De rol van legal tech neemt toe. Allerlei tools helpen eenvoudig werk te automatiseren. Handig voor de bedrijfsjurist die steeds meer op zijn bord krijgt: ingewikkelder regelgeving, toenemende risico’s en compliancevraagstukken, terwijl de budgetten onder druk staan. Ook advocaten doen steeds meer aan legal tech. Legal tech omvat meer dan handige tools. Het zorgt voor fundamentele veranderingen in het juridische werk, zo vertellen juristen die met legal tech te maken hebben in het nieuwe nummer van Mr., dat 5 oktober verschijnt. “Elke jurist zal zich erin moeten verdiepen. Doe je dat niet, dan mis je de boot.”
“Er zijn allerlei bedrijven en bedrijfjes die nieuwe tools ontwikkelen en aanbieden”, zegt Hans Albers, chief of staff/head of world wide Legal Operations van Juniper Networks. “Voordat je een aanschaf overweegt, moet je helder hebben welk probleem je ermee wilt oplossen. Voortdurend hoor je: dit is nieuw, dit moet je hebben, daar kun je wat mee. Maar het gaat niet om nieuwe tools, het gaat om noodzakelijke oplossingen. Veel providers bieden wat aan en denken niet echt met je mee. Je moet allereerst inzicht hebben in je eigen processen binnen je Legal department.”
Een bedrijf begint vaak met drie systemen: een contract-managementsysteem, een e-billingsysteem en een systeem voor de corporate housekeeping. Dat kan Legal zelf doen, met behulp van legaltech-tools. Hoe weet je welke tools het beste zijn? “Ja, dat is een vraag die veel bedrijfsjuristen hebben”, zegt Albers. “In de Verenigde Staten bestaat een aantal organisaties die nieuwe tools test en die adviezen uitbrengt, onder andere de Association of Corporate Counsel, ACC. Behalve de juiste keuzes maken, moet je de juristen binnen je organisatie zover krijgen dat ze de tools gaan gebruiken.”
Slimmer werken
Bedrijfsjuristen zijn traag in het aannemen van nieuwe manieren van werken, is ook de ervaring van Jan-Willem Prakke, tot april van dit jaar legal director bij Schiphol. “Dat heeft te maken met een gebrek aan kennis en vaardigheden. Bedrijfsjuristen hebben de tijd niet om zich in legal tech te verdiepen, én juristen zijn van nature conservatief. Ze veranderen wel, maar het heeft tijd nodig. Zo is het nog niet zo lang geleden dat juristen huiverig waren voor de cloud. Inmiddels slaat iedereen alles in de cloud op. Zelf heb ik mij als bedrijfsjurist altijd gedwongen om tien procent van mijn tijd te besteden aan wat ik slimmer werken noem. Legal tech maakt daarvan onderdeel uit.”
Behalve zelf nieuwe tools gebruiken kunnen bedrijfsjuristen bepaalde processen, zoals corporate housekeeping, ook outsourcen. Dat is de markt waar Prakke zich nu op begeeft. “Bij Schiphol deden wij corporate housekeeping zelf. Als bedrijfsjurist dacht ik: waarom zet je niet een paar legals apart, en laat ze dat soort processen doen, in plaats van dat de bedrijfsjuristen alles zelf moeten doen? Met Legal Management Services bied ik die diensten nu aan. Ik werk met jonge juristen, paralegals, die ik opleid om slim te werken en maximaal gebruik te maken van tools zoals Effacts.”
Kleine stapjes
Effacts is een legal-managementsysteem, veel gebruikt door bedrijfsjuristen, dat juridische processen opslaat en inzichtelijk maakt in een database. Het is ontwikkeld door Harm Bavinck en overgenomen door Wolters Kluwer. Bavinck verwacht dat legal tech veel impact zal hebben op het businessmodel van advocatenkantoren. “Je ziet andere partijen werk overnemen dat van oudsher door advocatenkantoren wordt gedaan. De grote accountantskantoren investeren veel in nieuwe technische mogelijkheden. Rechtsbijstandsverzekeraars als ARAG en DAS zijn inmiddels groter dan een advocatenkantoor als De Brauw Blackstone Westbroek. Voor veel werk heb je geen slimme en dure advocaat nodig, maar kun je volstaan met een jonge paralegal.” Een aantal kantoren is bezig met artificial intelligence (AI). Volgens Bavinck gaat dat vooralsnog met kleine stapjes. “Maar over een jaar of vijf, of wat meer, worden die stappen wel groter”, verwacht hij.
