Is het een robot? Is het een IT-systeem? Nee, het is een ‘virtuele medewerker’ die bij KERN Notarissen (Harderwijk) de saaie klusjes opknapt. En daarvoor wordt betaald.
Els functioneert ‘naar volle tevredenheid’. Els is de robot die geen echte robot is. Els is een stuk software, dat een mensennaam heeft gekregen en bij KERN notarissen, juridisch gezien, een medewerker is. Die dus naar volle tevredenheid werkt, zegt notaris Stephanie Scheiberlich in het Notariaat Magazine. Vijf maanden is Els nu in dienst.
Softbot
Els is een zogenoemde softbot, gebaseerd op robotic process automation (RPA), die ergens in de computers van het kantoor leeft en daar vooral het saaie werk doet. KERN is, naar eigen zeggen, het eerste notariskantoor dat met een softbot werkt. Els houdt zich bezig met de voorbereidende invoer voor politically exposed person (PEP)verklaringen. Die zijn verplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme. Scheiberlich: “Sommige dossiers vereisen zo’n verklaring. Maar het gaat om saai werk, een kwestie van gegevens invullen.”
Scheiberlich kwam in aanraking met de start-up BotForce en de pilot was een feit. Op kantoor vroeg ze medewerkers welke klusjes ze liever niet doen, en dat betrof de voorbereidingen voor de PEP-verklaringen. Sinds september doet ‘Els’ dat, en foutloos. Nu wordt Els geleerd om informatie voor Elektronische Communicatie Hypotheken (ECH) in te voeren, en ligt er een lijst klaar met tien andere weinig populaire administratieve klussen waarvoor Els mogelijk wordt ingeschakeld.
Declarabele uren
BotForce ontwikkelt niet alleen digitale assistenten voor juridische dienstverleners, ze worden ook gedetacheerd. Het bedrijf adviseert klanten om de softbot een naam te geven en deze te beschouwen als een virtuele medewerker – en niet als onderdeel van het ITsysteem. Ook bij KERN Notarissen maakt Els declarabele uren die in de dossiers komen – nu twintig uur per maand om te werken aan PEPverklaringen.
Om die reden gelden voor Els ook de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Juridisch gezien is Els een medewerker, ze heeft een eigen account en een wachtwoord. Wat andere medewerkers niet mogen, mag Els ook niet. “Wij voorzien dat de wetgever op enig moment zal zeggen: je kunt wel beweren dat een softbot een systeem is, maar zij is ontwikkeld, geïmplementeerd en getraind en dus zijn er menselijke verantwoordelijken”, zegt Robert Mekking van BotForce, ook in Notariaat Magazine. “Lange tijd kon iedereen zich verschuilen achter argumenten als: het systeem is stuk of ik ben gehackt, maar dat zal veranderen.”
Open blikveld
Notaris Scheiberlich is blij met deze oplossing. In het notarissenblad zegt ze dat automatiseringen in het notariaat niet altijd betekenen dat processen ook efficiënter verlopen. “Via softbots heb ik een manier gevonden waardoor ik het systeem gunstiger voor ons kantoor kan inzetten. Als kritische notaris loop ik tegen allerlei softwaregrenzen aan, maar dankzij Els ervaar ik weer een open blikveld en ontstaat er ruimte.”
