‘Open up’, het thema van het Songfestival, staat er met grote letters onder het videoscherm naast de ingang van Ahoy. Ervoor wapperen vlaggen met het festivallogo. Naast het Ahoygebouw staan de grote witte coronatenten van de GGD, waar getest en gevaccineerd wordt.
Contracten
Nadat het songfestival vorig jaar maart door corona moest worden afgelast, werd Ahoy snel omgebouwd tot tijdelijk ziekenhuis. Daarna veranderde het buitenterrein in een test- en priklocatie.
Desiré van der Wilt, bedrijfsjurist bij Ahoy, is bij al deze ontwikkelingen betrokken, en ook bij het Songfestival dat deze week plaatsvindt en dat bestaat uit zes generale repetities, twee halve finales en de finale. “We gingen van een nauwe samenwerking bij een vrolijk en feestelijk Songfestival naar een nauwe samenwerking met de Veiligheidsregio, GGD en gemeente bij de bestrijding van de coronapandemie”, zegt zij. “Een totaal andere setting met andere contracten.”
Van der Wilt was eerst werkzaam als advocaat en maakte daarna de overstap naar de functie van bedrijfsjurist bij een accountants- en belastingadvieskantoor. Sinds anderhalf jaar werkt ze bij Ahoy. Ze is gespecialiseerd in contracten- en verbintenissenrecht en houdt zich ook bezig met privacyrecht. “Van inkoop en horeca tot projectmanagement, facility en mobiliteit: elk contract gaat langs mij.” Daarnaast adviseert ze haar collega’s over andere juridische aangelegenheden. Ze werkt nauw samen met de CEO en CFO van Ahoy. “Het is heel divers werk, geen dag is hetzelfde.”
Sponsoren
Het Songfestival is een samenwerkingsproject van European Broadcasting Union (EBU), een samenwerkingsverband van de publieke omroepen van vooral EU- lidstaten, de gemeente Rotterdam en het projectteam van NOS, AVROTROS en de bij de EBU aangesloten NPO.
Bart van Ulden is als general counsel en contractmanager bij de gemeente Rotterdam nauw betrokken bij het project. Van Ulden, naar eigen zeggen een “overtuigd generalist”, stuurt een team aan van vijftien juristen die zich onder meer bezighouden met gebiedsontwikkeling, vereiste vergunningen en verzekeringen en subsidierecht. Hij, Van der Wilt en Hadewijch van den Berg, die als legal advisor verantwoordelijk is voor sponsorships en sales bij de NOS, hebben veelvuldig overleg met elkaar.
Van den Berg: “Toen ik gevraagd werd om me in dit project bezig te houden met de sponsoring realiseerde ik me al snel dat dit te veel was om alleen te doen. Met allerlei sportevenementen zoals de Olympische en Paralympische Spelen en het EK voetbal was 2020 al een erg druk jaar. Daarom heb ik een freelancer, een niet-jurist, gevraagd om dit project samen op te pakken. Samen zijn we de markt opgegaan, op zoek naar nationale sponsoren en (event) leveranciers.”
Zorgplicht
Hadewijch van den Berg maakt deel uit van de vierkoppige juridische afdeling van de NOS en is gespecialiseerd in media-, auteurs- en contractenrecht. Met haar collega’s werkt ze in het project van het Songfestival nauw samen met de juristen van NPO en AVROTROS. Zo kijkt een aantal juristen naar het samenwerkingscontract met de gemeente Rotterdam en het host broadcoaster contract met de EBU. Anderen richten zich op de aanbestedingsovereenkomsten, de contracten met leveranciers, de contracten met artiesten en de contracten over de diverse acts. Ook is er een collega die zich buigt over privacykwesties, zoals de regelgeving voor bescherming van persoonsgegevens. “Samen vormen we een geweldig team.”
