De advocatuur bereidt zich voor op een ‘intelligente herstart’, zo blijkt uit een rondvraag van de redactie van Mr. bij de advocatenkantoren Van Doorne, Loyens & Loeff, De Brauw Blackstone Westbroek, Nysingh en Kennedy Van der Laan. Ze komen met verschillende oplossingen, zoals ‘blauwe en groene teams’, een fiscaalvriendelijke elektrische fiets en lunchen op de kamer.
Andere indeling
Soms zit het mee, en soms zit het tegen. En bij Van Doorne zat het dit voorjaar mee, zegt bestuursvoorzitter Saskia Laseur. “Ook vóórdat de crisis zich aandiende, dachten we al na over een andere indeling van ons kantoor. We voorzagen dat het werken in de komende tijd gaat veranderen, niet wetende dat het zó zou veranderen.”
Van Doorne zit ruim in zijn jasje in het gebouw aan de Jachthavenweg in Amsterdam. “Ik ben nog nooit zo blij geweest met zoveel vierkante meter,” zegt Laseur. En, zich baserend op het ‘Protocol samen veilig doorwerken’: “We kunnen nu al makkelijk voldoen aan alle voorschriften voor veilig werken. We kunnen volledig eenrichtingsverkeer invoeren met aparte trappenhuizen en één persoon per lift. Ik kan twee derde van alle medewerkers een eigen kamer geven, dat is natuurlijk riant.”
Grote ruimtes zoals het auditorium kunnen worden ingedeeld met kleurmarkeringen. Printers, liftknopjes en de koffieautomaat zijn te bedienen met een touchpen. Een veiligheidsadviseur zei vorige week dat Van Doorne safe zit als het gaat om veilig werken.
Eigen vervoer
Iedereen zal straks zoveel mogelijk met eigen vervoer komen. “Maar om met z’n alleen weer old skool met de auto te komen… nou nee. Daarom zijn we bezig met een fiscaalvriendelijk e-bike systeem. En als mensen het onprettig vinden om met het OV te komen, niet doen.”
De terugkeer naar ‘het nieuwe normaal’ zal straks gefaseerd ingevoerd worden. “De jongerejaars verlangen het meest naar een fysieke werkplek, dus die krijgen voorrang.”
En hoe zit het met het binnenklimaat? Tribes-topman Eduard Schaepman zei onlangs in het AD dat het coronavirus zich minder goed verspreidt bij een lage temperatuur en een hoge luchtvochtigheid. “Ons klimaatsysteem kan dat aan. Als dat wordt aanbevolen, nemen we dat serieus.”
Espressobar
Superbelangrijk: de koffie. “Nadia beheert onze espressobar, en ik denk dat mensen meer heimwee naar haar hebben dan naar het gebouw, ha ha. Als je daar straks op gepaste afstand wat kunt bestellen, prima. En anders komt er op elke unit een eigen koffieautomaat.”
Het bedrijfsrestaurant van Van Doorne is dicht, en dat blijft voorlopig zo. “We maken lunchpakketten voor de mensen die nu op kantoor werken, en dat willen we straks blijven doen.” Zodra Rutte groen licht geeft, kan de herstart beginnen.
Groene en blauwe teams
Ook Loyens & Loeff brengt alles in gereedheid voor een herstart. “We gaan onze grotere kantoren opdelen in groene en blauwe teams, die afwisselend thuis en op kantoor werken,” verklaart managing partner Bram Linnartz. “Waarschijnlijk in een ritme van week op week af, waarbij thuiswerken altijd mogelijk blijft.”
Hij is als managing partner van Loyens & Loeff niet alleen verantwoordelijk voor de Nederlandse vestigingen in Amsterdam en Rotterdam, maar ook voor de negen buitenlandse kantoren. “De regels verschillen per land,” legt Linnartz uit. “In Brussel, Luxemburg en Zürich, gaan kantoren al op 11 mei weer open. We gaan kijken hoe het daar gaat, daar kunnen wij van leren voor de Nederlandse situatie.”
In elk geval kan Loyens & Loeff in Nederland door de groene en blauwe teams waarborgen dat alle mensen een eigen kantoor hebben of tenminste anderhalve meter afstand kunnen houden. “En dus is er minder druk op de gangen en het bedrijfsrestaurant. En als de teams elkaar afwisselen in het weekend, gaan we extra schoonmaken.”
