Clifford Chance heeft onlangs een uitnodiging gestuurd naar business development en marketing professionals van ongeveer 20 grote advocatenkantoren voor een informele bijeenkomst over social media op woensdag 15 september. Networking coach Jan Vermeiren is de gastspreker. Clifford Chance-woordvoerster Astrid Overeem: “We organiseren deze bijeenkomst, omdat social media ons nu en in de toekomst meer en meer bezig zullen houden en we hopen dat deze bijeenkomst ons ook zal inspireren bij de discussie daarover.”
Social media is een verzamelnaam voor internettoepassingen waarmee informatie (tekst, geluid en beeld) gedeeld kan worden. Voorbeelden van social media websites zijn: Hyves, Twitter, Facebook, YouTube en LinkedIn. Veel professionals zijn actief op LinkedIn en ook steeds meer bedrijven en politici zetten social media in om hun doelgroep te bereiken. De advocatuur lijkt minder snel.
De vraag bij social media is niet alleen hoe de kantoren zelf dit medium gaan inzetten, maar ook of en zo ja welke richtlijnen er gaan komen voor het actief zijn met social media door de eigen medewerkers. Loyens & Loeff heeft inmiddels een conceptgedragscode opgesteld, waarin onder meer staat dat als men een mening geeft duidelijk moet zijn dat het de mening is van die privépersoon. Het uitgangspunt van de code is dat men zoveel mogelijk wordt vrijgelaten. Woordvoerder Rik Van Zutphen: “Als je niets hebt vastgelegd, kan je mensen later nooit ergens op aanspreken. Stel dat iemand uit onwetendheid of door rancune vanwege bijvoorbeeld een slechte beoordeling namens onze organisatie bepaalde dingen naar buiten brengt en er is niets hieromtrent afgesproken, dan willen wij hem op basis van de gedragscode kunnen aanspreken.”
AKD heeft al gedragsafspraken gemaakt met kantoorgenoten. Social media mogen worden gebruikt om inhoudelijke zaken te bespreken, maar informatie delen met anderen over de organisatie of de medewerkers is niet toegestaan. “Die afspraken zijn nodig, omdat het vrijwel onmogelijk is om op het web verspreide informatie terug te draaien”, aldus woordvoerder Han Weegink.
Clifford Chance informeert de medewerkers via richtlijnen op het intranet en bij interne meetings hoe ze zich het beste kunnen gedragen. “Het is natuurlijk onze zorg dat zij het kantoor niet schaden met het gebruik van social media”, aldus Astrid Overeem.
Stibbe laat weten (nog) geen concrete afspraken te hebben gemaakt met haar medewerkers over het gebruik van social media. Namens Stibbe laat Liesbeth Lanser weten: “We bekijken of er nadere regels gesteld zouden moeten worden ter bescherming van zowel onze medewerkers als het imago van ons kantoor. Wel hebben wij onze medewerkers bewust gemaakt voor de gevaren van social media en hen instructies gegeven hoe zij bijvoorbeeld hun profielen kunnen afschermen.”
Volgens Ilse de Buck (Van Doorne) is het wel nodig om regels met betrekking tot het gebruik van social media op te stellen. “Wij vertrouwen er op dat iedereen juiste informatie verschaft, maar er moet wel een soort protocol komen. Zeker als men namens Van Doorne gaat twitteren, moet duidelijk zijn wat kan. We merken bijvoorbeeld nu al dat bij dezelfde functies de functieomschrijvingen op LinkedIn anders zijn ingevuld. Er moet een eenduidige lijn zijn.”
Ook Steven Nolte, marketing manager van DLA Piper, denkt dat duidelijkheid over wat wel of niet kan belangrijk is: “De communicatie gaat veel sneller dan via andere media. Je moet goed weten waarover kantoorgenoten naar buiten treden en daar is op het web minder grip op. Daar moet je van te voren heel duidelijk in zijn”. Toch gaat ook DLA Piper uit van vertrouwen. “Als organisatie heb je toch ook bepaalde verwachtingen van hoe advocaten via de ‘oude’ kanalen naar buiten treden over de organisatie. Zij weten toch hoe je op een feestje je kantoor vertegenwoordigt in welke hoedanigheid dan ook?”
