Digitale Toegankelijkheid is de opvolger van het digitaliseringsproject Kwaliteit en Innovatie (KEI) van de Rechtspraak. KEI flopte onder meer omdat het de torenhoge ambities niet kon waarmaken en werd in april 2018 stopgezet. De kosten waren opgelopen tot 220 miljoen euro.
De belangrijkste les die de Rechtspraak heeft geleerd van KEI is dat je niet te veel tegelijkertijd moet willen, zegt Eddie Bongers. Hij is directeur Klant & Keten van ict-dienstverlener IVO Rechtspraak en voorzitter van de stuurgroep die het project Digitale Toegankelijkheid in goede banen moet leiden.
Digitaal dossier
Bij het nieuwe project DT gaat het puur om digitaal procederen. Te denken valt aan het indienen van zaken, de digitale uitwisseling van processtukken, het digitaal corresponderen met de Rechtspraak en het opbouwen van een digitaal dossier.
Bongers legt uit dat KEI veel grotere ambities had. “KEI ging niet alleen over digitaliseren, maar ook over automatiseren,” legt hij uit. “Het systeem moest een aantal taken overnemen, bijvoorbeeld de rekening voor het griffierecht versturen.”
Voor KEI werd het procesrecht aangepast, het systeem moest zorgen dat administraties helemaal digitaal konden werken en ook dat rechters en juridisch medewerkers zaken digitaal konden behandelen. Bongers: “Bovendien moesten rechtbanken op onderdelen op dezelfde manier gaan werken om te automatiseren. Bij rechtbank A moest een procedure op dezelfde manier verlopen als bij rechtbank B. Dat moest allemaal tegelijkertijd, en dat lukte niet.”
Risico’s
De Rechtspraak legde het nieuwe basisplan voor digitaal procederen voor aan het Bureau ICT Toetsing (BIT), een instelling die digitaliseringsprogramma’s van overheidsorganen beoordeelt. BIT constateerde risico’s op de drie deelgebieden financiën, techniek en maatschappelijke baten en kwam ook met aanbevelingen, waarvan er een aantal al zijn uitgevoerd. Bongers tekent daarbij aan: “Dat er risico’s aan een project kleven, wil niet zeggen dat het geen kans van slagen heeft. Elk project kent risico’s; het gaat erom dat je die risico’s identificeert en maatregelen neemt om met die risico’s om te gaan. Het BIT helpt daarbij”
De grote lijn van de kritiek van BIT is dat de Rechtspraak in reactie op het mislukken van KEI misschien wel te voorzichtig is geworden. Dat speelt bij de begroting een rol. “BIT zegt dat we wel erg ruim hebben begroot,” verklaart Bongers. “Dat hebben we bewust gedaan, in de wetenschap dat dit het worst case scenario is en in de hoop dat de financiële tekorten zich niet opnieuw voordoen.” BIT waarschuwde om niet al het geld uit te geven dat beschikbaar is. Bongers: “Die aanbeveling volgen we op door de begroting per kwartaal bij te stellen.”
Beslagrekesten
Ook met de maatschappelijke baten was DT minder ambitieus dan BIT wenselijk vindt. Bongers: “We starten met zaakstromen met weinig zaken: beslagrekesten en rijksbelastingzaken.” In totaal gaat het daarbij 30.000 van de 900.000 zaken. DT begint met pilots en verwacht die zaakstromen volgend jaar landelijk te hebben uitgerold. Bongers: “We hebben op het hele project wel een marge van een jaar ingebouwd, ook een les van KEI.” Maar volgens BIT mag het best wat ambitieuzer. In reactie daarop kijkt DT naar aanpassing van het programma. “We houden wel vast aan die oorspronkelijk zaakstromen, maar in de zaakstromen die daarna komen (een pakket van 40.000 zaken – red.) willen we kijken of we het volume kunnen uitbreiden.”
