Herken je dit? Die ene bespreking, presentatie of zitting, je bent er al weken over aan het malen, want op de een of andere manier ben je er onzeker over. Je bent bang dat het helemaal mis gaat lopen. Dat je niet uit je woorden komt, een black-out krijgt of dat niemand interessant vindt wat je zegt. Dit wordt vreselijk! Al weken van tevoren val je je omgeving ermee lastig: je collega’s, je partner, je vrienden, je hebt het er vaak over en zo groeit dit evenement in je hoofd uit tot een gebeurtenis van wereldformaat. Totdat het achter de rug is. Dan ineens is het weg uit je hoofd en als een collega ernaar vraagt, ben je bijna verbaasd. Je was het alweer vergeten!
En zo gaat het vaak. Je maakt je heel druk om iets en als de betreffende gebeurtenis voorbij is, denk je er niet meer aan en zo verspil je op je werk veel energie en kostbare tijd aan relatief onbelangrijke zaken. In de serie persoonlijk leiderschap op de werkvloer bespreek ik verschillende tools van persoonlijk leiderschap om jezelf te versterken. Dit is deel 3 en behandelt een simpele methode om lastige situaties op je werk te relativeren: de ‘vijf bij vijf’-regel.
De negativiteit gaat regeren
Terug naar het voorbeeld. Het is gemakkelijk om zo’n situatie in je hoofd op te blazen: het lijkt het einde van de wereld en hoe meer je het erover hebt, des te groter het in je hoofd wordt: wat aandacht krijgt groeit. En zo gaat het emotioneel met je aan de haal en verlies je de macht over de situatie. Dat is natuurlijk niet handig, omdat het je kwetsbaar maakt op de werkplek. Je wordt er gestrest van, het kost bakken met energie en je verliest aan focus, waardoor je fouten kunt gaan maken, je onnodig tijd verliest en minder efficiënt werkt. Het is veel effectiever om dit soort stressvolle situaties op een pragmatische manier te benaderen en in perspectief te plaatsen, te relativeren dus.
De ‘vijf bij vijf’-regel: hoe belangrijk is dit over vijf jaar nog?
Je kunt in je hoofd eindeloos lang met een lastige situatie bezig zijn, maar er zijn maar weinig situaties die meer dan vijf minuten van je aandacht zouden moeten vragen. De ‘vijf bij vijf’- regel houdt in dat je je niet langer dan vijf minuten zorgen maakt over iets dat er over vijf jaar niet meer toe doet. Met andere woorden, je plaatst de zaken in perspectief en je maakt je minder druk om relatief kleine dingen. Het doel van de ‘vijf bij vijf’-regel is om je bewust te maken van je keuze om ergens wel of niet tijd en energie aan te geven. Wat is het waard is om je zorgen over te maken en wat niet?
Deze methode werkt aldus: als je een lastige situatie tegenkomt, neem je even de tijd om na te denken over de vraag of het er over vijf jaar voor jou nog toe zal doen. Als dat niet het geval is, besteed je er niet meer dan vijf minuten aan om je er druk over te maken. Je laat het simpelweg los. In de voorbeeldcasus: Is de bespreking, presentatie of zitting voor jou over vijf jaar nog van belang? Het antwoord zal in de meeste gevallen ontkennend luiden en dus kun je je tijd beter besteden aan activiteiten die voor jou persoonlijk van waarde zijn, zoals werken aan een leuke zaak waar je heel veel energie uithaalt of een lekker biertje drinken met vrienden en dan écht aanwezig zijn met je volle aandacht.
Toepassing van de ‘vijf bij vijf’-regel: jezelf de juiste vragen stellen
Je kunt niet elke situatie op de werkvloer afdoen als relatief onbelangrijk. Natuurlijk vergen bepaalde situaties wat langer de aandacht. Bij veel situaties ligt dat voor de hand: wie zijn baan verliest, iets naars meemaakt op zijn werk, een zaak waar heel veel vanaf hangt; dan is het duidelijk dat je er langer dan vijf minuten mee bezig bent. Maar soms is het minder helder. Om de ‘vijf bij vijf -regel in je voordeel te gebruiken, moet je jezelf de juiste vragen leren stellen, zodat je weet hoe je onderscheid kunt maken tussen wat er echt toe doet en wat niet.
Je kunt jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:
- Heb ik een probleem dat ik moet oplossen of is er helemaal geen probleem?
- Wil ik deze kwestie echt mee naar huis nemen?
- Is dit mijn energie en tijd waard?
- Vormt deze situatie een risico voor mijn gezondheid, veiligheid of welzijn?
- Heeft deze situatie op de lange termijn voor mij nog betekenis?
- Heeft deze situatie op de lange termijn invloed op mijn carrière?
Voorbeeld
Je hebt meerdere keren zittingen overgenomen van je collega, omdat zij of haar kind weer eens ziek was. Nu heb jij even corona en doet ze moeilijk over een simpele zitting. Ze wil die niet overnemen. Zó niet loyaal. Uiteindelijk heb je maar uitstel gevraagd en ook gekregen.
Alle vragen kunnen duidelijk met nee worden beantwoord. Dat zou wellicht anders zijn als je het probleem nog niet had opgelost, maar dat heb je wel, want je hebt uitstel gekregen. Je kunt dagen gaan malen over het gedrag van je collega, je kunt het met je partner, je kamergenoot en weet ik met wie gaan bespreken, maar het is gebeurd en je kunt er niets meer aan veranderen. Daarom verdient deze kwestie het niet om langer dan vijf minuten in je hoofd rond te spoken.
De oorsprong van de ‘vijf bij vijf’-regel is onduidelijk en hoewel breed toegepast, is er niemand die de methode echt claimt. Maar dat neemt niet weg dat je je met deze chillpil kunt richten op wat echt belangrijk is in je leven: If it won’t matter in five years, don’t spend more than 5 minutes worrying about it.
