De centrale hal van het Postiljon Hotel in Amsterdam stond maandag 3 oktober tijdens Lexpo vol met tientallen stands van aanbieders van legal tech producten. Denk aan software voor termijnbewaking, tijdschrijven, factureren, klantcontacten, procederen en het samenstellen van documenten. Binnenlandse en buitenlandse bedrijven als Lexxyn, i Comply, Transformdata, Xinno, docbldr, Legal Sense en ClauseBase deden moeite om hun producten aan de man te brengen. De belangstelling voor de innovatieve producten was echter niet overweldigend. “Advocaten gebruiken privé allerlei nieuwe technieken,” zei advocaat Victor Vandersmissen (Griph) tijdens de workshop ‘Kantoor transformeren’. “Ze hebben Tesla’s, zonnepanelen en smartwatches, maar op kantoor zouden ze het liefst een brief typen, uitprinten en vervolgens faxen.”
De grote lijn tijdens deze editie van Lexpo was: digitale innovatie is een worsteling voor de advocatuur, omdat veel advocaten het concrete nut er niet van inzien. De advocatenpopulatie in Nederland blijft immers maar groeien, commerciële kantoren floreren nog steeds, dus waarom veranderen?, is de gedachte.
Geen antwoord op sms
Daar komt nog bij dat het businessmodel van advocatenkantoren ook niet echt uitnodigt tot investeringen in nieuwe digitale technieken. “Mensen vrijmaken voor niet-declarabele uren, dat willen advocatenkantoren vaak niet,” betoogde advocaat Jaap Stikkelbroeck (Griph) tijdens de workshop ‘Kantoor transformeren’. Of, zoals iemand uit de zaal zei: ”Zolang het uurtje-factuurtje lonend blijft, is er voor advocatenkantoren geen prikkel om efficiënter te werken.” Advocaten kunnen er financieel zelfs flink op achteruitgaan als ze juridische adviezen en documenten volledig digitaal aanbieden. Want hoeveel factureer je voor een document dat eerder drie uur kostte, maar door een digitaal systeem in een kwartier kan worden gemaakt?
De vrees voor nieuwe technologie bestaat ook buiten de advocatuur volop. Pim Betist, directeur van ict-bedrijf docbldr, vertelde in zijn inleiding dat hij, toen hij in 2001 in New York woonde, steeds maar geen antwoord kreeg op sms’jes. Wat bleek: in de Verenigde Staten werd sms nauwelijks gebruikt. “Maar dat technologie niet wordt gebruikt, wil nog niet zeggen dat die geen invloed heeft.” Hij wees op toepassingen voor videobellen, zoals Skype en Microsoft Teams. “Die bestonden al jaren, maar kwamen pas in zwang door de coronacrisis.” Betist vroeg de zaal vervolgens wat er nodig is om artificiële intelligentie te gebruiken in de advocatuur.
Volgens hoogleraar leiderschap en management Bas Kodden (Nyenrode) heeft elk bedrijf purpose (richting), people (mensen) en leiderschap nodig. Hij hield een pleidooi voor bevlogenheid onder medewerkers en voor customer intimacy: dat klanten fan van je zijn. “Je klanten zijn je beste ambassadeurs,” meent Kodden, die elektronicawinkel Coolblue noemde als voorbeeld van een bedrijf dat dit goed heeft begrepen. “Is Coolblue de goedkoopste? Nee. Hebben ze een uniek product? Nee. Maar ze hebben wel de slogan ‘Alles voor een glimlach’,” aldus Kodden die de zaal ook trakteerde op managementwijsheden als ‘Talent is goed, karakter is beter’ en ‘De slechtste vorm van management is laissez-faire’.