Een andere les van KEI werd getrokken bij de keuze voor de techniek. ‘Het systeem van KEI liep uit de service,” licht Bongers toe. “Het werd niet meer doorontwikkeld door de leverancier. De les van KEI was dus dat je je niet afhankelijk moet maken van één leverancier. Daarom hebben we het nieuwe systeem opgebouwd met componenten. BIT heeft geadviseerd om te kijken of we al die componenten nodig hebben, en om alleen datgene te doen wat we binnen de DT nodig hebben. Daar kijken we nu naar om de risico’s te verkleinen.”
Grotere volumes
Al deze stappen moeten ertoe leiden dat eind 2024 de Rechtspraak 900.000 civiele en bestuursrechtzaken digitaal afhandelt. Al houdt Bongers wel een slag om de arm: “Een les van KEI is om niet een enorme planning vooruit maken, want dan loop je het risico dat je steeds plannen moet aanpassen. We beginnen voorzichtig, bouwen steeds de volumes op en kijken dan op basis van de aanbevelingen van BIT of we eerder in het project grotere volumes kunnen realiseren.”
In de laatste fase van KEI waren een aantal advocatenkantoren bij de gerechten Midden-Nederland en Gelderland zich aan het voorbereiden op digitaal procederen. Ze hebben hun systemen aangepast om met de Rechtspraak te kunnen communiceren via een systeemkoppeling. Een aantal grotere kantoren liet daarvoor software ontwikkelen in het verband Silex. “Ook binnen DT is er de mogelijkheid voor een systeemkoppeling, en die zullen leveranciers vast en zeker gaan aanbieden,” stelt Bongers. “Wat dat gaat kosten kunnen wij niet overzien. Dat bepalen de softwareleveranciers.”
Advocatenkantoren
In elk geval zal er in de interne processen van advocatenkantoren iets gaan veranderen. “Wat nu nog per post wordt gestuurd, gaat straks digitaal. Dat vraagt iets van externe partijen zoals advocatenkantoren, bestuursorganen en rechtsbijstandsverzekeraars.” De Rechtspraak overlegt onder meer met de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en met individuele advocaten over verdere ontwikkeling van het systeem.
Met het digitaliseren van strafzaken is de rechtspraak veel verder. 98 procent van de strafzaken bij de rechtbanken verloopt al digitaal, en bij het hoger beroep is dat 70 procent. De verwachting is dat binnen de strafsector alles binnen drie jaar helemaal digitaal gaat.
Fax wordt overbodig
Als dat binnen het civiele en bestuursrecht ook het geval is, is de fax overbodig. “Die verdwijnt binnen vier of vijf jaar,” voorspelt Bongers. En misschien al eerder, want de Rechtspraak kijkt of het mogelijk is de faxapparaten op korte termijn de deur uit te doen. “Dat hangt wel samen met de vraag of we vanuit de Rechtspraak veilig kunnen mailen,” licht Bongers toe. “We hebben daarvoor in verband met corona een kanaal opengesteld. We kijken nu of we veilig mailen zo kunnen organiseren dat het gelijkgesteld kan worden aan faxen.”
Zelfs dan zullen de rechtbanken nog geen papierloze kantoren zijn. “Als het je papier achterwege laat, heb je wettelijk een probleem. De fax en veilig mailen voldoen namelijk niet aan de eisen voor digitale communicatie volgens het Besluit Elektronisch Procederen. Dat vereist onder meer een inlogmiddel waardoor je zekerheid hebt over de identiteit van degene die achter het systeem zit. Bijvoorbeeld Digid, e-herkenning of een advocatenpas. Veilig mailen en de fax voldoen daar niet aan, DT wel.” Wettelijk gezien is papieren nazending nu daarom nog verplicht. Zolang DT niet volledig is ingevoerd, is papier onmisbaar.
Groen licht
Overigens geldt ook daarna dat burgers altijd op papier kunnen blijven procederen. Voor advocaten en andere professionele partijen wordt het digitaal procederen wel verplicht.
In een brief aan de Tweede Kamer heeft minister Dekker groen licht gegeven om door te gaan met DT.
