Veel klanten komen niet meer alleen voor een juridisch advies naar een advocatenkantoor. Ze willen ook ondersteuning bij de implementatie van aangedragen oplossingen en verwachten daarbij efficiëntie, transparantie en een projectmatige aanpak. Om aan die wensen te kunnen voldoen moeten advocaten steeds meer samenwerken met andere disciplines. Ook hun interne bedrijfsvoering moet daarop worden afgestemd. Hoe doen ze dat? En hoe zorgen kantoren dat ze zich onderscheiden en dat de kritische klant juist voor hen kiest?
Voor het Amsterdamse advocaten- en notarissenkantoor Boekel was de innovatieve strategie van Dentons een belangrijke reden om in april 2017 met ’s werelds grootste kantoor in zee te gaan. Met 167 locaties in 73 landen investeert Dentons in nieuwe technologieën en processen die de eigen dienstverlening en die van klanten moeten verbeteren. Zo heeft Dentons verschillende zelfstandig opererende platforms opgericht onder het merk NextLaw. Daaronder vallen ook Netlaw Labs, dat zich richt op begeleiding van innovatietrajecten, en Nextlaw Ventures, waarmee Dentons deelnemingen neemt in legal tech start-ups. In november 2017 heeft Dentons Nextlaw In-House Solutions gelanceerd. Via dat platform wordt de kennis en ervaring van meer dan vijftig voormalige general counsels, die tegenwoordig partner zijn bij Dentons, ingezet voor advisering en begeleiding van huidige general counsels.
Ondernemende aanpak
“Uiteraard is ook Dentons’ wereldwijde aanwezigheid een belangrijke onderscheidende factor”, zegt Marien Glerum, CEO bij Dentons Boekel in Amsterdam. Met ruim 8800 juristen in veertig praktijken richt Dentons zich op 24 sectoren. “Een substantieel deel van de omzetgroei die we sinds de fusie maken is het gevolg van opdrachten van relaties van Dentons. En onze eigen klanten kunnen we nu ook in andere landen bedienen. Steeds meer cliënten vragen daarom. Ons kantoor maakte al deel uit van een internationaal netwerk van onafhankelijke kantoren, maar kan nu gebruikmaken van een geïntegreerd netwerk met een kwaliteitskeurmerk, waarbij meer dan vijfhonderd advocatenkantoren in ongeveer tweehonderd landen zijn aangesloten. Desgewenst kunnen we tijdelijk specialisten van andere vestigingen inzetten.”
Kosten voor ICT, compliance en cybersecurity worden wereldwijd verdeeld. “Nu we gebruik kunnen maken van Dentons’ systemen is ook het samenwerken efficiënter geworden. Voor bepaalde klanten hadden we al portals ingericht waarin we informatie met hen delen ten aanzien van bijvoorbeeld financiële zaken als facturen, maar dit kan nu op grotere schaal. Dergelijke veranderingen zijn misschien niet hemelschokkend, maar wel noodzakelijk om de relatie met klanten op de lange termijn te kunnen behouden.”
Dentons heeft geen hoofdkantoor en geen dominante cultuur. Deze polycentrische benadering spreekt volgens Glerum vooral ondernemende juristen aan. “Er is veel lokale vrijheid, bijvoorbeeld bij het bepalen van tarieven en klantenportefeuille. Onze besluitvormingsprocessen gaan snel. Klanten waarderen zo’n ondernemende aanpak. Onze grootste uitdaging is nu om ervoor te zorgen dat ook cliënten in de Nederlandse markt Dentons nog duidelijker zullen herkennen.”
Innovatie
Met 77 kantoren in 47 landen en wereldwijd 4200 advocaten is Baker McKenzie na Dentons het grootste advocatenkantoor ter wereld. In de Amsterdamse vestiging werken ongeveer tweehonderd advocaten, fiscalisten en notarissen, die zowel nationale als internationale cliënten adviseren. Om de grensoverschrijdende dienstverlening aan klanten verder te verbeteren heeft Baker McKenzie besloten de organisatiestructuur te vereenvoudigen. Sinds 1 juli vormen acht vestigingen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika één financieel geïntegreerd onderdeel van het wereldwijde advocatenkantoor. Deze kantoren, waaronder Baker McKenzie Amsterdam, delen de kosten en maken deel uit van dezelfde winstpool. Volgens het kantoor bevordert dit de stroomlijning van werkprocessen en de samenwerking tussen advocaten in verschillende landen. Ook leidt dit tot meer ruimte voor investeringen. Uiteindelijk wil het kantoor wereldwijd naar drie pools. “Met de vereenvoudigde structuur maakt het niet uit of iemand een afspraak maakt met een advocaat in Nederland of Engeland”, zegt Gerard Wentink, Director Business Development bij Baker McKenzie Amsterdam. “We zijn dan echt één bedrijf.”