Efficiency
“Er gebeuren veel interessante dingen op het gebied van AI”, vindt ook Albers, “maar veel toepassingen zijn nog niet klaar voor gebruik. Wat kun je ermee, wat levert het op? Dat is vaak nog niet duidelijk.” De rol van advocaten verandert, ziet Albers. “Niemand zit meer te wachten op de traditionele diensten van advocatenkantoren. General counsel moeten steeds meer doen met minder budget. De regelgeving wordt ingewikkelder, er is meer te doen aan riskmanagement en compliance. De druk om efficiënt te werken wordt groter, in alle onderdelen van bedrijven. Finance gaat steeds efficiënter werken, onder andere door zaken te outsourcen. Datzelfde geldt voor HR. En wat doet Legal? Nog steeds uurtje-factuurtje… Legal is een essentieel onderdeel van het bedrijf, maar het wordt net als elk ander onderdeel gemeten wat betreft efficiency en kosten. De bedrijfsjurist zit niet te wachten op puur juridisch advies, maar wil iemand die met hem meedenkt en zijn problemen oplost. Met totaaloplossingen, met systemen. Advocaten blijven nodig voor specialistisch en ingewikkeld werk.”
Bij Juniper doen juristen geen standaardwerk, dat doen paralegals. Bepaalde contracten zijn geautomatiseerd. Met een tool voor veelvoorkomende contracten zijn grote besparingen gerealiseerd, aldus Albers. Geheimhoudingsovereenkomsten en manufacturer’s autorisation forms (MAF’s), reseller certificaten, waarvan er honderden per jaar zijn, worden nu geautomatiseerd verwerkt. “In het eerste half jaar hebben we daarmee 200.000 dollar bespaard”, vertelt Albers.
Kwaliteitsverbetering
Een bedrijf dat sinds 2008 legal services aanbiedt, is Legadex. Het biedt softwaretools aan van verschillende leveranciers, voor allerlei werkprocessen. Daarnaast biedt Legadex menskracht, op locatie of op afstand. Het bedrijf past legal tech al jaren daadwerkelijk toe. Er zijn momenteel dertig mensen in dienst en dat aantal groeit. Sinds 2013 worden ook tools ingezet die gebruikmaken van AI. Hans-Martijn Roos, een van de oprichters: “AI software werd tot dat moment eigenlijk alleen gebruikt bij grote e-discovery onderzoeken in de VS en door toezichthouders in bijvoorbeeld mededingingskwesties. Met wat aanpassingen konden we deze software inzetten voor het vinden, rubriceren en beoordelen van contracten en andere legal documenten.” Roos raadt bedrijfsjuristen aan om nooit een tool te kopen voordat exact duidelijk is waar deze voor dient. “Als je ermee begint, zou ik zeggen: begin klein. Pak een werkproces dat je goed in de vingers hebt en ga dat automatiseren. Zet bijvoorbeeld vijf basiscontracten in een mooi systeem bij elkaar en maak goede templates die je automatisch kunt oproepen. Legal tech light, noem ik dat.”
Koudwatervrees is niet op zijn plaats. Legal tech moet je gewoon doen. Roos benadrukt dat je fouten moet durven maken. Net zolang tot alles werkt zoals je wilt. “Legal tech levert een enorme tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering op. Daarnaast krijg je een schat aan data die anders in de documenten verborgen blijft en waarop je als bedrijf kunt sturen”, aldus Roos.
Ecosysteem
Katja van Kranenburg, partner bij CMS en hoofd van de Tech-sectorgroep in Nederland, begeeft zich volop in legal tech. Haar kantoor is, net als Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn, partner in de Dutch Blockchain Coalition, een initiatief van het bedrijfsleven, de overheid en kennisinstellingen. De coalitie wil een versnelling creëren in blockchaintoepassingen in Nederland. “Zo’n keten van digitale bestanden – blocks – biedt enorme mogelijkheden”, zegt Van Kranenburg. “Denk bijvoorbeeld aan een dealroom op een blockchain waardoor je een M&A-transactie vele malen efficiënter en tegen lagere kosten uitvoert. Die technieken gaan steeds verder.”
