Je hebt je vergist in het aantal uren dat je nodig hebt om een zitting voor te bereiden en komt in tijdnood. Je werkt de hele avond en een deel van de nacht koortsachtig door en uiteindelijk rol je om 03.00 uur redelijk tevreden je bed in. Maar de volgende morgen op de zitting ben je doodmoe en daardoor niet scherp genoeg om adequaat te acteren. De rest van de dag ben je ook weinig productief. De smeuïge roddels van juice-vlogger Yvonne Coldeweijer en de chat met je hockeyteam over jullie teamuitje naar Valencia zijn net iets leuker om mee bezig te zijn dan dat dertig pagina’s dikke contract.
Alleen maar gas geven heeft geen zin
Lange dagen maken, veel overwerken, in het weekend werken, juristen zijn over het algemeen harde werkers, die flink door kunnen trekken. Maar hoe efficiënt zijn die vele uren achter het bureau eigenlijk? Nou niet heel efficiënt dus. Er wordt vaak ten onrechte gedacht dat er een rechtlijnig verband is tussen inspanning en productiviteit: hoe meer uren, des te productiever. Als je 10 uur werkt, zou je in die tijd dus twee keer zoveel gedaan moeten krijgen als in 5 uur tijd. Maar in werkelijkheid is er een tipping point: op een gegeven moment zorgen meer uren juist voor een verlaagde productiviteit. De simpele verklaring daarvoor is dat het aantal uren dat je op een dag werkt invloed heeft op je concentratie en productiviteit. Naarmate je meer uren werkt, neemt je concentratie en (daardoor ook) je productiviteit af. Alleen maar gas geven heeft dus geen zin. Je brandstof is op een gegeven moment gewoon op. Wanneer je dan toch langer doorgaat kun je even op reserves door, maar uiteindelijk gaat dat je opbreken, waardoor er diepe dalen in je productiviteit (en dus ook in de kwaliteit van je werk) ontstaan. Dat verklaart wellicht ook waarom sommige fee earners worstelen met het halen van hun urennorm. Je hebt de energie niet meer om je uren te maken of je bent zo improductief, dat je je uren uit schaamte niet eens meer durft te schrijven.
Wat de meeste professionals niet van zichzelf weten is dat, als je lange dagen maakt, de kans bestaat dat je je tijd gaat opvullen met minder belangrijke zaken om maar bezig te blijven: je zit er wel, maar bent niet echt nuttig bezig. Je kopieert bestanden voor je know how, wijzigt de lay-out van je presentatie nog een keer of – zoals in de casus waarmee deze bijdrage begon – je laat je afleiden door nutteloze informatie tot je te nemen. Dit wordt ook wel fake work genoemd. Als je de twee dagen (de dag voor de zitting en de zittingsdag) die de hoofdpersoon in de casus heeft gewerkt bij elkaar optelt, dan is hij/zij in die tijd waarschijnlijk minder productief geweest dan iemand die op beide dagen gedurende de normale tijden gewerkt zou hebben.
Structureel overwerken kost productiviteit
Dat gezegd hebbende is het opmerkelijk dat de cultuur van structureel overwerken in sommige juridische werkomgevingen nog in stand wordt gehouden. Structureel overwerken is geen bewijs van betrokkenheid en toewijding, maar eerder een teken van inefficiency, zo bevestigt onderzoek van Stanford University: professionals die 55/60 uur per week werken zijn zo’n 30% minder productief dan professionals die 40 uur per week werken. Bron: The Productivity of Working Hours.
We moeten dus af van het idee dat lange dagen maken effectief en cool is. In een aantal landen om ons heen zijn de afgelopen jaren van overheidswege al maatregelen getroffen om werknemers optimaal productief te houden. In de Scandinavische landen zijn bijvoorbeeld kortere werkdagen en kortere werkweken ingevoerd en in Frankrijk is het recht om als werknemer helemaal offline te zijn in privétijd in de wet verankerd. Daar mag je als manager je werknemer ook niet benaderen in zijn privétijd. Zover is het hier in Nederland nog niet.
Hoeveel uur je nu precies moet werken om het meest productief te zijn is persoonlijk bepaald. Een vierdaagse werkweek levert gemiddeld de beste prestaties op, zo lijkt het. Bronnen: https://scientias.nl/groot-experiment-met-de-vierdaagse-werkweek-is-duidelijk/ en https://www.manners.nl/hoeveel-uur-werken-per-week-productief-gelukkig/.
Je moet regelmatig aan de laadpaal
Het gaat niet om het aantal uren, maar om het optimaal benutten van de uren die je werkt en dat doe je door gefocust te werken. De kwaliteit van je werk en de hoeveelheid die je kunt produceren, hangt immers voor een groot deel af van de focus die je hebt. Om gefocust te kunnen werken en dus productief te zijn, heb je constant brandstof, energie, nodig. Krijg je geen brandstof, dan ontstaan er dips in je productiviteit (en dus ook in de kwaliteit van je werk). Om dit soort productiviteitsdips te voorkomen, moet je dus tijdig opladen. Je moet jezelf als het ware regelmatig aan de laadpaal leggen.
