Key performance indicators (KPI’s), of in goed Nederlands: kritieke prestatie indicatoren. Het is hét middel dat managers gebruiken om vast te stellen of de organisatie nog op koers ligt met het behalen van de gestelde doelen. In de juridische praktijk wordt van deze tool nog maar mondjesmaat gebruik gemaakt. Als die al wordt ingezet, dan gebeurt dit in de advocatuur vooral om inzicht te krijgen in de winstontwikkeling, terwijl de focus in het bedrijfsleven en de publieke sector met name ligt op het verloop van de juridische kosten.
Dit beperkte gebruik is een gemiste kans. Goede KPI’s kunnen waardevolle informatie opleveren over de juridische organisatie en stelt je in staat gericht te sturen op de strategie. Inzicht in alleen het kostenplaatje of winstverloop is daarvoor niet voldoende. Een toename van de profit per partner of een daling van de totale juridische kosten zegt namelijk niets over bijvoorbeeld de efficiëntie, kwaliteit of klanttevredenheid, terwijl ook deze aspecten vaak van invloed zijn op het behalen van de uiteindelijke (strategische) doelstelling.
Maar wat is dat nu eigenlijk, een KPI? Het is een meetmethode die je in staat stelt te beoordelen of je nog op koers ligt met de uitvoering van de strategie. Omdat de (vaak high level) strategische doelstellingen niet direct uitvoerbaar zijn, vertaal je deze eerst in concrete operationele doelstellingen en plan(nen) van aanpak. Door vervolgens aan die operationele doelstellingen KPI’s te koppelen, maak je ze meetbaar en krijg je zicht op de realisatie van de voorgenomen strategie.
De kunst is natuurlijk om de juiste KPI’s te bepalen. Goede KPI’s zijn SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en hebben een relatie met de strategie. Geregeld zie ik dat juristen in hun enthousiasme absurde hoeveelheden indicatoren vaststellen die geen enkel verband hebben met de strategie. Dat is niet aan te raden. Het gebruik van KPI’s moet niet verworden tot doel op zich. Het is een middel om de uiteindelijke doelstelling te behalen. Meten omwille van het meten is zinloos en leidt alleen maar tot een overload aan nutteloze informatie.
Omdat KPI’s gekoppeld zijn aan de strategie van de organisatie zijn zij per definitie tailor made. Ieder bedrijf heeft immers een unieke strategie. Een google-search naar ‘KPI’s voor de juridische praktijk’ is dus leuk voor het opdoen van inspiratie, maar deze KPI’s klakkeloos overnemen zal niet bijdragen aan het bereiken van de eigen doelstellingen. Een makkelijke manier om er achter te komen of de KPI die jij hebt gedefinieerd, een voor jouw organisatie doelmatige KPI is, is jezelf de volgende vraag te stellen: wat je zou doen als de uitkomst van de KPI groter of kleiner is dan X? Kan je die vraag niet beantwoorden? Dan heb je niet de juiste KPI te pakken. Aan een effectieve KPI kan namelijk altijd een handeling worden verbonden. Informatie die niet kan worden omgezet in actie is leuk om te weten, maar draagt niet bij aan het behalen van de strategische doelstellingen.
Als je eenmaal de juiste KPI’s hebt gedefinieerd ben je er nog niet. Meten is wellicht weten, maar met alleen weten bereik je geen doelen. De toegevoegde waarde van KPI’s wordt pas zichtbaar zodra de meetgegevens worden omgezet in te nemen beslissingen waarmee je vervolgens de doelstellingen van jouw organisatie kan bijsturen of verbeteren. De formule luidt hier dus: meten = weten = sturen. Hoe je de vertaalslag van weten naar sturen kan maken zal ik de volgende keer laten zien.