De NOS wordt gefinancierd met publiek geld, benadrukt Van den Berg. “Vanzelfsprekend horen daar strenge regels bij. In de Mediawet is geregeld dat sponsoring van publieke media-instellingen niet zonder meer mag. Ik bekijk wat op grond van die wet is toegestaan en houd me bezig met de contractuele afspraken met de partners en leveranciers. Het is belangrijk dat we duidelijke afspraken met onze partners en event suppliers maken, ook om hén te beschermen.”
Aanpassen
Het Songfestival is een complex en veelzijdig project, zeggen Van der Wilt, Van Ulden en Van den Berg. “Vorig jaar was het al erg spannend”, zegt Van Ulden, wijzend op de aangebouwde Ahoyvleugel met het Convention Centre en RTM Stage, de nieuwe popzaal waar zevenduizend bezoekers kunnen worden ontvangen. De bouw hiervoor startte in juli 2018 en de samenloop van de bouw van dit complex met een van ’s werelds grootste evenementen maakte het proces volgens Van Ulden “op zijn minst wat uitdagend”. “Hoewel het festival uiteindelijk niet doorging, zaten de Gebiedsontwikkelaar – een PPS-constructie met Ballast-Nedam en Heijmans -, Ahoy en Team Eurovisie Songfestival wel op één lijn.”
Niet lang erna begon de coronacrisis en moest het Songfestival alsnog worden afgeblazen, wat ook van de juristen allerlei acties vergde. Het eerste wat Van Ulden in maart 2020 deed was het samen met zijn team formuleren van een persbericht. “En natuurlijk moesten alle stakeholders geïnformeerd worden over het uitstel.”
Na de annulering is afgesproken dat de basisstructuur van het evenement ongewijzigd zou blijven en alleen in de uitvoering zou worden aangepast. Van Ulden: “We wisten nog niet hoe corona zich verder zou ontwikkelen, maar voor ons stond vast dat het Songfestival in 2021 in Rotterdam zou plaatsvinden.”
Van den Berg zegt: “Wij zijn direct nagegaan welke contracten geannuleerd of opgeschort moesten worden. Daarna zijn we aan de slag gegaan met een alternatief programma. Dat is een show geworden in Studio 21 in Hilversum. Hierbij heb ik me beziggehouden met het verkrijgen en opstellen van rechten van het beeldmateriaal, muziek en de contracten met de artiesten en het adviseren van het productieteam over alle (media) wettelijke zaken. Alles moest in heel korte tijd geregeld worden.” Daarna is bekeken met welke partners de NOS verder zou kunnen gaan bij het ‘echte’ Songfestival.
Scenario’s
In de afgelopen maanden heeft het team hard gewerkt aan verschillende scenario’s, om ondanks corona het festival door te kunnen laten gaan. Begin april werd bekend dat het kabinet had besloten om onder het Fieldlab framework publiek toe te staan bij alle shows. “Ook over die variant was weer veel overleg nodig, onder andere met de overheden in de regio”, aldus Van den Berg. “Specifiek keek ik naar hoe we nu het beste uitvoering konden geven aan alle contracten met partners en event suppliers.”
Waar eerst vijftienduizend mensen de shows konden bijwonen zijn dit er nu 3.500. Daarnaast zijn er nog allerlei aanpassingen aangebracht. Zo komt er geen Eurovision Village, de officiële fanzone van het festival waar verschillende artiesten optreden en fans bijeenkomen. “Hiervoor is een leuke digitale variant bedacht”, zegt Van Ulden.
Bij de organisatie is ook gekeken hoe andere landen het in eerdere edities aanpakten. “Maar”, benadrukken Van Ulden, Van der Wilt en Van den Berg, “we wilden het ook vooral op onze eigen manier doen.” Van den Berg: “In Nederland is zoveel creativiteit. We wilden er met elkaar een eigen mooi evenement van maken, waarbij we rekening moeten houden met wat er binnen de regels van de Mediawet kan en mag.”