Zijn kantoor zag jaren geleden al dat het vooral “voorwaarts” moet om zich te kunnen blijven onderscheiden van concurrenten. “De omvang van onze organisatie maakt het makkelijker in innovatie te investeren. Daarbij kunnen wij van landen over de hele wereld leren, en zij van ons. Systemen die ontwikkeld worden zijn daarbij niet leidend, het gaat cliënten vooral om de wijze waarop gewerkt wordt. We zijn een advocatenkantoor, maar ondersteunen klanten steeds vaker ook bij implementatie. Bij ons in Amsterdam geloven we in het samen met de klant ontwikkelen van producten, die we daarna ook bij andere klanten kunnen introduceren. Onze mensen publiceren over uiteenlopende onderwerpen. Wij bekijken hoe we die expertise makkelijk en efficiënt inzichtelijk kunnen maken voor onze klanten. Zo werken we aan een tool voor general counsels die bij reorganisaties onder meer inzicht geeft in de verwachte duur van het traject en de kosten in verschillende Europese landen. Wij beschikken al over alle benodigde informatie, maar door die in een IT-tool te gieten wordt deze voor klanten veel toegankelijker.”
Projectmanager
Niet bij elk project is alleen expertise van advocaten of fiscalisten vereist. Een team dat voor een klant aan de slag gaat kan naast een advocaat of fiscalist ook bestaan uit een projectmanager en relatiemedewerker, en misschien ook een IT-deskundige, aldus Wentink. Multinationals hechten volgens hem steeds meer waarde aan het werk van procurement-afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen, realiseren en bewaken van het inkoopbeleid. “Voor hen kan een projectmanager, die in een transactie de relatie tussen kantoor en klant begeleidt en daarover met de klant communiceert, een goed aanspreekpunt zijn.” Wentinks eigen team is in vijf jaar gegroeid van zes naar veertien medewerkers, waaronder drie projectmanagers. Een van hen was eerst notaris, een ander advocaat en business consultant. “Ik heb lang nagedacht over welke ervaring en competenties onze projectmanagers moeten hebben. Hun juridische voelspriet is een belangrijke meerwaarde.”
Full service
Met 250 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, waarvan 225 in Nederland, is AKD het grootste onafhankelijke kantoor in de Benelux. Het kantoor heeft vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven, Breda, Brussel en Luxemburg. “Als full service one stop shop-kantoor zijn we actief in drie jurisdicties en daarmee onderscheiden wij ons van andere organisaties”, zegt Erwin Rademakers, managing partner en ondernemingsrechtadvocaat. “Ook voor andere advocatenkantoren en fiscale organisaties die klanten doorverwijzen − een aanzienlijk deel van onze clientèle − zijn we een goed adres. Bij ons kunnen klanten terecht voor alle rechtsgebieden, inclusief fiscaal en notariaat. Dat we meerdere disciplines in huis hebben wordt erg gewaardeerd.” Zo heeft het kantoor naast een grote ondernemingsrecht- en bestuursrechtpraktijk uitgebreide expertise op het gebied van handel, transport, zorg en vastgoed. In mei is een nieuwe partner aangesteld die de energiepraktijk zal uitbreiden.
AKD richt zich bij uitstek op de middelgrote en grote ondernemingen, zowel nationaal als internationaal, en op overheden. Sinds drie jaar begeleidt het kantoor ook start-ups met juridische, notariële en belastingtechnische expertise. Tien door AKD geselecteerde ondernemingen kunnen onder meer gebruikmaken van AKD’s modelovereenkomsten. “De vaak complexe juridische en fiscale adviezen die start-ups nodig hebben kunnen ze bij kantoren met één advocaat niet krijgen. Met ons programma komen wij ze tegemoet en voor ons biedt dit de kans om aangehaakt te blijven bij een snel veranderende markt.”
Klanten waarderen het volgens Rademakers dat AKD meerdere vestigingen heeft. “Daardoor zitten we dichtbij onze klanten, ook al is de wereld kleiner geworden door technologische ontwikkelingen. Toch merken we dat klanten het nog steeds prettig vinden om zaken persoonlijk door te spreken. Bijzonder is de betrokkenheid van onze partners. We horen wel eens van klanten dat ze bij concurrenten tijdens het intakegesprek met de partner spraken, maar daarna vooral te maken hadden met minder ervaren kantoorgenoten. Omdat we weten dat klanten dit op prijs stellen werken we met kleine teams, waarvan altijd maar één of twee mensen voor het project eindverantwoordelijk zijn. Deze ‘projectmanager/contactpersoon’ is het primaire aanspreekpunt voor de klant. In onze integrale dienstverlening worden klanten op partnerniveau te woord gestaan. Ben ik dat, dan zorg ik dat ik ook op de hoogte ben van de adviezen die collega’s hebben verstrekt.”
