Waarom stappen kantoren over op een Microsoft 365 gebaseerd document managementsysteem?

Door de acceptatie van de cloud, de behoefte aan cliëntportalen, online vergaderen en een moderne manier van samenwerken aan documenten, komen klassieke documentmanagementsystemen zoals iManage Work steeds meer onder druk te staan.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Waarom stappen kantoren over op een Microsoft 365 gebaseerd document managementsysteem

Toen (inmiddels ruim 20 jaar geleden) e-mail als communicatiemiddel opkwam, hebben advocatenkantoren geïnvesteerd in een Document en E-mail Management Systeem (DMS). Voor interne dossiervorming was dit een uitstekende uitkomst. Alles werd elektronisch opgeslagen, goed doorzoekbaar en het delen van documenten binnen de organisatie ging hierdoor snel en eenvoudig. Én digitaal archiveren is natuurlijk veel makkelijker dan zaken op en neer te slepen naar een fysiek, papieren archief.

Met name systemen die een goede Outlook-integratie boden, zoals iManage Work, waren geliefd bij eindgebruikers. Het DMS-systeem werd in eerste instantie binnen de eigen organisatie ondergebracht. Later besloten kantoren over te stappen naar, eigen datacenters, vaak gebruikt in combinatie met desktopvirtualisatie-oplossingen zoals Citrix of Terminal Server. Veiligheid en het hebben van “eigen dataopslag” waren de voornaamste redenen om voor een dergelijke architectuur te kiezen.

Dat technologische ontwikkelingen snel gaan is duidelijk, maar ook de manier van samenwerken veranderd rap. Daar waar vroeger documenten vooral werden gedeeld via e-mail is er nu behoefte aan meer instant messaging, samenwerkingsomgevingen, co-authoring etc. De toename in het gebruik van Microsoft Teams door de COVID-19 pandemie is hier een voorbeeld van.

Veel kantoren hebben ervaren dat hun DMS onvoldoende functionaliteit biedt en hebben aanvullende producten aangeschaft voor het delen van documenten, taken, managen van deals en het informeren van hun cliënten. Ieder respectabel kantoor heeft inmiddels wel een digitaal klantportaal, biedt toegang tot dossiers, kan een transactie faciliteren via een dealroom of projectmanagementomgeving. Functioneel gezien valt dit natuurlijk toe te juichen, echter IT-technisch ontstaan er meerdere bronnen waarin data worden opgeslagen, krijgen gebruikers vaker meerdere accounts en wordt het bewaken van de veiligheid zo steeds moeilijker.

Door de veranderingen van zowel de techniek als communicatiewijze is het noodzaak dat kantoren overstappen naar een nieuwe IT-architectuur. Echter, door kennisgebrek, angst voor verandering en het in gevaar brengen van hun eigen positie binnen de organisatie, zien wij dat IT-managers het gesprek met kantoordirecteuren en/of partners niet aangaan.

De voornaamste redenen waarom kantoren zijn overgestapt op een Microsoft 365 gebaseerd Document Management Systeem:

  1. Kostenbesparing
    De kosten van een DMS kunnen drastisch omlaag. Eigen hardware, het beheer van hard- en software, de jaarlijkse updates/upgrades etc. komen te vervallen. Een desktop virtualisatie is onnodig en beperkt functionaliteit.
  2. Beschikbaarheid en beveiliging
    Applicatie Servers die in huis staan of gebaseerd zijn op remote desktop toegang blijken veel minder veilig, snel en stabiel dan verwacht. Daarbij zien we dat kleinere niche IT-dienstverleners met een eigen datacenter hun bestaansrecht hebben verloren.
  3. Mobiel/remote werken
    Microsoft 365 is gemaakt met mobiel werken in gedachten. Het platform is naadloos geïntegreerd binnen de Office-suite, kent een volledig web gebaseerde userinterface en een scala apps voor de mobiele telefoon en tablet.
  4. Minder IT-personeel en eigen kennis
    IT-talent is schaars. IT-afdelingen van veel advocatenkantoren hebben moeite goede IT-mensen aan te trekken en te behouden. Kennis van klassieke DMS-systemen is beperkt en men is aangewezen op externe specialisten voor onderhoud van de toepassing. De Microsoft 365 en Azure Cloud omgeving kent veel online resources voor zelfeducatie.
  5. Vervangen van verouderde legacy applicaties
    Aparte software voor dealrooms, cliëntportalen, samenwerkingsomgevingen (bijv. HighQ), kennisdocumenten en sjablonen kunnen worden vervangen door de functionaliteit die het Microsoft 365 platform biedt. Veilig en intuïtief samenwerken met externen, dat is waar het om draait binnen Microsoft 365.
  6. Innovatiekracht Microsoft
    Waarom zelf het wiel uitvinden als je kan meeliften op de gigantische innovatiebudgetten van Microsoft? Kantoren blijven op zoek naar “LegalTech”, in plaats van tijd in de zoektocht te stoppen zou men moeten experimenteren met de functionaliteit zoals o.a. kunstmatige intelligentie-toepassingen binnen het Microsoft platform.
  7. Lage leercurve
    Bijna iedereen heeft wel eens gebruik gemaakt van een toepassing uit het Microsoft Office pakket, zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc. Omdat de interface niet veel veranderd, er worden namelijk enkel wat functieknoppen toegevoegd, is de leercurve voor nieuwe gebruikers minimaal.

Weet u niet waar te beginnen? Op onze speciale overstappagina, vindt u meer informatie en hulpmiddelen om het uiterste uit uw Document Management Systeem te halen.

Dit bericht valt buiten de redactionele verantwoordelijkheid.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over Mr.

Mr. is hét platform voor juristen. Mr. bericht over actuele zaken in de juridische wereld en belicht en becommentarieert deze vanuit een onafhankelijke positie. Mr. richt zich op alle in Nederland actieve juristen en WO-rechtenstudenten..

Volg MR. op social media

Service menu

Contactgegevens

Uitgeverij Mr. bv
Paul Krugerkade 45
2021 BN Haarlem
Uitgever: Charley Beerman
E-mail: beerman@mr-magazine.nl

Scroll naar top