Het doorberekenen van kantoorkosten door advocaten is een uitstervend fenomeen. Steeds meer advocatenkantoren stoppen met de meest irritante kostenpost op de declaratie. Dit blijkt uit een rondvraag van Mr. onder advocaten, een accountant, een bedrijfsjurist, een pensioenuitvoerder en een hoogleraar. De opslag verhoogt de factuur met soms wel acht procent.
Vorige maand bracht JPR Advocaten (Deventer en Doetinchem) het bericht naar buiten dat ‘kantoorkosten zó 2016’ zijn en er een punt achter te zetten. Volgens Pieter Leerink, managing partner van JPR Advocaten, past het in rekening brengen van aanvullende kantoorkosten niet meer in de filosofie om een heldere prijsstructuur te bieden. “En eerlijk: soms werd het door cliënten niet geaccepteerd. Door de digitalisering zijn we goedkoper gaan werken, we besparen kosten en hoeven deze dan niet meer door te berekenen. Het is een oud dingetje, dat ook altijd wat vaag was en lastig uit te leggen.”
JPR berekende die kosten omdat het een soort traditie was. De concurrent deed het ook en bestaande klanten waren eraan gewend. Op het afschaffen van de kantoorkostenopslag heeft JPR alleen positieve reacties gehad, zegt Leerink. “Niemand zei: hebben we dan vroeger niet altijd te veel betaald? Onze uurtarieven hebben we niet verhoogd – op die van partners na, van 269 naar 270 euro omdat dat een rond getal is.”
Uurtarieven
Van Knippenberg Advocaten (Enschede) liet via hun website in 2013 al weten de kantoorkostenopslag los te laten. Volgens het Advocatenmemo heeft deze opslag betrekking op ‘voor de cliënt gedane uitgaven die bezwaarlijk te specificeren zijn, zoals porti, telefoon, fax, fotokopieën’. Van Knippenberg noemt de opslag ‘gedateerd en arbitrair’.
Buiten de advocatuur kennen ze zo’n opslag voor kantoorkosten ook niet, zegt Michaël van Knippenberg, die zich dan ook afvroeg waarom hij er nog mee moest doorgaan: “We kwamen tot dit inzicht na gesprekken met cliënten en potentiële cliënten. Het was altijd veel gedoe om die opslag uit te leggen. Het is logischer deze kosten te versleutelen in de uurtarieven, die we overigens niet hebben verhoogd.” Indien in een zaak de kosten echt uit de hand lopen, vindt er een correctie plaats. “Dan worden bijvoorbeeld de kosten van een koerier wel doorberekend.”
Ook Pantser Advocaten (‘s-Hertogenbosch) zegt op de website geen kantoorkosten voor secretariële werkzaamheden, dossier- en archiefbeheer en drukwerk op de declaratie te zetten. “Die zijn in ons uurtarief verwerkt.” Bij familierechtkantoor ScheerSanders (Den Haag) staat de opslag nog wel in de algemene voorwaarden, maar dat moet snel worden aangepast, zegt advocaat Ivan Baas. “We zijn er per 1 januari mee gestopt. Tegenwoordig is dat geldklopperij.”
Verdienmodel
Claudie Gimbrère (Gimbrère International Advocaten) heeft de kantoorkostenopslag laten varen, toen vorig jaar de Amsterdamse vestiging werd geopend: “Dat is in de advocatuur altijd een gemakkelijk verdienmodel geweest, maar naar onze mening niet meer van deze tijd.” Ook dit kantoor zegt minder kosten te maken. “We konden die opslag van zeven procent niet meer naar onze cliënten verantwoorden. Ons uurtarief is overigens niet verhoogd.”
Hoogleraar Rob van Otterlo (UvA, organisatie van de juridische dienstverlening) schat in dat het merendeel van de Nederlandse advocatenkantoren de kantoorkosten heeft geschrapt. “Klanten, vooral in het mkb, ergeren zich eraan. Die doen dat zelf immers ook niet. Ik adviseer advocaten altijd: doe dat op een andere manier, bijvoorbeeld door die kosten in je uurtarief te verwerken.”
Vooral general counsels die advocaten inhuren willen niets van een opslag weten. “Wij hebben met onze panelkantoren de afspraak gemaakt dat zij geen opslag voor kantoorkosten in rekening brengen. Daarover is bovendien geheimhouding afgesproken”, zegt een general counsel, die om die reden anoniem wil blijven. Hij hoort dat steeds vaker van collega-bedrijfsjuristen: als zij een advocatenkantoor inhuren, wordt de kantoorkostenopslag niet meer geaccepteerd.
Schrapen
Accountant Cees in ’t Veld, voormalig partner van KPMG, is blij dat sommige kantoren met de opslag stoppen, want hij spreekt van ‘schrapen’. “Je kan bovenop het uurtarief best extra kosten in rekening brengen, als je zelf andere deskundigen moet inhuren voor bijvoorbeeld een extern onderzoek of een taxatie. Kilometerkosten en lunches zijn al minder goed door te berekenen. Als een advocaat wat werk door zijn secretaresse in rekening wil brengen, kom je op een hellend vlak. Dat moet gewoon in het uurtarief zijn verwerkt. Een hoog uurtarief plús nog eens kantoorkosten, dat wekt bij klanten veel wrevel. Als je als partner al 300 euro per uur vraagt, én er dan nog eens twee tientjes kantoorkosten bovenop zet, dan ben je gewoon aan het schrapen.”
Max Hübner, directeur Corporate, Legal and Tax bij pensioenuitvoerder PGGM herkent dat beeld. “Prijstransparantie wordt steeds verder afgedwongen. Als ik een advocaat moet inhuren, vergelijk ik zijn tarief met wat een jurist in mijn eigen team kost en met de uurtarieven van andere advocaten. Ik vraag me dan af: wat is in deze zaak een faire en acceptabele winstmarge? Meer betaal ik niet.” Ook hij onderhandelt over de kantoorkostenopslag.
Het advies van accountant In ’t Veld: verhoog eenmalig het uurtarief een beetje en laat die opslag voor kantoorkosten voortaan achterwege. “Dan ben je van veel gezeur af. Cliënten krijgen al een fikse rekening van hun advocaat en het is een keer genoeg.” In ’t Veld vermoedt dat steeds meer kantoren dit gaan inzien, dat degenen die nu de opslag laten vallen een concurrentievoordeel krijgen en dat we er over enkele jaren helemaal vanaf zijn.
Fictief
Hij krijgt bijval van Pieter Leerink van JPR. Die opslag van 6 procent was een beetje fictief, zegt hij, omdat de daadwerkelijke kosten veel hoger waren. “Die kosten lopen nu terug. Postzegels, teksten dicteren die de secretaresses uitwerken, briefpapier, alles printen voor de rechtbank – het hoeft allemaal niet meer. Ik denk dat over tien jaar geen enkel advocatenkantoor meer kantoorkosten doorberekent.” Startende kantoren doen het al veel minder.
Leerink verwacht niet dat de kantoorresultaten teruglopen, als ze niet meer alle kosten vergoed krijgen. “We zijn zuiniger op onze overhead. En ik denk ook dat dit kan leiden tot meer werk omdat cliënten deze stap waarderen.” Dat vindt ook Claudie Gimbrère: “We moeten misschien wat harder rennen om hetzelfde financiële resultaat te halen, maar dat is niet erg. Zonder kantoorkosten op de declaraties hebben we een concurrentievoordeel ten opzichte van andere kantoren.”
De redactie van Mr. heeft tevergeefs een reactie gevraagd aan vier advocatenkantoren, die wel kantoorkosten berekenen.