Kunstmatige intelligentie
Bijna elke zaak wordt volgens Rademakers tegenwoordig op projectbasis aangepakt. “Daar moeten we onze organisatie ook intern op inrichten. Daarom hebben we onze ICT zo ingericht dat veel van onze klanten op elk moment van de dag inzage kunnen hebben in hun documenten. Voor grote klanten is veel van onze knowhow beschikbaar. Elke dag werken we eraan om de kwaliteit die we leveren op peil te houden en uit te breiden. Dat doen we vakinhoudelijk, maar ook door aan te sluiten bij de ontwikkelingen in de markt, zoals met ons Start-up Programma en met ICT-middelen. Dat zullen we ook blijven doen. Net als andere kantoren staan we voor de grote vraag wat artifical intelligence (AI) gaat betekenen voor de advocatuur en andere dienstverlenende beroepen. Ik verwacht dat klanten ook als AI haar intrede doet maatwerk zullen blijven vragen en dat specialisatie daarbij belangrijk is. Een andere grote uitdaging is het in huis halen van talentvolle medewerkers. Mede dankzij ons eigen opleidingshuis ‘AKDMY’ slagen we hier gelukkig goed in. De AKDMY is niet alleen voor onze eigen medewerkers, maar ook opengesteld voor onze cliënten en talentvolle studenten. Als grote speler vinden we het belangrijk om onze kennis op alle mogelijke manieren beschikbaar te stellen. ”
Samenwerken
Kennedy Van der Laan koos bij de oprichting een kwart eeuw geleden al voor een heldere identiteit en staat in de markt bij uitstek bekend om zijn kennis op het gebied van informatietechnologie. IT-partner Joost Linnemann zag in die 25 jaar veel veranderen. “Bij onze cliënten zat ons IT-aanspreekpunt vroeger letterlijk in de kelder, nu in de boardroom. Er is bijna geen organisatie waar digitale transformatie niet hoog op de agenda staat. Niet alleen onze inhoudelijke expertise, maar ook onze aanpak − heel informeel en nauw samenwerkend met de cliënt − zorgt ervoor dat ons kantoor heel goed gepositioneerd is. Vanaf de oprichting hechten we aan maatschappelijk bewustzijn en een goede balans tussen werk en privé en ook dat spreekt veel mensen nu aan. Maar ook wij moeten scherp blijven in het maken van onze keuzes, zodat ons werk blijft aansluiten bij de wensen van onze klanten.”
Het kantoor besloot in 2017 tot oprichting van een zelfstandig opererend adviesbureau, Kennedy Van der Laan | Sync, dat adviseert over de optimalisatie van werkprocessen en daarbij ondersteunende specialistische tools biedt. Het bureau helpt ook bij implementatie van die tools en ondersteunt klanten met projectmanagement. Het kantoor ontwikkelde onder meer een tool die ervoor zorgt dat voor de ondertekening van geheimhoudingsovereenkomsten niet elke keer een bedrijfsjurist nodig is. “Wij proberen kleinere oplossingen te bieden die eventueel met elkaar gecombineerd kunnen worden, zodat deze flexibeler en daardoor vaak goedkoper zijn dan veel van de systemen van grote kantoren die elk denkbaar juridisch probleem proberen op te lossen. IT’ers, projectmanagers en advocaten werken daarbij samen. Bij het werven van nieuwe medewerkers kijken we daarom veel meer dan vroeger of iemand competenties, karaktereigenschappen en drijfveren heeft die bij deze manier van samenwerken past.”
Sinds een jaar werkt Kennedy Van der Laan ook vanuit Microlab in Eindhoven, een broedplaats voor ambachtslieden en high tech-makers. Volgens Linnemann weten steeds meer klanten hen ook daar te vinden.
Virtueel kantoor
Klanten verwachten volgens Linnemann steeds vaker efficiëntie, consistentie en vooral transparantie. “Ze willen inzicht in tarieven en prijsmodellen en in de administratie die met advisering gemoeid is. Ook stellen ze meer eisen aan de samenwerking met andere leveranciers. Onze klanten werken vaak met meerdere advocaten en dat betekent dat wij goed moeten kunnen samenwerken met andere organisaties, ook internationaal.” Het Europese platform dat Kennedy Van der Laan voor Nike ontwikkelde, The Customized, sluit daarbij goed aan. Via een virtueel advocatenkantoor communiceert Nike met alle aan de Alliance aangesloten advocatenkantoren. Dit platform, waarbij Kennedy Van der Laan het centrale aanspreekpunt is voor niet-juridische zaken, beoogt de onderlinge samenwerking en kennisdeling te bevorderen en het projectmanagement efficiënter te maken. “Verschillende andere bedrijven zijn ook geïnteresseerd. Met deze aanpak kunnen we met internationale kantoren concurreren.”
