Advocaten- en notariskantoren printen significant meer dan bedrijven van gelijke grootte in andere sectoren. In de juridische sector staan documenten centraal. Efficiënte documentstromen volgens de hoogst mogelijke beveiligingsnormen en naleving van alle voorschriften is essentieel in deze concurrerende omgeving.
Vaak adviseren juristen hun cliënten over de privacywetgeving en over het thema gegevensbeveiliging. In het kader van ‘practice what you preach’ is het des te opvallender dat veel kantoren niet op de hoogte zijn van hoe het is gesteld met de veiligheid van hun eigen praktijkgegevens. We gaan steeds meer toe naar een ‘paperless office’, waar papieren dossiers vervangen worden door digitale. Daarom is het zeker nu tijd om stil te staan bij hoe kantoren hun data en die van hun cliënten eenvoudig kunnen beveiligen.
Gegevens in verkeerde handen
U moet er niet aan denken dat data in verkeerde handen komt. Een goede privacybescherming en dataveiligheid begint met een documentoplossing die voldoet aan de strengste veiligheidsnormen. Zo houdt u vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.
Om een eerste indruk te krijgen van het veiligheidsniveau rond data binnen uw kantoor op dit moment, is het raadzaam voor uzelf antwoord te geven op de volgende vijf vragen:
- Zijn alle pc’s, terminals, printers, copiers en multifunctionals binnen het kantoor beveiligd met een wachtwoord?
- Zijn de rollen en toegangsniveaus voor gebruik van digitale documenten duidelijk beschreven en geïmplementeerd?
- Wordt er met betrekking tot digitale documenten gewerkt met ‘audit trails’ en digitale handtekeningen?
- Worden alle digitale documenten versleuteld opgeslagen?
- Zijn voor alle systemen de vereiste beveiligingsnormen conform ISO 15408/IEEE 2600.1 gespecificeerd en geïmplementeerd?
Bij drie of meer met ‘nee’ beantwoorde vragen, is het zaak om meer aandacht te besteden aan de veiligheid van uw data.
Belang van efficiënt documentmanagent
Juristen, juridische advieskantoren en advocatenmaatschappen zijn onderworpen aan speciale organisatorische richtlijnen die wettelijk zijn vastgesteld. Dit begint al met het bijhouden van uitgebreide verslagen voor ieder mandaat. Advocatenkantoren printen tot zestig procent meer dan ondernemingen van gelijke grootte in andere sectoren. Bovendien is de bescherming van dataprivacy onderhevig aan speciale standaarden. Met de almaar groeiende hoeveelheid aan werk, worden efficiënt documentmanagement, veilige communicatie en verzekerde naleving van wettelijke bepalingen steeds belangrijker.
Er zijn documentmanagementoplossingen specifiek voor advocaten- en notariskantoren. Ze zijn speciaal ontwikkeld om advocatenkantoren te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. De combinatie van een juridisch, sectorspecifieke multifunctional, documentmanagement-oplossingen en IT-diensten, komt tegemoet aan de specifieke vereisten van de sector als het gaat om efficiëntie, veiligheid en compliance met juridische en industrienormen.
Een goede documentmanagementoplossing biedt de volgende voordelen:
- Sneller opstellen van contracten
- Efficiëntere communicatie met cliënten en de rechtbank, maar ook onderling tussen advocatenpraktijken
- Sneller terugvinden van informatie
- Betere naleving van regels
- Betere privacy en integriteit van informatie
- Complete veiligheid van data, documenten en vertrouwelijke cliëntdossiers
- Hogere operationele veiligheid dankzij geautomatiseerde documentprocessen, versiebeheer en disaster recovery
- E-compliance en audit proof: klaar voor legal-richtlijnen en bestuurlijke vereisten
Juridisch nauwkeurig
De truc is om een verscheidenheid aan oplossingen, bestaande uit hardware, applicaties en diensten, te combineren. Deze zijn individueel op maat gemaakt voor specifieke werkmethoden en wettelijke vereisten van ieder advocatenkantoor: vertrouwelijkheid, bescherming tegen niet-geautoriseerde toegang en volledige traceerbaarheid van alle stappen van de verwerking middels ‘revision-proof’-documentenopslag. In de praktijk varieert het dienstenaanbod van oplossingen voor multifunctionals speciaal ontwikkeld voor advocatenkantoren, tot professionele diensten, IT-infrastructuurmanagement, en veilig cloud- en mobiel printen. Diensten reiken zelfs tot het omzetten van geschreven documenten in geluidsopnames. Hierdoor kan de inhoud van een document op elk moment worden beluisterd vanuit iedere locatie.
Economisch efficiënt
Advocatenkantoren zijn ook economische entiteiten die mate met elkaar concurreren. Daarom ondersteunen documentmanagementoplossingen automatisch de specifieke interne workflows en de managementprocessen van het advocatenkantoor in het algemeen. Net als bij andere bedrijven hebben zulke processen een significante invloed op de productiviteit en daardoor ook op het economische resultaat. Het resultaat is efficiënt documentmanagement en geautomatiseerde documentworkflows. Er zijn veel voordelen in de dagelijkse werkroutine: mandaten worden sneller verwerkt, de communicatie met klanten, andere advocatenkantoren en rechtbanken wordt efficiënter en documenten worden opgenomen in een gestructureerd systeem.
Kijk voor meer informatie op http://legal.konicaminolta.nl
