Wat is er specifiek ‘Russisch’ aan het onderhandelingsproces met Russische partijen?
In de twintig jaar dat ik nu in Rusland werk als juridisch adviseur is er erg veel veranderd. De wilde jaren (negentig) zijn echt voorbij. De ietwat duistere zakenlieden, ‘Jacobse en Van Es’ types, die niet verder keken dan de winst van de dag, zijn vervangen door normale zakenmensen met een langere termijnvisie. Maar ook de normale Russische zakenlieden en juristen vertonen toch opmerkelijke trekjes.
Als je voor de eerste keer op het kantoor van de andere partij wordt ontvangen, word je in een geheel lege spreekkamer geloodst. Een voor een druppelen er personen binnen. Niemand stelt zich voor; visitekaartjes worden niet uitgewisseld. Als laatste komt de eigenlijke gesprekspartner binnen en deze voert het woord. De anderen luisteren toe. Gedurende het gesprek staan sommigen van hen opeens op en verlaten de kamer. Wie zij zijn en waarom zij erbij waren wordt nooit duidelijk. Heel vaak wordt er helemaal niets te drinken aangeboden, maar het tegenovergestelde komt ook voor: koffie, thee, water en schalen met bonbons en koekjes op tafel!
Hoe aardig en gastvrij Russen soms ook zijn, dit zegt niets over hoe zij in de onderhandelingen staan. Het basisprincipe is wantrouwen. Niet dat zij er nu altijd vanuit gaan dat de andere partij niet te vertrouwen is, het is vaak zo dat zij niet het risico willen lopen dat zij iets over het hoofd zien dat hen later zal opbreken. Je zult dit dus ook eerder zien wanneer de onderhandelingen worden gevoerd door iemand in dienst van de onderneming. Om dit risico te beperken doen de meeste Russen alleen zaken met reeds bestaande relaties of met personen die hun zijn aanbevolen door bestaande relaties. Hieruit volgt dat het heel belangrijk is om een goede band op te bouwen met Russische handelsrelaties. De trend om dit doel te bereiken door samen een keer goed dronken te worden en/of een hele dag in de sauna door te brengen is aan het verdwijnen. Wat beter bijdraagt aan het opbouwen van onderling vertrouwen is tegenwoordig om je afspraken tijdig en correct na te komen en goede kwaliteit te leveren. Opmerkelijk is dat Nederlanders een goede onderhandelingsreputatie hebben in Rusland: zij staan bekend als eerlijk en betrouwbaar.
Bij Russische advocaten geldt het wantrouwen nog sterker. Gedragsregels en onderlinge advocatenetiquette zoals wij die kennen in Nederland bestaan in Rusland niet echt, dus er wordt niet vanuit gegaan dat een advocaat de waarheid spreekt. In tegendeel, advocaten in Rusland kunnen alle mogelijke trucs toepassen om de andere partij in de val te lokken. Wees daar dus op voorbereid.
Wat heel belangrijk is, en ook in het reeds geschetste kader van wantrouwen past, is om de gemaakte afspraken goed op papier te zetten. Doe het ook meteen in twee talen, verticaal naast elkaar. Ik maak vaak mee dat iedere nieuwe tekst die wordt voorgesteld minutieus wordt gecontroleerd en dat men het ook nog eens een paar dagen wil laten inzinken om toch vooral niets over het hoofd te zien. Doe dat zelf dus ook en controleer voor het ondertekenen van een contract of de tekst klopt. Ga daar niet blindelings van uit!
Als jurist met twintig jaar ervaring in Rusland heb ik vaak te maken met clienten die alles wel goed hebben uitonderhandeld, maar daarna hebben verzuimd om het in de goede contractsvorm te gieten. Meestal is het een emailtje, een telefoonnotitie, een scan-copie van een getekend contract of een contract wat niet door alle partijen is getekend. Als er dan later geprocedeerd moet worden, heb je geen schijn van kans. Getuigenverhoren vinden nooit plaats, dus je bewijs moet schriftelijk zijn. Alleen originele contracten met alle handtekeningen van de bevoegde personen in blauwe inkt en met het bedrijfsstempel worden geaccepteerd. Het ronde bedrijfsstempel is weliswaar al twee jaar niet meer wettelijk verplicht, maar de rechters blijven het eisen. Het is erg handig om zelf ook zo’n stempel te hebben.
De afspraken moeten duidelijk in het contract staan. In het geval van typefouten of vergissingen in de tekst gaat de rechter niet kijken wat er mogelijk bedoeld was. Er wordt alleen gekeken naar wat er staat. Het begrip ‘redelijkheid en billijkheid’, een grondbeginsel in het Nederlandse burgerlijke recht waar onoplettende contractonderhandelaars op kunnen terugvallen, wordt in Rusland niet gehanteerd. De letter van de wet en de letter van het contract geven de doorslag.