Inclusieve werkcultuur
Duurzaam presteren was het hoofdonderwerp van Koddens keynote speech, wat de vraag oproept of advocaten hun digitale bedrijfsvoering duurzaam kunnen verbeteren. In het daaropvolgende panelgesprek toonde Alexander Hijmering, consultant bij softwareproducent Pinnacle, zich niet zo optimistisch over het innovatief vermogen van de advocatuur. “Mensen worden in de advocatuur eerder gestimuleerd om te doen wat ze al kunnen,” meent hij. Panellid James van de Merbel, hoofd digitale transformatie bij advocatenkantoor Lexence, zei dat het niet gaat om het binnenhalen van technologie maar om het inpassen van technologische oplossingen in de organisatie. “Digitale innovatie verzin je niet achter je bureau; het is een proces van de werkvloer.”
Eve Vlemincx, voormalig advocaat en nu docent aan de Stanford Graduate School of Business, heeft de indruk dat innoveren binnen de advocatuur te vaak aan de oppervlakte gebeurt. Volgens dit panellid kan vernieuwing alleen opbloeien in een sfeer van psychologische veiligheid en diversiteit waardoor een inclusieve werkcultuur ontstaat. “Die inclusiviteit is nodig voor innovatie. Hoe kun je anders tot nieuwe inzichten komen?”
Weerstand
Alexander Hijmering constateerde dat veel advocaten weinig affiniteit hebben met techniek. “Je kunt ze pas enthousiast krijgen als je ze duidelijk kunt maken dat ze door technologie beter gaan functioneren.”
Dat is volgens advocaat Stikkelbroeck niet eenvoudig. “Niet iedereen ziet het voordeel ervan in, er is vaak veel weerstand.” En als je iets verandert, adviseert hij, werk dan niet meerdere systemen, want dan blijven de mensen het oude systeem gebruiken. “En soms betekent het aanschaffen van een nieuwe tool dat je ook je werkprocessen moet veranderen.”
Sowieso leidt het invoeren van een nieuw systeem vaak tot onvrede, zo bleek uit de sessie die werd geleid door Stikkelbroeck en zijn collega Vandersmissen. Enkele opmerkingen uit de zaal: “Advocaten houden niet van verandering, zijn risicomijdend en kunnen moeilijk beslissen.” En: “Vaak is het bestaande systeem goed genoeg, maar zijn advocaten er onvoldoende in getraind.” En: “Als er nieuwe ict-oplossingen worden gepresenteerd, zijn de meeste advocaten enthousiast, maar als ze merken dat ze er werk aan hebben, dan zetten ze hun hakken in het zand. Ze willen er geen tijd in stoppen, want het is niet declarabel.”
‘I am not a cat’
Sommige advocaten in de zaal bleken het lastig te vinden om de juiste digitale toepassingen te kiezen, omdat ze door het grote aanbod het overzicht verloren hebben. En als ze dan toch een systeem hebben aangeschaft, is er soms één klein dingetje dat niet werkt. Dat leidt tot frustratie en tot verzet bij een eventuele volgende stap. Tel daarbij op dat veel producenten hun softwarepakketten “agressief marketen” (volgens een advocaat in de zaal) en het is duidelijk dat digitaal innoveren een grote uitdaging is voor advocatenkantoren.
Als er dan toch iets fout gaat (zoals bij die Amerikaanse advocaat die tijdens een videocall met de rechtbank per ongeluk een kattenfilter had opstaan en ‘I am not a cat’ zei tegen de rechter), dan is het goed om een breed inzetbare ict’er in huis te hebben, vindt directeur Hendri van Norden van ICT Concept. “Ict’ers die van een bepaald product veel weten, zijn er vaak genoeg,” zei hij tijdens de workshop ‘Hoe ziet de werkplek op het advocatenkantoor in de toekomst eruit?’. “Maar dat geldt niet voor mensen die van alle toepassingen op de hoogte zijn.”
Hoe dan ook is geduld belangrijk bij het invoeren van nieuwe digitale systemen, denkt Victor Vandersmissen. “Het is prima om grote plannen te hebben,” meent hij. “Maar zet kleine stapjes.”