Hieronder geef ik een aantal tips om optimaal productief te blijven:
- Maak kortere werkdagen/werkweken. Probeer te ontdekken hoeveel uur per dag en per week je het beste kunt werken om écht productief te zijn. Je kunt bijvoorbeeld een maand lang dagelijks aan het eind van de dag je energie meten: welk cijfer krijgt je energie? Mogelijk ga je een verband zien tussen het aantal uren dat je werkt en je energieniveau.
- Werk zoveel mogelijk met vaste begin- en eindtijden. Er is altijd wel iets te doen in een dossier; als jurist ben je eigenlijk nooit klaar. Stoppen met werken is dan ook lastig. Dit is een grote valkuil en veroorzaker van dips in productiviteit. Advies: bepaal zoveel mogelijk zelf je vaste werktijden en hou je eraan. Bijvoorbeeld ik werk dagelijks van 09.00 uur tot 18.00 uur. Daardoor train je de vaardigheid van het beginnen en stoppen. Een bijkomend voordeel daarvan is dat je beter gaat prioriteren en een stuk efficiënter wordt.
- Kijk door een energiebril naar je dagplanning. Welke taken kosten jou energie? Welke taken geven jou juist energie? En zijn deze taken slim verdeeld over de dag? (Bijvoorbeeld wanneer heb je de meeste energie: na een pauze, vroeg in de morgen enz.) Advies: stem je dagindeling zoveel mogelijk af op je persoonlijke primetime, jouw magic hours, de uren op een dag waarin je op je best bent, je energiepiek. In deze uren stop je de complexe dossiers en andere belangrijke zaken waarvoor je je volle concentratie nodig hebt (het zogeheten deep work).
- Creëer een concentratiebubbel. Plan elke werkdag minimaal één focusblok. In deze tijdzone werk je in opperste concentratie, zonder onderbrekingen, zodat je focus kunt houden op je deep work. De beste dagindeling is om je focusuren te laten samenvallen met je persoonlijke primetime.
- Zorg voor afwisseling. Je kunt niet de hele dag optimaal gefocust zijn. Wissel daarom deep work af met werk waarvoor minder concentratie nodig is: het zogeheten shallow work. Bijvoorbeeld een simpel mailtje, routinewerk.
- Neem voldoende pauze. Pauzes kunnen als tijdverspilling aanvoelen, maar zijn het juist niet. We werken het beste in intervallen. Grappig genoeg is de drang om productief te zijn en dus geen pauze te nemen, precies de reden waarom je niet productief bent. De 90/20 minuten-regel ook wel bekend als ‘de work-break-flow’ is de beste manier voor topprofessionals om optimaal te presteren: 90 minuten gefocust werken, gevolgd door 20 minuten pauze. Gebaseerd op onderzoek van prestatiewetenschapper Anders Ericsson.
- Vul de ‘dode’ momenten niet op. Durf niets te doen. Even wachten op iemand, onderweg zijn, in de rij staan enz. We hebben de neiging om deze momenten op te vullen met bezigheden, maar dat moet je juist niet doen. Deze dode momenten zijn voor je hersenen belangrijk om op te laden.
- Breng een duidelijke scheidslijn aan tussen privé en werk. Hoofdregel: niet werken buiten kantooruren en mentaal loskoppelen. Je werkt alleen in de avonduren als het echt niet anders kan, je checkt ’s avonds in principe niet je werkmail en bent ook niet op een andere manier bezig met werkgerelateerde zaken. Zodra je werkgerelateerde informatie tot je neemt, ben je aan het werk, ook al doe je er op dat moment niets mee.
- Zorg voor een gezonde leefstijl. Slechte lichamelijke condities zijn funest voor je focus en productiviteit. Beweeg voldoende, eet gezond, zorg voor voldoende ontspanning.
- Hou je energie op peil. Weinig energie zorgt voor slechte concentratie en werkt in de hand dat je gaat fake worken. De overtreffende trap van een pauze nemen is slapen. Een gezond slaappatroon is een absolute voorwaarde voor excellente prestaties. Als je goed slaapt krijgen je lichaam en geest de gelegenheid om goed te herstellen en weer op te laden. Een bekende energiekiller is de ongezonde lunch, ook wel ‘de krokettenlunch’ genoemd. Wie ongezond luncht krijgt in de middag niet zelden de rekening gepresenteerd: een energiedip. Voldoende rust en genoeg frisse lucht zijn ook belangrijk om je energie op peil te houden. Even een ommetje maken na de lunch kan je energie net weer even een boost geven.
- Mediteer dagelijks. Bijvoorbeeld Zen meditatie, mindfulness. Hierdoor kun je je langer concentreren en bovendien afleiding beter hanteren. Populaire applicaties voor dagelijkse meditatie: Headspace, Calm, Insighttimer, Meditation moments.
Ergo: Alleen maar gas geven heeft geen zin. Dan ga je fake worken en dat is pas echt fake.
Literatuur en bronnen
Tigchelaar, M., Focus aan/uit, 9789000359691.
https://scientias.nl/groot-experiment-met-de-vierdaagse-werkweek-is-duidelijk/
