Het UBO-register is te raadplegen op de site van de Kamer van Koophandel onder het tabblad ‘producten’.
In het register wordt informatie vastgelegd over de ‘UBO’, de Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijk belanghebbende van een juridische entiteit. Van alle naar Nederlands recht opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten moet ten minste een natuurlijke persoon als uiteindelijk belanghebbende worden geregistreerd. Voor die registratie hebben we achttien maanden de tijd, dus tot 27 maart 2022. Gebeurt registratie niet tijdig, dan volgt na vermoedelijk één herinnering overdracht aan het Bureau Financiële Handhaving.
Van de UBO worden de nodige persoonsgegevens in het register opgenomen, waarvan een deel openbaar is en een deel (waaronder uw huisadres) alleen kan worden ingezien door de bevoegde autoriteiten. Voorts wordt in het register informatie opgenomen over het (financiële) belang dat u heeft in de entiteit. Dat belang wordt uitgedrukt in percentages.
De enige die zijn uitgezonderd van de UBO-registratie zijn beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochters, eenmanszaken, VvE’s, verenigingen zonder rechtsbevoegdheid en onderneming, publiekrechtelijke rechtspersonen en de minder bekende privaatrechtelijke rechtspersonen zoals hofjes en gildes. Daarnaast kunnen de gegevens van een beperkte groep mensen worden afgeschermd van inzage. Dat geldt voor minderjarigen, onder curatele gestelden en mensen die onder politiebescherming staan.
Voor stichtingen, of deze nu wel of geen ANBI-status hebben, geldt de registratieplicht onverkort. Maar moeten alle bestuurders worden geregistreerd of slechts een aantal? Wanneer kwalificeert iemand überhaupt als (pseudo-) UBO van een stichting? Dat kan afhankelijk zijn van de hoeveelheid bestuurders, de statuten of de doelstelling van de stichting en is soms lastig te bepalen. Wilt u een UBO (laten) registreren, dan moeten documenten worden bijgevoegd waaruit blijkt op grond waarvan iemand als UBO kwalificeert. Welke documenten daarvoor kunnen worden gebruikt vindt u terug in artikel 35b lid 2 Handelsregisterbesluit. De stappen die u moet doorlopen om een UBO te registreren staan op de site van de KvK.
Vervult u bovendien nog een functie als vrijwilliger in het bestuur van de voetbal- of hockeyvereniging van uw kinderen? Dan zou ook daar kunnen gelden dat u als UBO moet worden geregistreerd. U kunt dus meerdere malen in het register komen te staan, met telkens weer een ander belang. En deze informatie moet up-to-date worden gehouden, op straffe van een geldboete van maximaal 21.750 euro, een taakstraf of voorlopige hechtenis. Denk bij een bestuurswissel dan ook aan het wijzigen van de inschrijving in het Handels- én het UBO-register.
