Op zoek naar dat oude contract?
Dit kopje is vast herkenbaar. Je wilt een bepaalde afspraak controleren in verband met een opzegging of je zoekt naar een specifieke contractsbepaling om te hergebruiken. Wat je zoekt is echter moeilijker te vinden dan verwacht.
Om grip te houden op contracten en lopende afspraken kun je het beste een contractmanagementsysteem inzetten. Als je echter veel contracten opstelt, kan contractgeneratiesoftware uitkomst bieden. Met dergelijke software kun je contracttemplates en specifieke contractsbepalingen bijhouden en genereren in één systeem. Dit levert uiteraard tijdswinst op en voorkomt menselijke fouten. Daarnaast kan dit soort legal tech helpen bij het waarborgen van continuïteit. Als iemand uitvalt, kan een invaller snel aan de slag met dezelfde templates en informatie.
Hoe vaak heb je dat contract al gecontroleerd?
Veel juristen zien dagelijks standaardcontracten langskomen. Denk aan NDA’s. De inhoud van een NDA is zeker niet uniek. Toch is het verstandig om elke NDA te controleren op eventuele risico’s. Dit is precies waar bepaalde legal tech ondernemingen, zoals NDA Lynn, een oplossing voor bieden. Door middel van machine learning is deze software goed in staat om NDA’s te controleren. Daarnaast hoef je dergelijke oplossingen niet per se in te zetten om een controle van een NDA compleet uit handen te nemen. Je kunt het ook gebruiken als een initiële check om te bepalen of een junior het verder kan afhandelen of dat het echt door een senior opgepakt moet worden.
Term sheets en documenten vergelijken
Zodra je een contract hebt opgesteld of gecontroleerd, is de volgende stap meestal het onderhandelen. Dit spelletje zal niet snel veranderen. Gelukkig kan het wel efficiënter dan het bijhouden van alle wijzigingen in Microsoft Word, waarbij je uiteindelijk een complete documentvergelijking uitvoert voor de zekerheid. Met software voor online onderhandelen ontstaat er nooit meer twijfel over welke versie nu de laatste is en of alle wijzigingen wel goed zijn bijgehouden. Partijen kunnen tegelijkertijd pijnpunten aanstippen en oplossen in hetzelfde document, zonder telkens tijd kwijt te zijn aan het heen en weer e-mailen van het contract met nieuwe opmerkingen.
Regel die handtekening (nu vrijwel iedereen thuiswerkt)
In deze tijd voelt het behoorlijk knullig als je de CEO moet vragen om thuis het contract te printen, deze te ondertekenen, vervolgens te scannen en deze weer terug te mailen. Dit kan natuurlijk makkelijker door gebruik te maken van oplossingen voor digitaal ondertekenen. Door de oplossing voor digitaal ondertekenen te koppelen aan een contractmanagementsysteem, worden de contracten automatisch op de juiste plek opgeslagen en hoef je nog minder tijd te besteden aan dergelijke administratieve taken.
Praktisch legal tech advies van ICTRecht
Ben jij een bedrijfsjurist, legal counsel of general counsel en wil je weten welke juridische processen je kunt verbeteren met legal tech? ICTRecht helpt je! Op basis van een inventarisatie en analyse kunnen onze legal tech consultants helpen bij het bepalen van de beste oplossingen en bijbehorende strategie. Daarnaast ondersteunen wij graag bij het creëren van draagvlak binnen de organisatie en het managen van de nodige veranderingen rondom legal tech. Meer weten? Lees hier meer over legal tech!
