Vertrouwelijkheid begint bij het printerpaneel
Voor juridische professionals is privacy geen abstract begrip, maar een dagelijkse werkelijkheid. Stukken die op de printer blijven liggen, kunnen worden ingezien door collega’s die op dat dossier niet zijn betrokken, door bezoekers in de wachtruimte of door externe dienstverleners die in het pand werken. Dat is niet alleen ongemakkelijk, het kan ook leiden tot een datalek in de zin van de AVG, met alle meldingsplichten en reputatieschade die daarbij komen kijken.
Een goed ingericht printbeheer ondervangt dat risico op een natuurlijke manier. Met functies als follow me printing wordt een document pas daadwerkelijk uitgeprint op het moment dat de gebruiker zich bij het apparaat identificeert, bijvoorbeeld met een pas of pincode. Komt de gebruiker niet langs, dan wordt de opdracht na verloop van tijd automatisch verwijderd. Geen verdwaalde stukken meer in de papierlade, geen onnodig gevoelige informatie binnen handbereik van de verkeerde persoon. Datzelfde principe maakt het ook mogelijk om vanaf elke werkplek of locatie een opdracht naar de printer te sturen en die op te halen op het apparaat dat het beste uitkomt, zonder dat de inhoud onderweg ergens onbeheerd achterblijft.
Daarnaast biedt centraal beheer inzicht in wie wat heeft geprint, gescand of gekopieerd. Voor een kantoor dat zich moet kunnen verantwoorden richting toezichthouders of cliënten is dat geen overbodige luxe, maar een logisch onderdeel van een volwassen informatiehuishouding. Het maakt ook dat eventuele incidenten herleidbaar zijn en dat afspraken rond geheimhouding niet alleen op papier bestaan, maar ook in de technische inrichting worden ondersteund.
Wat managed print services concreet inhouden
De term klinkt op het eerste gehoor breed, maar de invulling is in de praktijk vrij concreet. Bij managed print services neemt een externe partner het volledige beheer van de printomgeving over. Dat begint met een analyse van het huidige gebruik: hoeveel apparaten staan er, hoe vaak worden ze gebruikt, waar staan ze opgesteld, en sluit dat aan op de manier waarop het kantoor werkt? Niet zelden komt daaruit naar voren dat een aanzienlijk deel van de aanwezige capaciteit nauwelijks wordt benut, terwijl op drukke plekken juist regelmatig wachtrijen ontstaan.
Op basis daarvan volgt een ontwerp van een passende omgeving. Soms betekent dat minder apparaten op strategische plekken, soms juist een herverdeling tussen secretariaat, advocatuur en ondersteunende afdelingen. Vervolgens worden levering, installatie, onderhoud en toelevering van verbruiksmaterialen zoals toner door één partij verzorgd. Storingen worden proactief gemonitord, vaak nog voordat een medewerker doorheeft dat er iets niet werkt. Ook software-updates en beveiligingspatches lopen mee in dat beheer, zodat de printomgeving op hetzelfde niveau wordt onderhouden als de rest van de IT.
Voor het kantoor verandert er in de dagelijkse praktijk weinig; men print, scant en kopieert zoals altijd. Wat wegvalt zijn de losse contracten, de versnipperde facturatie en de discussies over welke leverancier nu eigenlijk verantwoordelijk is wanneer er iets hapert. Office managers en kantoordirecteuren krijgen daarmee tijd terug voor zaken die wél bij hun rol horen.
De verborgen kosten van ongecontroleerd printen op kantoor
Vraag een willekeurig advocatenkantoor wat het jaarlijks uitgeeft aan printen, en het antwoord blijft vaak vaag. De aanschaf van apparaten zit ergens in de boekhouding, toners worden besteld wanneer ze op zijn, onderhoudscontracten lopen via verschillende leveranciers en het papier komt mee met de algemene kantoorbestellingen. Bij elkaar opgeteld gaat het al snel om een fors bedrag, zonder dat iemand de totale rekening voor zich ziet.
Daar komt bij dat ongecontroleerd printgedrag zelf ook geld kost. Stukken die in kleur worden geprint terwijl zwart-wit had volstaan, dubbele uitdraaien omdat de eerste versie zoek is, of complete dossiers die op papier worden geprint terwijl digitaal raadplegen prima zou kunnen. Het zijn kleine bedragen per handeling, maar op jaarbasis tikken ze stevig aan. Tel daarbij op dat een verouderd apparaat vaak duurder is in onderhoud dan in aanschaf, en het beeld wordt al snel scherper.
Door printbeheer onder te brengen bij één partij ontstaat er één heldere kostenstructuur, meestal op basis van een prijs per afdruk. Het kantoor weet vooraf waar het aan toe is, kan sturen op gebruik per afdeling en heeft één aanspreekpunt bij vragen. Daarbij ontstaat ruimte om ook duurzaamheidsdoelen mee te nemen, omdat inzicht in gebruik vrijwel automatisch leidt tot bewustere keuzes. Voor kantoren die willen onderzoeken hoe zo’n inrichting eruitziet binnen een juridische werkomgeving, is een gespecialiseerde aanbieder van managed print services een logisch startpunt. Een ervaren partner zoals PCI kan daarbij helpen om de printomgeving aan te laten sluiten op de manier van werken op kantoor, met heldere afspraken en zonder verrassingen achteraf.