Gemeenschappelijke ambitie
De extra uitdagingen die corona met zich mee heeft gebracht hebben het werk alleen maar interessanter gemaakt, vindt Van Ulden. Maar het steeds weer moeten schakelen vergt volgens hem, Van den Berg en Van der Wilt wel veel extra flexibiliteit. Van der Wilt: “Gelukkig is er in de evenementenbranche veel creativiteit en oplossingsgerichtheid.” Het is fijn om juist nu een mooi evenement te mogen organiseren waar veel mensen naar uitkijken, vindt ze. “Dat motiveert nóg meer om er iets geweldigs van te maken.”
Volgens hen helpt het ook dat alle betrokkenen dezelfde ambitie hebben. Van Ulden: “Soms kan een gesprek indringend zijn, maar iedereen – van artiest, kunstenaar, projectmanager tot jurist – heeft hetzelfde doel voor ogen. De lijnen zijn kort, er is geen ‘wij-zij’.” Veel juristen hebben volgens hem de neiging te “juridiculiseren”, zoals hij dat noemt, als het spannend wordt. “Dat wilden we proberen zoveel mogelijk te voorkomen. We wilden steeds open de dialoog met elkaar aangaan.” Daarbij hielp het dat zij al vroeg bij het project betrokken werden. “Waar de meer traditioneel werkende jurist vaak achteraf wordt gevraagd ergens een stempel op te zetten, zijn wij al vanaf het begin bij het proces betrokken. Daardoor kunnen we snel beslissingen nemen.”
Spannend
De laatste weken zijn voor de juristen vooral een “bewakingsfase” geweest, zeggen ze: bewaken dat er geen inbreuk gemaakt wordt op rechten van rechtenhouders zoals de EBU. “Ook daarin proberen we creatief te zijn”, zegt Van Ulden. “Zo hebben we met een bakker uit Rotterdam die graag taarten met het ESC Rotterdam-logo wil verkopen afgesproken dat dit mag, mits de winst naar een goed doel gaat.”
Niettemin blijft het met alle onzekerheden spannend, zegt Van Ulden, die zich net als iedereen voor elk Ahoy-bezoek moet laten testen. “We zijn allemaal erg voorzichtig. Het zal je toch niet gebeuren dat je nu nog ziek wordt!”
Draaiboek
En … denken de drie juristen dat Nederland met Jeangu Macrooy’s lied ‘Birth of a new age’ gaat winnen? “Daar kan ik geen voorspellingen over doen”, lacht Van den Berg. Zelf zal ze tevreden zijn als zij en haar collega’s na afloop kunnen concluderen dat ze een bijdrage hebben kunnen leveren aan fantastische shows waar wereldwijd tweehonderd miljoen mensen van hebben kunnen genieten. “Ik zal tevreden zijn als we als stad Rotterdam aan de hele wereld duidelijk hebben kunnen laten zien wie we zijn”, zegt Van Ulden. “En ik hoop dat we een mooi draaiboek hebben kunnen maken voor volgende host cities, zodat zij kunnen leren van wat bij ons goed maar ook minder goed ging.” En Van der Wilt hoopt dat Ahoy heeft kunnen laten zien waar zij voor staat en dat er behalve een prachtig live event een mooie tv-productie is gerealiseerd. “Het is onze core business om evenementen te organiseren waaraan iedereen plezier kan beleven.”
Volgende projecten
Na de finale volgt nog een evaluatie. En dan moeten Van Ulden en Van der Wilt weer snel de mouwen opstropen voor nieuwe evenementen in Ahoy, zoals de World Police & Fire Games, de internationale spelen voor politiemensen, brandweerlieden en douane- en gevangenismedewerkers, die voor het eerst in Nederland worden gehouden. Van den Berg gaat verder met haar werk voor de nieuws-, sport- en evenementenafdeling van de NOS. “We kunnen ons opmaken voor een mooie sportzomer met het EK voetbal, de Tour de France en de Olympische en Paralympische Spelen!”
