Hoe advocatenkantoren omgaan met de fitheid van hun mensen in deze bijzondere tijd, geeft je een idee over deze kantoren als potentiële werkgever. In dit artikel van Mr. blijkt dat het thema vitaliteit bij steeds meer advocatenkantoren hoog op de agenda staat. Ook binnen de Rechtspraak is er veel aandacht voor. Met onder meer beweegchallenges, inspiratiesessies, online stoelyoga en een digitale kantoorkrant proberen ze hun medewerkers ook in coronatijd fit en productief te houden.
Vitaliteit is bij het Amsterdamse kantoor van Allen & Overy al bijna zeven jaar een belangrijk thema. Er is bij Allen & Overy, in Amsterdam en internationaal, veel aandacht voor verschillende onderwerpen binnen dit thema, zoals het belang van voldoende beweging, goede nachtrust, gezonde voeding en ontspanning, maar ook specifieke onderwerpen zoals het combineren van werk en een jong gezin en vitaliteit tijdens de menopauze. Hierbinnen heeft het internationale programma ‘Minds Matter’ drie specifieke doelen: een veilige cultuur creëren waarbinnen gesproken kan worden over de mentale gezondheid, ondersteuning bieden aan diegenen die dat nodig hebben en een manier van werken bevorderen die een positieve impact heeft op de mentale gezondheid, zoals het ondersteunen van flexibel werken.
Om vitaliteit intern te promoten en een cultuur te bevorderen waarin medewerkers zich gehoord en gesteund voelen, zijn wereldwijd tientallen Mental Health Advocates aangesteld, onder wie arbeidsrechtadvocaat Suzanne Sikkink. “Het is belangrijk dat er in de organisatie mensen zijn die signalen herkennen van mogelijke spanningen bij collega’s.”
Extra druk
“In de advocatuur wordt onder hoge druk gewerkt”, zegt haar collega Astrid van den Berg, Hoofd HR. “Om vitaal te blijven is het belangrijk dat je daar zo snel en goed mogelijk mee leert omgaan.”
De coronacrisis voert die druk volgens haar verder op. “We hebben daarom meteen na de lockdown in maart in onze communicatie veel aandacht besteed aan de mentale en fysieke fitheid van kantoorgenoten.” Er werden adviezen gedeeld om gezond en productief te blijven. Daarbij werd onder meer ingegaan op de vraag hoe medewerkers ervoor kunnen zorgen dat ze zich goed blijven concentreren en hun contacten onderhouden als ze anderen niet fysiek ontmoeten. “Ons kantoor benadrukte al langer het belang van beweging door bijvoorbeeld abonnementen aan te bieden bij de sportschool. Ook nodigden we mensen uit de topsport uit om over hun aanpak te vertellen en kwam hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder vertellen over het belang van goede beweging, nachtrust en voeding. Daarop kunnen we nu in coronatijd inhaken.”
Ludieke acties
Daarnaast worden ludieke acties bedacht, zoals de ‘A&O Times’, een online kantoorkrantje waarin tips, foto’s en grappen worden gedeeld. In april kreeg iedereen een Paaspakket toegestuurd en ook de komende weken staan dit soort acties op de planning.
In de Mental Health-week in mei organiseerde Allen & Overy meerdere interactieve webinars, waaronder een door externe experts ontwikkeld webinar over veerkracht en weerbaarheid, dat deelnemers helpt ook in coronatijd te presteren. Ook konden medewerkers meedoen aan online stoelyogasessies.
Inspireren
Volgens Sikkink is het belangrijk dat collega’s zeker ook in coronatijd ervaringen met elkaar blijven delen. Om dat te bevorderen is in haar sectie naast de informele “bijpraatmomenten” een enquête gehouden over de ervaringen met thuiswerken, die daarna in het team zijn besproken. Volgens haar zijn de gesprekken tussen collega’s onderling maar ook met cliënten door corona persoonlijker geworden. “Onderwerpen waarover je eerst niet met elkaar sprak worden nu wel besproken. Mensen inspireren elkaar en moedigen elkaar aan.”
