het onderlinge gesprek hierover tussen partners, associates en staf is belangrijk”, zegt Rademakers.
Onregelmatige werktijden
Bij Loyens & Loeff is wel al een extra stap gezet. Daar is vorig jaar onder alle medewerkers een engagement survey gehouden, waaruit onder andere naar voren kwam dat work-life balance een belangrijk punt van aandacht is. “Het onderwerp staat dus al hoog op onze lijst van prioriteiten en we zien dat flexibeler werken voor de jongere generatie belangrijk is”, zegt managing partner Bram Linnartz.
Een keerzijde is er ook. “Als je voor een groot advocatenkantoor zoals Loyens & Loeff gaat werken, met internationale cliënten die bezig zijn met grote, internationale deals, dan weet je dat onregelmatige werktijden er soms bij horen. Onze cliënten verwachten van ons dat we snelle en kwalitatief hoogwaardige service verlenen en dat betekent dat je flexibel beschikbaar moeten zijn. Aan de andere kant zijn onze medewerkers ons grootste goed, en investeren we veel in ze. In vaktechnische opleidingen, in hun persoonlijke ontwikkeling maar ook in zaken als mindfulness op kantoor. Het is voor ons belangrijk dat het goed gaat met onze mensen en dat ze zicht prettig voelen op kantoor. Een goede work-life balance hoort daarbij. Dat bevordert ook creativiteit, oplossingsgerichtheid en plezierig samenwerken. En daar profiteren onze cliënten weer van.”
‘Het werk moet af’
Bij Rutgers & Posch is de stelregel – net als elders: het werk moet af. “Het zal best voorkomen dat een medewerker het vervelend vindt als hij op een verjaardagsfeest een dringend verzoek krijgt een stuk te beoordelen”, zegt Lennaert Posch. “Maar dat zijn uitzonderingen.” Inge de Laat, managing van partner van dat kantoor: “Het is dan ook geen probleem als die persoon ‘s ochtends wat later op het werk verschijnt.”
Volgens De Laat kán het wetsvoorstel voor de advocatuur problemen gaan opleveren. “Maar omdat onze mensen ook thuis kunnen werken, zal het voor ons kantoor meevallen. Thuis werken biedt flexibiliteit: je haalt je kinderen even van school, ‘s avonds werk je even door. Onze medewerkers zijn niet gehecht aan kantoortijden.” Maar als de wet in werking is getreden, gaan we natuurlijk wel met de mensen in gesprek, zoals de wet voorschrijft, zegt zij. “Maar dan blijft de kwaliteit van het werk, en dus ook de tijdigheid, een belangrijke factor. In de praktijk zal er met deze wet niet veel veranderen, vermoed ik.”
Posch ziet de wet meer als een proefballonnetje. “Als mensen het werk leuk vinden en er voldoening uithalen, is de kans op een burn-out veel kleiner. Even doorwerken in het weekend wordt dan ook niet als een zware belasting gezien. Het hoort erbij en advocaten weten dat.”
Een grote verandering in de manier waarop advocaten werken ziet Coenegracht (Boels Zanders) dan ook niet met dit wetsvoorstel. “Als we op grond van de wet afspraken moeten vastleggen, dan zullen die ertoe strekken dat bovenstaande cultuur wordt gehandhaafd. Wij verwachten niet dat de wet aanleiding zal zijn om ons beleid en werkwijze aan te passen. Er zullen vast kantoren zijn die door de wet tot een ingrijpendere cultuuromslag worden gedwongen, maar ik verwacht dat het merendeel van de kantoren het belang van een gezonde balans tussen work en life inmiddels wel onderkent.”
