“De eerste lockdown in maart 2020 had bij het Nederlands Arbitrage Instituut, zoals bij vele organisaties, een impact op de inrichting van de werkprocessen. Wij moesten ons, van de één op de andere dag, in versneld tempo vernieuwen. De onvoorziene omstandigheid van het op afstand werken van het gehele team, van het essentiële belang van een goede digitale infrastructuur, zowel intern als extern, en onder die gewijzigde omstandigheid de continuïteit waarborgen van de organisatie en van de diensten aan partijen, counsels en arbiters heeft ons gedwongen versneld te kijken naar efficiency-aspecten van onze dienstverlening. De taak om als NAI bij te dragen aan stabiliteit in onzekere tijden heeft ons in die eerste maanden niet losgelaten.
Urgentie
Arbitrage is rechtspraak door arbiters. De arbitrage vervangt de procedure voor de overheidsrechter en de arbitrale vonnissen zijn bindend voor alle partijen. Bij het NAI administreren wij commerciële geschillen, onder ons arbitragereglement. In de eerste golf was er veel onduidelijkheid bij partijen en scheidsgerechten omtrent de voortgang van procedures. Wij merkten dat wij als instituut een belangrijke rol speelden in informatievoorziening en begeleiding. Wij voelden een grote verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat partijen hun procedure zonder onnodige vertraging konden laten voortgaan. Ik herinner mij goed de urgentie die er direct was bij het gehele team om dit samen vorm te geven. Zo stelden wij direct ‘richtlijnen’ op, zowel intern als extern, over hoe het NAI opereert in tijden van COVID-19. Wij hebben daarin altijd de richtlijnen van het RIVM, de Rijksoverheid en de WHO als leidraad genomen.
Geen geëffend pad
Gemiddeld op jaarbasis administreren wij 120 lopende zaken, waarvan circa de helft met een internationale component, bijvoorbeeld als een van de partijen is gevestigd in het buitenland. Het afgeven van duidelijke richtlijnen en duidelijke communicatie heeft in die weken een prominente rol gespeeld. Ik denk achteraf gezien dat wij er goed in zijn geslaagd om COVID-19-gerelateerde problemen binnen onze dienstverlening buiten de deur te houden, al was het geen geëffend pad. Dat maakte het tegelijk ook uitdagend. Wij zijn er trots op dat zittingen bij ons niet zijn uitgesteld en dat deze al snel virtueel konden plaatsvinden. De maatregelen die wereldwijd zijn genomen om COVID-19 te bestrijden hebben er in onze sector ook toe geleid dat het gebruik van digitale technologieën, bijvoorbeeld ten aanzien van de organisatie van zittingen, niet langer optioneel is wanneer partijen niet willen of kunnen wachten tot de huidige crisis voorbij is.
Reflectie
Inmiddels werken wij – als team – nog steeds zoals wij ons in die allereerste weken organiseerden. We starten iedere dag met een TEAMS call waarin wij lopende zaken bespreken en de handelingen doornemen die op die dag voorliggen. Het hele team, van de medewerkers van de financiële administratie tot aan de case managers en de juristen die werken op de zaken, is aanwezig. Iedereen speelt een belangrijke rol bij het waarborgen van de continuïteit. Dit overleg is ook na COVID-19 niet meer weg te denken. Dat geldt overigens ook voor gemeenschappelijke activiteiten om ook naast het werk ruimte te bieden voor reflectie. Zo wandelen wij op gezette tijden als team – ieder in zijn of haar eigen omgeving – en kunnen wij tijdens de wandeling inbellen als daar behoefte aan is. Dan gaan de gesprekken niet over werk maar over de presidentsverkiezingen in Amerika of de laatste aflevering van ‘Wie is de Mol’.
Guidelines
Ik heb ook gezien hoe wij als sector, buiten de eigen organisatie om, kennis deelden en elkaar steunden. Arbitrage-instituten uit verschillende landen vonden elkaar in deze onzekere tijd en werkten samen om arbitrage als een vorm van geschilbeslechting er sterker uit te laten komen. Ik heb in mijn hoedanigheid ook gesprekken gevoerd met mijn peers in andere landen. Als NAI hebben wij samen met de Dutch Arbitration Association guidelines opgesteld, die betrekking hebben op de vraag hoe om te gaan met virtuele zittingen. Deze guidelines hebben wij gepubliceerd.
Vernieuwen
Tot op heden is het met het NAI goed gegaan, ondanks de crisis. Het aantal lopende zaken is stabiel gebleven en het aantal zaken met een groot belang is zelfs gestegen. Ook hebben wij aanleiding gezien het team recent uit te breiden met twee juristen. Ik heb direct ondervonden dat samenwerking in deze crisis een effectieve reactie op Covid-19 was. En de maatregelen hebben ertoe geleid dat wij onszelf blijven vernieuwen op het gebied van digitalisering, een prioriteit die voorlopig hoog op de agenda zal staan.”