Ook een ‘inspiratiesessie’ zoals de in september georganiseerde ‘hybride’ lezing van journalist en schrijver Joris Luyendijk over adviseren met een moreel kompas kan energie geven, aldus Van den Berg. “We zijn nu aan het kijken wat we nog meer kunnen organiseren om de band met kantoor en de onderlinge verbondenheid op peil te houden. Een duidelijke en aansprekende engagement-agenda is nu belangrijker dan ooit.”
Jaarkalender
Ook Bax advocaten belastingkundigen in Doetinchem startte enkele jaren geleden met een vitaliteitsprogramma. “Ons doel was om voor alle medewerkers van kantoor geheel vrijblijvend een leuk en gevarieerd programma samen te stellen”, zegt ondernemingsrechtadvocaat Bjorn Harbers. Het kantoor organiseert daarom sportieve evenementen, zoals tennis- en squashles, maar ook ontspanningsactiviteiten zoals yoga, stoelmassages en workshops over gezonde voeding. Alle activiteiten staan in een jaarkalender, waarvoor iedereen ideeën kan aandragen. Daarbij wordt ook aangehaakt bij dagen zoals de ‘Fiets naar je Werk Dag’ en de ‘Week van de Vitaliteit’. “Zo hebben we tijdens de ‘Week van de Werkstress’ stoelmassages geregeld”, zegt marketing- en communicatiemedewerker Claudi de Vries-Lukassen.
Platform
Ook klanten worden steeds meer betrokken bij evenementen, zoals de estafetteloop die het kantoor elk jaar organiseert voor het goede doel. Voor dit soort activiteiten is de stichting Bax2Give opgericht. Ook bij de activiteiten van deze stichting, waarvoor de organisatie in november 2019 de MBO Award (Maatschappelijk Betrokken Ondernemer van Doetinchem) kreeg, wordt het thema vitaliteit niet uit het oog verloren. De Vries-Lukassen: “Zo zijn er voorafgaand aan een estafette gezamenlijke hardlooptrainingen georganiseerd, waarbij ook aandacht was voor mindfulness.” Harbers: “Zo’n award is natuurlijk leuk, maar daar doen we het niet voor. We vinden het vooral mooi om te zien dat steeds meer bedrijven met het thema vitaliteit aan de slag gaan.”
Met twee andere organisaties is het kantoor het platform ‘Fitste Bedrijf van de Achterhoek’ gestart, waarbij Achterhoekse ondernemers elkaar inspireren, motiveren en uitdagen om vitaliteit te integreren in hun organisatie.
Beweegchallenge
Door corona konden veel van de door Bax advocaten belastingkundigen geplande evenementen niet doorgaan, zoals het jaarlijkse City Beach-evenement in het centrum van Doetinchem. “Na de lockdown zijn we ook in april en mei terughoudend geweest met het organiseren van activiteiten. We wilden niemand aan risico’s blootstellen. Wel hebben we gekeken hoe we er met inachtneming van de RIVM-maatregelen voor kunnen zorgen dat onze medewerkers in beweging blijven.” In maart was er daarom een ‘beweegchallenge’, waarvoor zij zich via een app konden inschrijven en twee weken minimaal 7.500 stappen per dag moesten zetten. “Dat werd al snel een wedstrijdje. Vaak werden veel meer stappen gezet.”
Daarnaast konden medewerkers elke dinsdag buiten op een groot veld sporten onder leiding van een personal trainer en werden “op gepaste afstand” yogasessies gehouden. Voor de estafetteloop in mei, die niet bij de atletiekvereniging kon worden gehouden, werd een alternatief bedacht. “We zijn we in groepjes van huis naar huis gaan rennen.”
Advies van een duursporter
Mirthe Nieuwstraten (NieuwstratenLegal) heeft een andere aanpak. Zij was tot 1 mei advocaat en werkt nu als zelfstandig jurist, onder andere in opdracht van advocatenkantoren. Naast haar juridische werk biedt zij sinds kort organisaties en individuele werknemers ondersteuning op het gebied van beweging en voeding. Zij kunnen bijvoorbeeld een gratis voedingsadvies krijgen als ze juridisch advies inwinnen. Ook kan Nieuwstraten helpen bij het bereiken van een sportief doel.
