Alles lijkt tegenwoordig NU te moeten. Kun je NU komen? Kun je dit NU doen? Ik wil je NU spreken! Urgentie beïnvloedt ons leven in toenemende mate. Er zijn mensen die permanent hunkeren naar urgentie. Ze zijn verslaafd aan dat gevoel van NU, alles meteen. De aantrekkingskracht daarvan is onweerstaanbaar en dat is goed verklaarbaar. Bij het bezweren van een crisis komt er een stoot adrenaline vrij, waardoor we ons prettig opgewonden en tegelijkertijd nuttig voelen. Dit tijdelijke geluksgevoel versterkt ons gevoel van eigenwaarde en dat gevoel is verslavend. Maar de consequenties willen we vaak niet zien: door alles wat er op je af komt meteen te gaan doen, kom je niet toe aan alles wat je gepland had te doen. Dat heeft dan weer tot gevolg dat iets wat nog niet urgent was, op een gegeven moment vanzelf urgent wordt en dan ben je voordat je het weet overal branden aan het blussen: de zogeheten ‘brandbluspraktijk’. Teveel de urgentiejunkie uithangen is bovendien slecht voor de gezondheid: je wordt – wellicht onbewust – doodmoe van dat gejakker tegen de klippen op en de kans dat je daardoor op den duur in de armen van een burn-out rent is zeker niet ondenkbaar.
Nu weet ik dat menig jurist de zorg heeft dat opdrachtgevers ontevreden worden of zelfs weglopen als je niet alles meteen NU doet. Ik waag te betwijfelen of dat zo is. De cliënt of interne opdrachtgever moet - zo zou ik menen -het juiste ‘buikgevoel’ bij je hebben en dat is meer een kwestie van de verwachtingen goed managen dan van ´in de houding klaar staan´.
Oke, zul je je afvragen, hoe moet het dan anders? Het antwoord is simpel. Je moet niet impulsief door de dag hypen, maar bewust keuzes maken in je werkzaamheden, of te wel, PRIORITEREN: de focus houden op voor jou belangrijke zaken. Dat kunnen ook urgente zaken zijn, maar niet alles wat urgent is, is per definitie ook meteen belangrijk. Een goed hulpmiddel om te prioriteren is de prioriteitenmatrix van Eisenhower, genoemd naar de gelijknamige president van de VS. Deze methode is zo bekend, dat ik hem niet ga bespreken. Een simpeler alternatief voor de Eisenhower-methode, die door veel mensen ingewikkeld wordt gevonden, is de- moet- ik- dit- nu- doen- methode. Deze methode werkt als volgt: bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt stel je jezelf de volgende vraag:
[Moet] [ik] [dit] [nu] [doen]?
Deze vraag heeft alle belangrijke elementen in zich die bepalend zijn bij het prioriteren van werk. Je kunt de vraag op 5 verschillende manieren lezen, al naar gelang op welk woord je de klemtoon legt. Door elke keer het accent van de vraag op één van de woorden in de zin te leggen, stel je jezelf steeds een andere soort vraag. Beantwoord je de eerste of volgende vraag met nee, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je het verzoek, de taak of actie naast je neerleggen of aan een ander overlaten.
Stel jezelf op de volgende 5 verschillende manieren dezelfde vraag, in de onderstaande volgorde:
- Moet ik dit nu doen? Bepalen of het een uit te voeren actie is. Moet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd ligt de oplossing in een te ondernemen actie.Als ontvanger van een cc- mail bijvoorbeeld hoef je in beginsel geen actie te ondernemen, want zo’n mail is bedoeld om jou te informeren, maar is niet aan jou gericht. Veel problemen lossen zich bovendien vanzelf op. Non-actie kan zelfs een hele slimme interventie zijn.
- Moet ik dit nu doen? Bepalen van de belangrijkheid en noodzaak. Is er een need-to-do of een nice-to-do? Moet jij die taak of actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of vind je dat je het moet doen, omdat het je nu eenmaal wordt gevraagd, ook al behoort het niet tot jouw corebusiness? Uit automatisme zeggen we vaak ten onrechte ‘ja’ tegen taken.
- Moet ik dit nu doen? Bepalen of actie van jezelf nodig is. Ben jij de beste persoon om dit te doen of kun je de taak of actie delegeren aan iemand anders? De manier bij uitstek om tijd te winnen is dingen wel te doen, maar niet zelf.
- Moet ik dit nu doen? Bepalen van de eerstvolgende actie. Is dit hetgeen er moet gebeuren of is er wellicht een beter alternatief? Je wilde bijvoorbeeld gaan mailen, maar wellicht bespaart een telefoontje meer tijd.
- Moet ik dit nu doen? Bepalen van de urgentie. Kan het wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn en hier valt veel winst te behalen. Hou in de gaten of de urgentie ook echt reëel is of dat het is aangedikt door anderen. Het is mij persoonlijk regelmatig overkomen dat een zogenaamd spoedadvies voor een cliënt, waarvoor ik mijn weekend had opgeofferd, vervolgens een maand in slaaptoestand op het bureau van de directie bleef liggen. Heel frustrerend!
Als er werk op je afkomt zou je overweging er zo uit kunnen zien: Moet er eigenlijk wel iets gedaan wordenof kan ik het ook weglaten? En moet het wel echt, is het voor mij belangrijk genoeg om te doen? Ben ik dan degene die het moet doen of kan ik het delegeren? Moet ik dit doen of kan ik beter iets anders doen en moet ik het nu doen of kan het ook volgende week?
Mijn ervaring in coaching is dat de meeste professionals door hun omgeving serieuzer worden genomen als ze op deze manier te werk gaan. Iemand die zich door zijn opdrachtgevers van links naar rechts laat commanderen boet – hoe paradoxaal dat wellicht ook moge klinken – vaak in aan gezag. Een beetje haar op de tanden mag….!