Aandacht voor social media
Op dit moment is de advocatuur vooral bezig om te kijken hoe, waarom en wanneer social media een rol kunnen spelen. “Je moet je ogen niet sluiten voor ontwikkelingen buiten je kantoor. Op dit moment ‘monitoren’ we de trends op het gebied van social media. Binnenkort is hiervoor ook aandacht op bestuursniveau om uit te zoeken of het businesswise kan worden ingezet. Zo niet, dan laten we het vallen.” Dat meldt woordvoerder Rik van Zutphen van Loyens & Loeff. Volgens hem is ongeveer 25 tot 50 procent van de kantoorgenoten actief op het web, vooral de jonge garde.
Stibbe heeft al een bedrijfsprofiel op LinkedIn en Hyves en probeert daarmee vooral rechtenstudenten te trekken. “We gebruiken onze Hyves-pagina om bepaalde recruitmentevents te promoten. Vroeger deelden we flyers uit op universiteiten, maar dat is niet meer van deze tijd. De studenten begeven zich tegenwoordig met name op het internet. Als je met hen in contact wilt komen, zal je gebruik moeten maken van social media.” Zo vertelt woordvoerster Liesbeth Lanser.
Astrid Overeem meldt dat ook Clifford Chance social media gebruikt om studenten en advocaat-stagiairs te bereiken. “In het voorjaar van 2010 hebben we een recruitmentcampagne gestart waarbij we ons vooral richten op student- en advocaat-stagiairs. Toen hebben we ook een social media strategie ontwikkeld. We waren al langere tijd actief op Hyves, maar inmiddels hebben we ook Facebook, LinkedIn en Twitter geïntegreerd, maar ook bijvoorbeeld recruitmentfilmpjes op YouTube geplaatst. Het is een uitermate geschikte manier om met onze doelgroep in contact te komen en te blijven.”
Cliënten
DLA Piper zet social media in om recruitment- en zakelijke doelgroepen te bereiken. Op zowel internationaal en als nationaal vlak heeft DLA Piper actieve projectgroepen, aangestuurd vanuit de marketinghoek, die het beleid op het gebied van social media voorbereiden. Onderzocht wordt hoe social media kunnen worden ingezet voor zichtbaarheid en profilering van DLA Piper en relatiemanagement om potentiële cliënten te bereiken. “Daarmee laten we zien dat DLA Piper een innovatief en eigentijds kantoor is. Social media horen bij ons team en passen bij de doelgroep waarmee wij zaken doen”, aldus Steven Nolte.
Ook bij Van Doorne begint het onderwerp te leven. Woordvoerster Ilse de Buck vertelt dat er binnenkort aandacht aan wordt besteed: “Social media zal behandeld gaan worden in het meerjaren marketing beleid. Het is wat ver gezocht dat social media zouden kunnen bijdragen aan de bedrijfsvoering. Maar voor het opbouwen van een relatie en het contact houden met specifieke doelgroepen, zoals rechtenstudenten, is het wel nuttig. Het zal altijd een van de kanalen zijn die je kunt gebruiken voor de communicatie en marketing. Tevens zullen wij advocaten er op aanspreken dat zij actiever worden op dit gebied, maar dat zij op gepaste wijze hiervan gebruik maken. De meeste advocaten zijn al wel te vinden via LinkedIn, maar verder zijn er maar weinig die ook actief zijn op bijvoorbeeld Twitter.”
AKD heeft een Twitter-account, maar daar wordt op bedrijfsniveau (nog) geen gebruik van gemaakt. Woordvoerder Han Weegink: “Momenteel is een uitgebreid onderzoek gaande naar wat de beste en meest effectieve toepassing is. We willen niet met alle winden meewaaien. Het moet een effectief middel zijn waarbij het gaat om interactie en er moet continuïteit in zitten. Als je eindeloos twittert en niemand doet er wat mee, dan bereik je dat doel niet.” Het aantal advocaten van AKD dat gebruik maakt van Twitter is beperkt. “Vermoedelijk omdat ze niet weten wat er allemaal mee kan, maar het is ook geen handig medium om een inhoudelijke discussie met meerdere mensen te voeren. Daarentegen is een forum makkelijker te structureren, filteren en modereren. Voor breaking news heeft Twitter wel een toegevoegde waarde.”