Zij is sinds kort gecertificeerd (sport)voedingsdeskundige en start binnenkort met een opleiding tot hardlooptrainer. Zelf heeft ze veel ervaring als duursporter. Van 2008 tot 2015 was zij actief als wielrenster bij de elite-vrouwen, waarbij zij deelnam aan wedstrijden in binnen- en buitenland. Wielrennen doet ze nog steeds, maar ze heeft zich inmiddels ook gestort op lange duurlopen, zoals marathons en trailruns. “Als ik overdag sport ben ik daarna veel productiever in mijn werk en het geeft veel ontspanning. Dat gun ik anderen ook.”
Volgens haar zouden werknemers de coronatijd juist positief kunnen gebruiken. “De tijd die ze vóór corona besteedden aan het kletsen met collega’s kunnen ze nu bijvoorbeeld gebruiken om een uurtje te wandelen of sporten.” Graag zou ze daarbij adviseren, en ook over gezonde voedingspatronen. “Daarover is veel onwetendheid.”
Veerkracht
De rechtbank Gelderland besteedde de laatste jaren al veel aandacht aan vitaliteit, en dit thema is volgens senior HR-adviseurs Carolien Meijboom en Marion Veldboer in coronatijd nóg urgenter geworden. Veldboer: “In coronatijd wordt er een extra beroep gedaan op de veerkracht en het verandervermogen van onze medewerkers. Deze periode vergt dat je fit en vitaal bent, anders is het lastig vol te houden.”
Mindfulness
Dit voorjaar is er binnen de rechtbank een mindfulnesstraject gestart, waarbij vijftien medewerkers zes weken onder begeleiding van een gecertificeerde trainer meededen aan een intensief traject. “Er is voldoende animo voor een vervolg hierop”, zegt Meijboom. “We bekijken nu hoe we dit coronaproof kunnen organiseren.”
Daarnaast kunnen medewerkers van de rechtbank een keer per week zowel in Arnhem als in Zutphen online yogales volgen. Ook worden er online trainingen aangeboden, waarbij deelnemers met inzichten uit de neuropsychologie leren hoe ze goed kunnen focussen en zich weer kunnen opladen zodat ze ook aan het einde van de dag energie over hebben.
Ook de elk jaar in november gehouden ‘Week van de vitaliteit’ is dit jaar door corona anders georganiseerd. “De meeste mensen werken gedurende de dag veel achter hun laptop. Daarom hebben we een programma samengesteld waarin beweging centraal staat. Er zullen online onder andere actieve workshops te volgen zijn, zoals 7 minutes workout en High Intensity Training.”
Beweging
Verder wordt de pilot ‘Persoonlijk Vitaliteits Budget’ binnenkort geëvalueerd, waaraan in 2018 twee teams hebben meegedaan. Elke deelnemer kreeg een bedrag van 400 euro dat naar eigen inzicht onder voorwaarden mocht worden uitgegeven ter verbetering van de vitaliteit. In deze twee teams bleek het ziekteverzuim in het jaar van de pilot bijna gehalveerd. Dit was opvallend, omdat het verzuim in andere teams van de rechtbank juist was gestegen. Alleen hierom al werd de pilot voortgezet en uitgebreid met een derde team.
Effectief
Het vanwege corona vastgestelde beleid dat medewerkers “voor zover het werk het toelaat zoveel mogelijk thuiswerken” is tot 1 december verlengd. Niet iedereen is met dit thuiswerken even gelukkig, zo bleek uit de evaluatie van twaalf gespreksrondes die in juni en juli plaatsvonden. “Medewerkers konden daarbij ervaringen rond corona delen”, zegt Veldboer. “In de gesprekken kwamen verschillende onderwerpen terug, zoals hoe je een online zitting aanpakt en hoe je fit kunt blijven tijdens online overleg. We zijn aan het nadenken wat we hier verder mee kunnen. Zo bekijken we hoe we online overleg zo leuk en zinvol mogelijk kunnen maken en hoe online effectief leiding kan worden gegeven. Veel medewerkers zeggen dat ze de verbinding met collega’s missen. Ook daarvoor bekijken we wat we nog meer kunnen doen. Er volgen binnenkort nieuwe gesprekken waarin we aan de hand van thema’s de verdieping zoeken en met elkaar acties zullen formuleren waarmee we aan de slag gaan.”