Van Kranenburg en haar team denken actief mee hoe cliënten bepaalde bedrijfsprocessen met gebruikmaking van nieuwe technologieën kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld door het gebruik van smart contracts op een blockchain (ziet uitleg op pagina 41), door de inzet van AI en tools die een deel van het werk overnemen. “We hebben een ecosysteem opgebouwd waardoor we cliënten kunnen introduceren bij bedrijven die diensten aanbieden die wij zelf niet aanbieden. Bijvoorbeeld bedrijven die smart contracts kunnen coderen of die de waarde van een token bij een ICO, initial coin offering, bepalen. Wij leren onze advocaten coderen, voornamelijk om beter te begrijpen hoe het werkt. Wij hebben ondertussen veel kennis opgedaan over blockchain en smart contracts en adviseren cliënten bij de toepassing daarvan over de juridische aspecten. Wij kijken bijvoorbeeld of wordt voldaan aan de AVG en andere regelgeving.”
Noodrem
Bij legal tech gaat het vooral om samenwerking, vindt Van Kranenburg. “Bij technische innovaties is het de taak van de jurist om de juridische aspecten in de gaten te houden. Stel: een bedrijf heeft de bedrijfsprocessen ondergebracht in smart contracts, en het bedrijf gaat failliet. Is bedacht dat er een noodrem in moet zitten? Een ander voorbeeld: een bedrijf wil een deel van het aandelenkapitaal omzetten in tokens en dat aan de werknemers gunnen. Wat is dan de rol van de ondernemingsraad? Wat gebeurt er als een werknemer vertrekt? Hoe zit het met de privacy? Zijn er landen waar het token als aandeel wordt gezien? Dan val je onder financieel toezicht. Het moet allemaal wel legally compliant zijn. Wij adviseren nu een jong bedrijf bij een ICO. Een nieuwe, eenvoudige manier om geld bij elkaar te krijgen. Welke regels daarvoor gelden is nog niet altijd even duidelijk. Fiscaal, regulatory, IP/ media, een corporate notaris, IT en privacy van ons kantoor zijn daarbij betrokken, plus een aantal externe partijen. Zelf treed ik op als projectmanager.”
Samenwerking
Ook voor Esther Albers, global innovation manager bij Clifford Chance, is legal tech onlosmakelijk verbonden met samenwerking met andere partijen. “We zien drie trends. Bedrijfsjuristen moeten meer doen met minder budget. Andere aanbieders begeven zich op de markt, en veel van onze cliënten veranderen in techbedrijven of zijn in ieder geval druk met digitaliseringsvraagstukken. Dat vraagt van ons een heroriëntatie op de manier hoe wij waarde kunnen toevoegen. Dat doen we door de inzet van tools waardoor we sneller en efficiënter informatie kunnen analyseren en delen, maar ook door de introductie van andere rollen in projecten zoals de legal project manager, data scientists en de inzet van low cost service centres. Technologie stelt je in staat om naar documenten te kijken waar we vroeger vanuit kosten- en/of efficiëntieperspectief überhaupt niet naar keken. Dus vroeger keken we naar een goed sample van de belangrijkste documenten en namen we aan dat de overige documenten geen belangrijke info zouden bevatten. Nu analyseren we bijvoorbeeld zeventig procent met technologie en doen we de rest handmatig.” Verder investeert Clifford Chance in een innovatie-ecosysteem, om frontrunner te zijn en te blijven op het gebied van innovatie en te leren met anderen. Het kantoor zoekt samenwerking buiten het eigen werkveld, onder meer met incubators: innovatiecentra, broedplaatsen voor nieuwe bedrijven, zoals Barclays Eagle Lab. Ook werkt Clifford Chance samen met onder andere de Harvard Lawschool.
Behalve voor hun cliënten zetten advocaten legal tech ook voor hun eigen processen in. “Onlangs konden wij in een grote transactie dertig procent goedkoper werken dankzij de inzet van een AI-tool om documenten samen te vatten in het kader van due diligence”, vertelt Van Kranenburg.
