Wat is de WKR?
De werkkostenregeling, ook wel de WKR genoemd, is een fiscale regeling waarmee werkgevers onbelast vergoedingen en verstrekkingen mogen schenken aan hun werknemers. De WKR is een vervanging voor talloze regelingen voor verschillende soorten vergoedingen. Al deze vergoedingen en verstrekkingen, waaronder het kerstpakket, worden tegenwoordig ondergebracht in de werkkostenregeling.
Vergoedingen en verstrekkingen gelden onder de werkkostenregeling als loon, waar normaliter dus loonbelasting over betaald zou moeten worden. Maar de WKR maakt het mogelijk voor werkgevers om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast beschikbaar te stellen. Het bedrag dat per jaar uitgegeven mag worden aan de vergoedingen die onder de WKR vallen, heet de vrije ruimte en bedraagt een bepaald percentage van de totale loonsom. Werkgevers die onder dit bedrag blijven, hoeven dus geen loonbelasting te betalen over het kerstpakket. En omdat de vrije ruimte wordt bepaald door de totale loonsom, geldt er dus geen belastingvrij bedrag per werknemer. De werkgever kan de vrije ruimte dus naar eigen inzicht inzetten.
Kerstpakketten en de vrije ruimte
In 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% van de totale loonsom tot de eerste €400.000. Als de totale loonsom meer is dan €400.000 geldt er een optelling bij de vrije ruimte van 1,18% over de resterende loonsom. De vrije ruimte mag per boekjaar besteed worden aan vergoedingen zoals het kerstpakket, een sportabonnement of een personeelsfeest.
Christina van Kerstpakkettentip.nl bemerkt dat de fiscale regels omtrent het kerstpakket in de afgelopen paar jaar onderhevig is geweest aan belangrijke veranderingen. Om werkgevers en werknemers te steunen gedurende de corona pandemie, werd de vrije ruimte in 2020 verruimd naar 3% van de totale loonsom tot €400.000 en 2% over het resterende loon. In 2021 werd de vrije ruimte weer aangepast. Voor de eerste €400.000 van de totale loonsom bleef een vrije ruimte gelden van 3%, maar over het resterende bedrag mochten werkgevers in 2021 nog maar 1,18% bij de vrije ruimte tellen. Toch was de vrije ruimte nog zeer ruim. Maar dit jaar wordt de coronaregeling weer teruggedraaid. De vrije ruimte bedraagt nog slechts 1,7% over de eerste €400.000 van de totale loonsom en 1,18% over het resterende bedrag. Voor veel werkgevers zal het budget voor het kerstpakket dit jaar daarom een stuk lager zijn dan de afgelopen twee jaren.
Sarah van Kerstpakketonline.nl vertelt ons dat het belangrijk is om niet meer uit te geven dan de vrije ruimte. ‘Over het bedrag dat je buiten de vrije ruimte uitgeeft aan vergoedingen en verstrekkingen betaal je 80% loonheffing. Dat kan het kerstpakket erg duur maken.’
Wel BTW betalen over het kerstpakket?
Ofschoon het kerstpakket niet belast wordt met loonheffing binnen de vrije ruimte, waarschuwt Jim van Kerstpakketten Pro dat er in de meeste gevallen wél BTW betaald moet worden over het kerstpakket.
Over de meeste vergoedingen en verstrekkingen moet omzetbelasting betaald worden, ook wanneer deze binnen de WKR vallen. Echter is de BTW over het kerstpakket beperkt aftrekbaar. De Belastingdienst hanteert namelijk een drempelbedrag van €227 per medewerker per boekjaar. Wanneer je per werknemer minder dan €227 uitgeeft aan vergoedingen en verstrekkingen, dan mag je de BTW over het kerstpakket aftrekken. Let wel op: in tegenstelling tot de vrije ruimte, geldt deze regeling per persoon. Het kan dus voorkomen dat de omzetbelasting over het kerstpakket voor sommige ontvangers wel aftrekbaar is en voor andere niet.
De administratie omtrent het betalen van omzetbelasting over het kerstpakket is dus omslachtiger dan de administratie omtrent de vrije ruimte. Daarom is het een goed idee om tijdig te spreken met je belastingadviseur of accountant. Zo zorg je ervoor dat je precies weet wat het budget is voor het kerstpakket en dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
