De Rechtspraak is bezig stap voor stap Veilig Mailen in te voeren. Daarvoor maakt het gebruik van het beveiligde platform Zivver. Maar papier blijft leidend.
Veilig Mailen houdt in dat alleen versleutelde berichten worden verstuurd en dat alleen de ontvanger de informatie kan lezen. De Rechtspraak zegt graag digitaal toegankelijk te willen zijn, maar bescherming van vertrouwelijke gegevens is daarbij van groot belang. Er wordt niet in één keer overgegaan op Veilig Mailen, dat verschilt van gerecht tot gerecht en van team tot team.
Een beveiligd bericht wordt via ZIVVER per mail ontvangen. In dit bericht staat het Rechtspraak-logo, met een link naar een beveiligde omgeving. Om het bericht te kunnen lezen, moet een SMS-code worden ingevoerd. Deze wordt verkregen door de instructies in de mail te volgen. Ook kan een code worden ingevoerd die eerder met de Rechtspraak is afgesproken. Wie gebruik wil maken van Veilig Mailen – burgers of professionals – kan daarover contact opnemen met de griffie. Een aanspreekpunt van de griffie kan worden verkregen via het Rechtspraak Servicecentrum.
‘Gewoon’ mailen met de Rechtspraak kan nog steeds, maar alleen als er in die mails geen vertrouwelijke gegevens staan. Zaaksgebonden stukken naar de Rechtspraak mailen kan ook (via ZIVVER tot 5 TB), maar dan moeten die stukken wel per post worden nagestuurd: papier blijft leidend, aldus de Rechtspraak. Het papieren document blijft het officiële stuk waaraan de procesrechtelijke consequenties worden verbonden.
Datalek
ZIVVER wordt ook al gebruikt door enkele ziekenhuizen, gemeenten en de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Met Veilig Mailen moet worden voorkomen dat een mail (met vertrouwelijke bestanden) terechtkomt bij de verkeerde ontvanger – een datalek, waarop hoge boetes staan.
Drie jaar geleden wees hoogleraar Informatierecht Corien Prins er al op dat niet alle rechters veilig mailden: vaak ging het nog via Outlook, terwijl er wel al een veiligheidsprotocol van kracht was. Die rechters handelen dan in strijd met de kernwaarden van de Rechtspraak, aldus Prins. De toenmalige voorzitter van de Raad voor de rechtspraak, Frits Bakker, reageerde gebeten op die aantijging. Met de digitaliseringsoperatie KEI zou het allemaal goed komen.