Eigen kamer
De kantoren in Amsterdam en Rotterdam hebben geen kantoortuinen. De medewerkers hebben, dankzij de indeling in groene en blauwe teams, ofwel een eigen kamer of delen een kamer met één iemand anders. “Plexiglas hebben we niet nodig, en verbouwen hoeft niet,” licht Linnartz toe. “We zullen eenrichtingsverkeer hebben in de gangen, en zoveel mogelijk de trappen gebruiken en zo weinig mogelijk de lift. Vergaderen doen we met het minimumaantal mensen. Overleg zal deels digitaal blijven, omdat een deel van de mensen thuis werkt. We ontmoedigen dat mensen elkaar op kantoor opzoeken.”
Andere praktische zaken: mensen die niet over eigen vervoer beschikken, zullen meestal thuiswerken. Als de bedrijfsrestaurants weer open gaan, worden er timeslots uitgereikt. En anders komt er een bezorgservice. In de koffiebars komt plexiglas.
Loop met de klok mee
Kennedy Van der Laan heeft een kant-en-klaar plan voor de 1,5 meter samenleving op kantoor. “Dat gaan we uitrollen zodra dat mag,” zegt woordvoerster Farah Martinez. Een oplopend aantal medewerkers van 60 naar 90 stroomt dan in. De regel is: één persoon per kamer. Een barista is er niet, en de lunch wordt gebracht. Verder: bewegwijzering en afspraken over bezoek van cliënten en gebruik van vergaderruimten. Er komen ook reminders over eerdere coronaregels (onder andere handen wassen, niet naar kantoor wanneer als je milde klachten hebt).
Het kantoor hanteert basisafspraken als: ‘Loop altijd met de klok mee’, ‘Beperk het bezoek van externen aan ons kantoor zoveel mogelijk’ en ‘Laat je werkplek en vergaderkamer altijd schoon achter’.
Taskforce
Ook bij De Brauw Blackstone Westbroek wordt nagedacht over het ‘nieuwe normaal’. “Er zijn, voor de werkzaamheden die niet op afstand kunnen, nu al verschillende veiligheidsmaatregelen genomen, zoals het monteren van plexiglas bij de servicebalies, het markeren van veilige afstanden en het beschikbaar stellen van desinfecterende middelen,” zegt woordvoerster Annick Heit. “Daardoor is de 1,5 meter afstand nu goed te waarborgen.” De Brauw heeft een taskforce ingesteld die nadenkt over uitbreiding van de capaciteit. “We bepalen looprichtingen, schuiven bureaus uit elkaar en zullen de lunch op de verdiepingen serveren in plaats van centraal in het restaurant.”
Nysingh, met vestigingen in Utrecht, Arnhem, Zwolle en Apeldoorn, maakt eveneens plannen voor het nieuwe normaal. “Onze kantoren zijn al goed ingericht de afstand van anderhalve meter,” zegt voorzitter Gertjan Lubbers van de raad van bestuur. “Daarom kunnen we ook de richtlijnen goed toepassen. Onze medewerkers hebben vrijwel allemaal een eigen kamer en als ze een kamer delen, lijkt de anderhalvemeterrichtlijn goed werkbaar te zijn.”
Om de persoonlijke veiligheid en hygiëne te waarborgen zal extra aandacht worden besteed aan schoonmaak, handgel en hygiënedoekjes. “Ook vaste looproutes en aanpassing van de lunch zijn onderwerp van gesprek.” Over het vervoer zegt Lubbers: “We denken nog na over hoe om te gaan met het reizen per trein. Dit is ook afhankelijk van het beleid van de NS, en daar zijn nog veel onduidelijkheden over.”
Moeilijke gesprekken met collega’s
Omdat het thuiswerken dankzij de digitale mogelijkheden prima bevalt, zijn advocatenkantoren niet van plan volledig terug te gaan naar de oude situatie, ook als dat wordt toegestaan. Saskia Laseur verwoordt het zo: “We willen veel behouden van onze verworvenheden. Ik verwacht dat een derde van onze mensen vanuit huis zal blijven werken.” Dat betekent ook dat stoelen, bureaus en computers die naar de privéadressen zijn gebracht, daar meestal zullen blijven staan. Dat Van Doorne in januari nog internetbandbreedte heeft bijgekocht voor Citrix helpt daarbij een handje.
Linnartz: “Thuiswerken gaat perfect, en blijft dus voorlopig een optie. We dachten als advocaten allemaal dat we veel zaken alleen face-to-face konden afhandelen. Want het gaat om vertrouwelijke onderwerpen, je moet elkaar goed begrijpen, culturele verschillen kunnen overbruggen etc. Maar dat blijkt in de praktijk nogal mee te vallen. Gesprekken met cliënten en moeilijke gesprekken met collega’s kun je ook goed op afstand voeren.”
Het wachten is nu op het verlossende woord van Mark Rutte en Jaap van Dissel.
