Uit onderzoek van de Association of Corporate Counsel dat in 2016 is uitgevoerd onder 1.300 Chief Legal Officers (CLO) uit 41 verschillende landen blijkt dat het gebruik van legal operations professionals* door juridische afdelingen het afgelopen jaar explosief is gestegen. Waar in 2015 nog maar 20% van de ondervraagde CLO’s aangaf een positie te hebben voor een legal operations professional, is dit aantal in 2016 meer dan verdubbeld. Bijna 50% van de ondervraagde CLO’s maakt tegenwoordig gebruik van een legal operations professional.
Maar wat doen deze legal operations professionals nou eigenlijk? In hoofdlijnen optimaliseren zij de waarde van de juridische afdeling voor de business door in te zetten op verbetering van de efficiëntie en effectiviteit. Omdat de op de bedrijfsstrategie afgestemde doelstellingen van de juridische afdeling leidend zijn bij het vaststellen van de verantwoordelijkheden van de legal operations professional, zal de invulling per organisatie verschillen. Er is dus geen ‘one size fits all’ legal operations functieomschrijving. Taken die voor hun rekening kunnen komen zijn onder andere: strategisch management, outside counsel management, financieel management, data analytics, contract management, knowledge management, technologie, projectmanagement en procesmanagement.
Betekent dit nu dat elke organisatie direct aan de legal operations professional moet? Of loont dit alleen bij grote juridische afdelingen? Ik meen dat zowel grote als kleine juridische afdelingen baat hebben bij legal operations. Zelfs eenmansafdelingen. Sterker, hoe kleiner de afdeling, hoe belangrijker legal operations is. Juist dan is het belangrijk dat de jurist zich volledig kan concentreren op het inhoudelijke werk en dat kan alleen als de operationele kant goed functioneert.
In plaats van te kijken naar het aantal mensen dat werkzaam is op een juridische afdeling, kan daarom beter worden gekeken naar de juridische behoefte van de organisatie. Wat verwacht de organisatie van de juridische afdeling en kan de juridische afdeling in de huidige vorm en inrichting aan die verwachtingen voldoen? Een organisatie die bijvoorbeeld van haar eenmansafdeling verlangt dat deze de rol van trusted advisor inneemt en op strategisch niveau meedenkt met het bestuur, kan niet verwachten dat diezelfde jurist daarnaast ook nog tijd heeft om dagelijks alle huis, tuin en keuken vragen te beantwoorden. Dit betekent dat de inrichting van de organisatie moet worden afgestemd op deze behoefte door repeterend juridisch werk te standaardiseren en elders in de organisatie te beleggen; business managers te trainen in het gebruik van standaardmodellen en de workflow zo in te richten dat alleen de niet-standaard zaken aan de jurist worden voorgelegd.
Omdat deze eenmansafdeling naast het zijn van trusted advisor evenmin tijd zal hebben om de organisatie op juiste wijze in te richten, kan in dat geval worden overwogen een legal operations professional in te huren die op projectbasis de benodigde operationele taken uitvoert. Per project zal dan de return on investment moeten worden berekend om te zien of dergelijke investering lonend is. Neem bij deze berekening niet alleen de verbeteringen op het gebied van efficiëntie mee, maar kijk ook naar de vooruitgang op het gebied van effectiviteit. Zo zal bijvoorbeeld een contractmanagementsysteem er enerzijds voor zorgen dat contracten sneller tot stand kunnen komen en werknemers minder tijd kwijt zijn met het zoeken naar de relevante documenten (efficiëntieverbetering). Anderzijds zal dit ook bijdragen aan een betere risicobeheersing en compliance (effectiviteit).
Dat legal operations echt wel bestaansrecht heeft blijkt ook uit het onderzoek dat in 2013 door de Blickstein group en Inside Counsel in samenwerking met Huron legal is uitgevoerd onder legal operations professionals in de Verenigde Staten. Op de vraag in hoeverre men verwachtte dat het niet hebben van legal operations zou leiden tot een stijging van de juridische kosten meende:
- 40% van de ondervraagden dat dit zou leiden tot een stijging van ten minste 11-25% van de juridische kosten;
- 23% van de ondervraagden dat dit zou leiden tot een stijging van 1 -10% van de juridische kosten;
- maar liefst 12% van de ondervraagden dat dit zou leiden tot een stijging van 26-50% van de juridische kosten.
Het spreekt voor zich dat met dit soort uitkomsten een investering in legal operations zich snel laat terugverdienen, ook bij kleinere juridische afdelingen.
* Een andere benaming voor legal operations professional is legal manager of law department manager. Aangezien de term legal operations internationaal het meest gangbaar is sluit ik daarbij aan.
