Digitalisering van de rechtspraak betekent voor advocaten een interessante kostenbesparing op kantoor, terwijl rechtbanken diep in de buidel tasten.
Het proces van digitalisering van de rechtspraak is natuurlijk geen ‘free lunch’. Om alle rechtbanken klaar te maken voor een geheel vernieuwde, papierloze toekomst, moet de staat flink in de buidel tasten. De Raad van State heeft dat nu ook in de gaten, en wil graag meer duidelijkheid over de precieze kosten van het digitaliseringsproject van KEI (het overheidsprogramma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak), zo schreef het hoogste adviesorgaan van de regering in een advies aan minister Opstelten: “Van de hoogte van deze kosten bestaat bij de gerechten nog geen beeld, evenmin is er zicht op wie die kosten moet dragen.”
Om rechters te laten opstomen in de vaart der volkeren met vernieuwde digitale procedures en digitaal werken, krijgt de staat een gepeperde rekening gepresenteerd. Hoe anders is dat op het advocatenkantoor, dat zich ook moet klaarmaken voor de ommezwaai van digitalisering. Terwijl de overheid en KEI zich achter de oren krabben over de kostbare digitaliserings-operatie, valt voor advocatenkantoren juist winst te behalen. Wie immers overstapt op een gehele geïntegreerd digitaal kantoorsysteem, doet daarmee óók afstand van een berg aan zinloze, dure en vermijdbare onkosten.
Uit eerder onderzoek bleek al dat veel advocaten gebukt gaan aan de hoge overheadkosten van hun onderneming. De werkkamers in de dure kantoorpanden blijken veelal nauwelijks bezet, kostbare kantoorruimte gaat op aan naslagwerken die uitsluitend staan te verstoffen en het waardevolle personeel besteedt honderden geestdodende uren aan het opzoeken en opruimen van al die papieren documenten en ordners. Het is eenvoudig om tot de conclusie te komen dat deze overtollige rompslomp niet alleen geldverspilling is, maar ook een zinloos beslag legt op de uren en de eigenlijke competenties van medewerkers.
Proefondervindelijk blijkt dat maar liefst 10 procent van de omzet opgaat aan het enkel verwerken van informatie. Na het invoeren van digitaal werken gaan advocaten en hun medewerkers efficiënter aan de slag, en wordt zelfs een uur per werkdag uitgespaard: met een gemiddeld uurtarief van 180 euro komt dit dus neer op een besparing van bijna 50.000 euro per jaar.
Met de invoering van verplicht digitaal procederen wordt digitalisering voor het advocatenkantoor zelfs onontkoombaar, zeker nu KEI ook een maatregel heeft ingesteld voor de digitalisering van hoger beroep en cassatie in civiele zaken.
Dan behoort het heen en weer sturen van documenten en processtukken met dure koeriers ook tot het verleden – alweer een kostenpost die verdwijnt. In een gedigitaliseerd kantoorsysteem deelt u via een beveiligde verbinding documenten met collega’s of verstuurt u stukken digitaal naar de griffie. Daarnaast heeft u vanaf elke locatie (bijvoorbeeld een tablet of laptop) toegang tot al uw documenten, die bovendien op woordniveau en trefwoord doorzoekbaar zijn en met één druk op de knop in het juiste dossier belanden.
Met de enkele stap naar digitaal werken bespaart u talloze onkosten. Laat de overheid maar krom liggen voor die slag van digitalisering van de rechtspraak, voor het advocatenkantoor levert het niets dan profijt. Tijd om korte metten te maken met de peperdure papieren rompslomp, stap over op digitaal en die zinloze onkosten verdwijnen als sneeuw voor de zon.
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op een digitaal dossierbeheer? Neem contact op met Paul Aantjes.