Algoritmes
Legal tech zal juristen nooit overbodig maken, want een technische oplossing staat of valt met de input door deskundigen. Dat vraagt wel wat van de opleiding van juristen. Zowel CMS als Clifford Chance besteden in hun interne Law Academy’s veel aandacht aan legal tech. Clifford Chance biedt via een global tech academy niet alleen een digital awaress course, maar medewerkers kunnen ook leren coderen. Ook op de universiteiten en hogescholen gebeurt dat. “Elke jurist zal zich moeten verdiepen in legal tech”, vindt Van Kranenburg. “Het moet gewoon onderdeel van de basiskennis zijn, net als burgerlijk recht dat is. Verdiep je je niet in legal tech en zorg je niet dat je kennis op peil is, dan mis je als jurist de boot.”
Erik Vermeulen, bedrijfsjurist bij Signify (voormalig Philips Lighting) en hoogleraar Business and Financial Law in Tilburg, is het daar helemaal mee eens. Hij doceert ‘Coding for lawers’ aan masterstudenten in Tilburg en in de VS en is bezig modules te ontwikkelen voor postacademisch onderwijs en voor online gebruik, want de vraag naar opleiding is groot. “Legal tech gaat veel verder dan technologische oplossingen voor simpel juridisch werk”, zegt Vermeulen. “Wil je je rol als jurist op een goede manier vervullen, dan treedt je op als een ‘transaction engineer’, degene die zorgt dat transacties tot stand kunnen komen. Alleen zul je als transaction engineer steeds vaker met digitale technologieën zoals blockchain, smart contracts en kunstmatige intelligentie te maken krijgen, naast of in plaats van de traditionele contractuele bepalingen. We leven in een wereld die steeds meer wordt beheerst door computercode, door computerprogramma’s. We zien dit al in andere industrieën waar algoritmes en computerprogramma’s steeds vaker de traditionele rol van managers overnemen. Vergelijk Airbnb maar eens met de traditionele hotels. De invloed van digitale technologieën op het juridisch werk zal alleen maar toenemen in het tijdperk van the Internet of Things. Dingen zullen vaker met elkaar communiceren, maar ook vooraf geprogrammeerde ‘overeenkomsten’ met elkaar aangaan. Die kun je niet op de traditionele manier benaderen.”
Codes
Vermeulen zegt niet dat juristen programmeurs moeten worden, maar vindt wel, net als Van Kranenburg, dat ze moeten begrijpen hoe computercode werkt. De techneuten die codes maken weten meestal niet hoe transacties werken. Bovendien biedt legal tech interessante mogelijkheden voor juristen, zowel voor bedrijfsjuristen als voor advocaten, signaleert Vermeulen. Bulkwerk zal worden geautomatiseerd en algoritmes zullen daarbij een steeds belangrijkere rol spelen. Het hoogwaardige intellectuele werk blijft over. Het interessante werk. “Advocaten kunnen een grote rol bij de ontwikkeling van legal tech hebben omdat zij over grote aantallen data, contracten, beschikken die nodig zijn om kunstmatig intelligente oplossingen te leren”, zegt Vermeulen. “Advocatenkantoren moeten legal tech op hun radar hebben. Ze moeten wel meegaan, anders verliezen ze cliënten. Grote bedrijven switchen makkelijker van kantoor dan vroeger. Bovendien zijn er andere, zeer actieve, spelers op de markt, zoals accountants.”
Wie als jurist goed wil functioneren, verdiept zich in legal tech, benut de mogelijkheden en begrijpt hoe computerprogramma’s werken, zonder zelf programmeur te worden. Want de jurist van de toekomst is niet de eendimensionale jurist die een advies schrijft, maar een transaction engineer die de weg weet in de wereld van kunstmatige intelligentie, blockchain en smart contracts. “En die toekomst is al aangebroken”, zegt Vermeulen.
Coding for lawyers
Samen met Mark Fenwick, Kyushu University, Japan en Wulf Kaal, University of St. Thomas, Minnesota, publiceerde Erik Vermeulen op 20 augustus een paper Legal Education in a Digital Age: Why ‘Coding for Lawyers’ Matters op SSRN (Social Science Research Network): papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3227967
