AI essentieel om kosten uitgavenbeheer in juridische sector te verlagen

Er kan een prijskaartje hangen aan het feit dat dingen altijd op dezelfde manier worden gedaan, zegt Philippe Sahli, medeoprichter en CEO bij Yokoy. Stel dat artificial intelligence saaie administratieve taken kan overnemen en kostbare tijd kan vrijmaken voor werknemers?

Delen:

Philippe Sahli

Philippe Sahli: “Inzicht, integriteit, kennis, medeleven, ethiek, doorzettingsvermogen en analytische vaardigheden. Dit zijn enkele van de pijlers waarop de juridische sector is gebouwd. Deze sector steunt op traditionele waarden die de tand des tijds hebben doorstaan. Daarom is het niet nodig om voorop te lopen met de nieuwste technologische ontwikkelingen en zijn de mogelijkheden voor digitalisering beperkt aangezien mensen het meest waardevolle bezit zijn. Althans, zo wordt beweerd. Toch kan er een prijskaartje hangen aan het feit dat dingen altijd op dezelfde manier worden gedaan. Stel dat AI saaie administratieve taken kan overnemen en kostbare tijd kan vrijmaken voor werknemers? En wat als AI de kosten voor uitgavenbeheer van advocatenkantoren zou kunnen verlagen?

Tegenwoordig zijn de meeste advocatenkantoren bekend met software voor het juridisch vakgebied (legal tech). Bijvoorbeeld het gebruik van machine learning en natural language processing om documenten rond zaken die min of meer voorspelbare patronen hebben te verwerken, zoals het uitvoeren van due diligence en het beoordelen van contracten.

In de huidige economische situatie staan veel bedrijven, waaronder advocatenkantoren, voor een grote uitdaging. Stijgende kosten drukken de marges en dwingen managing partners om op zoek te gaan naar besparingsmogelijkheden. Gemiddeld besteedt een advocatenkantoor tot vijftig procent van zijn honoraria aan kantoorkosten zoals administratie, huur, salarissen en dergelijke. Toch zijn er een aantal gebieden waar technologie kan helpen de kosten te verlagen die vaak over het hoofd worden gezien.

Een van die gebieden is uitgavenbeheer. Veel organisaties maken nog steeds gebruik van afzonderlijke systemen voor hun financiële processen. Door een combinatie van inefficiënte werkprocessen, relatief hoge foutenpercentages en uitzonderingen die handmatige interventie vereisen, worden de financiële bedrijfsprocessen vertraagd. De drie belangrijkste kostenposten bij uitgavenbeheer zijn menselijke interventie, fouten en transactiekosten.

Elke jurist die ooit een reiskostendeclaratie heeft gemaakt, weet hoe vervelend en tijdrovend deze taak kan zijn. De reiskosten van leidinggevenden controleren is niet alleen een probleem voor de juridische sector, maar ook voor veel andere sectoren die vaak te maken hebben met verloren tickets en/of foutieve bedragen. Het verschil met advocatenkantoren is dat hun bedrijfsmodel gebaseerd is op factureerbare uren. Dit houdt in dat de tijd die een advocaat kwijt is aan administratieve taken niet kan worden besteed aan factureerbaar werk. Dit is geen ideale situatie, aangezien advocatenkantoren zonder een volledig geautomatiseerde procedure voor zakelijke uitgaven dubbel geld verliezen. Gelukkig biedt de toepassing van kunstmatige intelligentie op het gebied van zakelijke uitgavencontrole schaalbare en aanpasbare oplossingen voor elk type bedrijf.

Uitgavenbeheer is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. In Nederland hebben veel advocatenkantoren al de eerste stap gezet naar automatisering door de digitalisering van data. Het is echter een veelgemaakte fout om digitalisering te verwarren met automatisering. Ondanks de geïmplementeerde systemen blijft het percentage zaken waarbij menselijke interventie vereist is bij uitgavenbeheer hoog. Dit vertraagt over het algemeen de processen en drijft de kosten per geleverde dienst op. Een AI-gedreven platform voor uitgavenbeheer maakt het mogelijk om alle gerelateerde processen te automatiseren. Bijvoorbeeld controle, boekhouding, opslag en de voorbereiding van data om de bijbehorende btw terug te vorderen.

Een gestroomlijnd proces om de uitgaven te controleren is vooral nuttig voor complexe hiërarchieën zoals we die zien bij grote en middelgrote advocatenkantoren. Bij een geïntegreerd platform voor uitgavenbeheer met AI wordt gebruik gemaakt van gedigitaliseerde data en kan rekening worden gehouden met verschillende regio’s, jurisdicties en/of valuta. Terugkerende taken worden geautomatiseerd en handmatige interventie wordt tot een strikt minimum beperkt. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op voor het financiële team dat kan vertrouwen op gedigitaliseerde reiskosten. Ondertussen hoeven juristen geen vervelend papierwerk te doen en kunnen ze zich concentreren op factureerbaar werk.

Aangezien financiële processen de ruggengraat van de meeste bedrijven vormen, is er vaak terughoudendheid om veranderingen op dit gebied door te voeren. Tegenstand van werknemers en veranderingen in de regelgeving zijn enkele van de meest voorkomende obstakels. En gezien de conservatieve houding en het analoge denken van veel advocatenkantoren is de onwil om AI op dit gebied toe te passen wellicht nog groter. De automatisering van financiële processen met behulp van AI laat echter zien dat de voordelen op de lange termijn veel groter zijn dan de uitdagingen op de korte termijn. Zo helpt een intelligent platform voor uitgavenbeheer niet alleen om verstandig bedrijfsbeleid en compliance-richtlijnen te ontwikkelen, maar zorgt het er ook voor dat deze worden nageleefd. Hiermee wordt traceerbaarheid van data bereikt en dit is met name cruciaal voor sterk gereguleerde sectoren als de juridische.

Tegenwoordig helpen uitgebreide AI-oplossingen om werkprocessen te stroomlijnen bij het beheren van bedrijfsuitgaven. De naadloze integratie van bestaande ERP-systemen in een ‘low-code’ (of ‘no-code’) omgeving resulteert in end-to-end automatisering. Dit leidt tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen. Volgens McKinsey kunnen bedrijven gemiddeld drie tot vier procent besparen door source-to-pay processen te automatiseren. In de context van veranderende bedrijfseisen en onzekere economische vooruitzichten is intelligente automatisering een strategische trend geworden die uiteindelijk helpt de ROI te verhogen.”

Philippe Sahli is medeoprichter en CEO bij Yokoy.

 

Delen:

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Meest gelezen berichten

Van onze kennispartners

Juridische vacatures

Scroll naar boven