Kennedy Van der Laan werkt constant aan het efficiënter en effectiever maken van de eigen werkprocessen. “We doen er alles aan om topkwaliteit te leveren, en onze werkprocessen worden daarom onderworpen aan constante optimalisatie. Wij realiseren ons terdege dat onze diensten en werkwijze strak moeten blijven aansluiten bij de veranderende werkprocessen en behoeften van onze klanten.”
Partneraandacht
Anders dan de hierboven genoemde kantoren heeft Ploum in Rotterdam een meer nationale praktijk. “Met regelmaat vragen buitenlandse kantoren of we willen toetreden tot hun netwerk of willen fuseren, maar wij kiezen er bewust voor om een middelgroot nationaal kantoor te zijn, toegankelijk met veel partner-aandacht. Wij doen zeker internationaal werk, maar gebruiken daar per land door ons gekozen kantoren voor”, zegt medoprichter en managing partner Rutger Ploum. “Met onze aanpak zijn we al 22 jaar succesvol. Steeds vaker vragen middelgrote en grote concerns ons als tweede of derde kantoor voor hun nationale werk, naast de hele grote kantoren.” Om bedrijven zo breed mogelijk in het hart van hun bedrijfsvoering te kunnen adviseren heeft Ploum, dat tot 1 februari Ploum Lodder Princen heette, alle relevante juridische vakkennis en praktijkervaring in huis, aangevuld met specialisten op het gebied van bijvoorbeeld privacyrecht. “We zijn heel sterk in de industriële sector en in de sectoren energie, transport en logistiek en zorg en hebben een aantal toonaangevende secties, zoals op het gebied van M&A, energierecht, bestuursrecht, IP en arbeidsrecht. M&A is een core issue. Als je je specialiseert in een sector en daarin steeds verder een track record opbouwt komen nieuwe klanten vanzelf met mooi werk naar je toe.”
Waar klanten vroeger jarenlang trouw bleven aan hetzelfde advocatenkantoor kiezen ze nu veel meer voor een kortetermijncontact, en vaak ook voor een specifieke advocaat, aldus Ploum, en waar vroeger vooral per uur werd gefactureerd, worden nu vaak fixed fees afgesproken. “Klanten vragen ook steeds vaker om dienstverlening die wel aan de advocatuur gelieerd is, maar niet alleen juridisch-inhoudelijk is. Zo vroeg een klant pas naar iemand met HR-ervaring. Daarin proberen wij te voorzien.”
Leuk en energiek
Bij de interne bedrijfsvoering ligt bij Ploum de nadruk op efficiëntie, veiligheid en snelheid. “Onlangs sprak ik een Engelse advocaat over de op zijn kantoor geïntroduceerde digitalisering van due diligences. Tien jaar geleden hielden veertig medewerkers zich twee weken met een due diligence bezig, nu gebeurt dit door vier mensen in twee dagen.” Innoveren is volgens hem makkelijker met een jong team. Daarnaast is er ruimte voor wat hij ‘veruiling’ noemt. “Compagnons die bij andere topkantoren op hun zestigste moeten vertrekken, maar graag nog vijf of zes jaar doorwerken zijn bij ons welkom. Verder willen we vooral een leuk en energiek kantoor zijn. Samen sporten, maatschappelijk verantwoord ondernemen en goede dingen doen voor de stad. Ons onderscheid zit hem dan ook onder andere in de cultuur waardoor wij klanten kunnen helpen zoals je je beste vriend zou helpen. Dat is ook wat onze komende campagne gaat uitstralen.”
Ploum wil graag verder uitbreiden. “In de komende vijf jaar willen we elk jaar vijf tot tien nieuwe mensen aannemen, onder wie compagnons met M&A-expertise, maar ook advocaten met andere disciplines zijn welkom, als ze maar heel ondernemend zijn. Van klanten horen we vaak dat ze het waarderen dat wij een laagdrempelig, zeer resultaatgericht kantoor zijn waarvan de medewerkers denken als ondernemers. Vooruitzien, snelheid, daadkracht, no nonsense, de mouwen opstropen en met elkaar de klus klaren, dat moet iedereen, van student-stagiaire tot compagnon, bij ons laten zien.”
