Een interview over time to cash met Peter Westerbeek, Consultant bij NEXTlegal
“Time to cash omvat de hele doorlooptijd van het vastleggen van het dossier tot en met het
betaald krijgen van de geschreven tijd. Hoe korter deze periode, des te gezonder uw
financiële huishouding.”
Wat is time to cash?
“Time to cash omvat het hele traject, vanaf het moment dat de cliënt binnenkomt tot aan het
betaald krijgen van de geschreven tijd. In de Verenigde Staten is deze term gangbaar, maar in
Nederland nog relatief onbekend. Juist bij advocatenkantoren is de time to cash vaak
aanzienlijk lang in vergelijking met andere sectoren.”
Welke onderdelen vallen onder time to cash?
“Er zijn verschillende processen en activiteiten binnen dit principe die van invloed zijn op de
time to cash. Hieronder bespreek ik deze in het kort. Een uitgebreide toelichting volgt de
komende periode in vervolgblogs.
Dossierintake
Door de vastlegging van dossiers zo eenvoudig mogelijk te houden, beschikt de advocaat snel
over het dossier om gewerkte tijd direct te registreren. Op het moment dat een dossier
aangemaakt kan worden, ook wanneer de gegevens nog niet compleet zijn, kan de
tijdschrijver direct aan de slag. Voordeel van NEXTmatters is daarbij dat er door de diverse
koppelingen en checks, veel informatie al voor u wordt ingevuld.
Tijdschrijven
Tijdschrijven is allesbepalend voor het verdere verloop van het time to cash proces. Hoe
sneller en foutlozer de tijd wordt geschreven, hoe sneller de factuur wordt verstuurd en
betaald. Dit komt doordat er minder discussie rondom de verantwoording op de tijdregels
nodig is. Immers, hoe sneller tijd wordt geregistreerd, des te accurater de tijdregel is
vastgelegd.
Declaratie workflow
Het stroomlijnen van het declaratieproces zorgt ervoor dat het onderhandenwerk sneller wordt
gefactureerd. In NEXTmatters betekent dit: geen onnodig gesjouw met papieren voorstellen,
maar alles gedigitaliseerd (van creatie van de declaratierun tot het versturen van de facturen in
bulk). Hierdoor wordt het doorvoeren van aanpassingen op de concept declaratie eenvoudiger
wordt uitgevoerd. Alle correcties worden ook (inclusief de reden hiervoor) historisch
vastgelegd.
Debiteurenbeheer
Goed debiteurenbeheer werkt altijd in het voordeel. Door de naadloze aansluiting
tussen NEXTmatters en AFAS is het eenvoudig om debiteuren te helpen herinneren.
Betalingstermijn
Veel kantoren hanteren een betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen. Echter zien wij in de
praktijk dat facturen pas veel later worden voldaan. Uit onze diverse diverse steekproeven,
blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald. Tools die kunnen
helpen zijn onder andere UBL (zakelijk B2B). Deze facturen worden gemiddeld 16 dagen
eerder betaald doordat de factuur direct en zonder (mogelijke) menselijke errors in de
boekhouding terechtkomt voor verdere verwerking. Een andere mogelijkheid is gebruikmaken
van iDeal (particulier B2C). Tot 40% van de ontvangers betaalt een factuur dezelfde dag bij
ontvangst van een iDeal-betaallink.”
‘Uit diverse steekproeven die wij hebben gedaan, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de
60-70 dagen wordt betaald.’
Wat is het grootste struikelblok rondom time to cash bij advocatenkantoren?
“Voornamelijk ligt het struikelblok bij ondersteuners en de afhankelijkheid van advocaten.
Wanneer advocaten niet toekomen aan het schrijven van tijd of het beoordelen van concept
declaraties, stokt het proces. Bewustwording is cruciaal; workshops over het belang van tijdig
tijdschrijven kunnen hierbij helpen.
Een voorbeeld: aan het einde van de maand wordt een run gedraaid. Er gaan op vijftig
dossiers concept declaraties naar de tijdschrijvers. Vanwege uiteenlopende redenen zoals
prijsafspraken, te veel geschreven tijd of een cliënt met betaalproblemen, wordt besloten om
nu nog maar de helft van de declaraties te versturen. De overige helft blijft dan liggen. Dat is
zonde.”
Terug naar het tijdschrijven: welke hulpmiddelen zijn hiervoor?
“Ik kijk nu even naar NEXTmatters. Deze oplossing biedt de gebruiker diverse methoden om
de tijd zo efficiënt mogelijk te registreren. Hierdoor zijn ‘vergeten’ urenregels verleden tijd en
hoeft men nadien niet meer na te denken over wat ze ook alweer gedaan
hadden. NEXTmatters biedt diverse tools, waaronder mobiel tijdschrijven, automatische
timers bij documentcreatie en een telefoonkoppeling, om het tijdschrijven efficiënter te
maken. Al deze hulpmiddelen leg ik in vervolgblogs gedetailleerd uit.”
Hoe kun je het blijven liggen van declaraties voorkomen?
“Ik merk dat er veel uitstelgedrag is, terwijl de tijd wel degelijk is gemaakt en de hele
bedrijfsvoering afhangt van inkomsten. En we weten allemaal, hoe langer een (hoge) factuur
blijft liggen hoe kritischer de cliënt wordt aangezien niet al het werk meer op het netvlies
staat, zeker niet meer dat ene telefoontje of mailtje op de declaratie. Vooral het zo accuraat en
snel mogelijk schrijven van tijd is hier van belang.”
Hoe kunnen kantoren hun huidige situatie het beste onder de loep nemen?
“Kantoren maken de beste start door het huidige proces inzichtelijk te maken en de wensen
voor een ideaal proces op te schrijven. Vervolgens betrek je een specialist zoals NEXTlegal
erbij om te kijken naar de technologische mogelijkheden om dit proces te faciliteren. Een
consultant kan, op basis van best practices uit de praktijk, ook helpen met het samen
inzichtelijk maken van een ideaal proces. Een klein onderzoek kan al helpen om grotere
stappen te maken.”
Wilt u uw time to cash optimaliseren?
Volg de tips van Peter: organiseer workshops, geef inzicht in tijdschrijven, en blijf
onze vervolg blogs lezen voor meer diepgaande informatie. Nodig je praktijkmanagement
applicatie leverancier uit om dit essentiële onderwerp te bespreken
