ingezonden mededeling afkomstig van All the way up.
Wat mag je zakelijk cadeau geven?
Als ondernemer kun je zakelijke geschenken geven aan relaties en personeel, maar de Belastingdienst stelt hier wel voorwaarden aan. Of je kosten mag aftrekken en of er belasting betaald moet worden over het geschenk, hangt onder meer af van de waarde, de ontvanger en het doel van het cadeau.
Grofweg kun je zakelijke cadeautjes onderbrengen in twee categorieën:
1. Relatiegeschenken
Voor zakenrelaties geldt dat zakelijke cadeaus onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar zijn als bedrijfskosten. De belangrijkste regels:
– Cadeaus tot € 227 (excl. btw) per persoon per jaar zijn fiscaal aftrekbaar.
– Je mag de btw aftrekken als het cadeau minder dan € 227 per jaar per relatie kost én het om goederen gaat (niet om diensten). Denk hierbij aan cadeaus als een kerstpakket, flesje wijn, bedrukte bidons of cadeaubon.
– Geef je een cadeau met een persoonlijk karakter? Dan geldt dat dit minder makkelijk aftrekbaar is.
2. Cadeaus aan personeel
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een kerstpakket, verjaardagsgeschenk, sportabonnement, cadeaubon of jubileumcadeau ontvangen. Dit valt onder de werkkostenregeling (WKR). Als ondernemer mag je een gedeelte van de kosten onbelast besteden, dit wordt de vrije ruimte genoemd. In 2025 geldt hiervoor: 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Wordt de grens van de vrije ruimte overschreden, dan betaal je 80% eindheffing over het resterende bedrag.
De cadeaubon: slimme zakelijke keuze
Cadeaubonnen zijn al jaren geliefd als geschenk — en dat is niet voor niets. Zowel voor de ontvanger als de gever zijn er namelijk genoeg voordelen te noemen, zoals:
Flexibel en persoonlijk
Een cadeaubon geeft de ontvanger de vrijheid om zelf iets uit te kiezen, waardoor een cadeau extra in de smaak zal vallen. Er zijn heel veel cadeaubonnen om uit te kiezen. Je kan bijvoorbeeld een algemene cadeaukaart (zoals de Bol.com bon of een VVV cadeaukaart) geven als je niet precies weet wat de interesses zijn van degene die het straks ontvangt. Of juist voor een meer specifieke bon gaan, toegespitst op de interesses van de ontvanger, zoals een dinerbon, wellnessbon of boekenbon.
Fiscaal overzichtelijk
Voor de Belastingdienst is een cadeaubon een duidelijk te categoriseren geschenk. Het is een tastbaar goed met een waarde, waardoor het eenvoudiger te verwerken is in je administratie. Let er wel op dat je de waarde goed vastlegt en bijhoudt wie de bon heeft ontvangen.
Voor elke gelegenheid geschikt
Of het nu gaat om een eindejaarsgeschenk, een bedankje na een project, een jubileum of een felicitatie: een cadeaubon is altijd passend. Voor medewerkers én voor klanten of leveranciers.
Andere relatiegeschenken
Er zijn natuurlijk nog tal van andere leuke relatiegeschenken die je zou kunnen combineren met een cadeaukaart. Wat dacht je van een leuk receptenboek samen met een cadeaukaart voor een bakker of ga voor een wellnesspakket met daarbij de Nationale Sauna & Wellnesskaart. Combineer een boekenbon met een luxe boekenlegger of een leeslampje, terwijl je een heerlijke chocoladereep natuurlijk met iedere bon kan combineren. Door te combineren maak je het cadeau nog net een tandje persoonlijker.
Tips voor de aanschaf van cadeaubonnen
Waarde vastleggen: leg duidelijk vast wat de waarde is van de cadeaubon, en aan wie deze is verstrekt, dat is later handig voor de Belastingdienst.
Zakelijke reden documenteren: zorg dat je kunt onderbouwen waarom het cadeau zakelijk is. Denk aan notities op facturen of in je CRM. Je kan dit bijvoorbeeld als volgt omschrijven voor een relatie:
Relatiegeschenk in de vorm van cadeaubon t.w.v. € 50,-, verstrekt aan [Naam klant of leverancier] op , als blijk van waardering voor samenwerking tijdens [project/aanleiding]. Cadeau blijft binnen het grensbedrag van € 227 per relatie per jaar. Cadeaubon is niet inwisselbaar voor contant geld. Btw niet aftrekbaar conform de regels van de Belastingdienst (art. 15 Wet OB).
En voor een werknemer kan dit als volgt:
Personeelscadeau in de vorm van cadeaubon t.w.v. € 25,-, verstrekt aan [Naam medewerker] op t.g.v. verjaardag / jubileum. Verwerkt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Cadeaubon is niet contant inwisselbaar.
Geen contante waarde: cadeaubonnen zijn fiscaal gunstiger dan contant geld of een bankoverschrijving, wat in het geval van personeel vaak wordt gezien als loon.
Aftrekbaarheid btw: als je een cadeaubon koopt waarop btw is vermeld, mag je deze btw soms aftrekken. Dit is uiteraard afhankelijk van de ontvanger en het gebruik van de cadeaubon.
Attent en praktisch
Een cadeaubon is naast een attent gebaar zelfs een praktische en fiscaal aantrekkelijke optie binnen de Nederlandse regelgeving. Voor zowel zakenrelaties als personeel zijn er duidelijke richtlijnen over wat mag en hoe je dit verwerkt in je administratie. Door je goed aan deze regels te houden, kun je met een gerust hart iets extra’s doen voor de mensen met wie je werkt, zonder dat het een belastingtechnisch hoofdpijndossier wordt. Om het nog makkelijker te maken kun je onderstaande checklist gebruiken om het geven van cadeaubonnen nog gemakkelijker te maken – en goed te regelen!
Checklist: Cadeaubonnen geven als ondernemer
Vooraf:
Bepaal of de cadeaubon voor een relatie of medewerker is.
Kies een cadeaubon met een duidelijke waarde (liefst geen contant-inwisselbare bon).
Controleer of het bedrag binnen de grens van € 227 (relatiegeschenk) of de vrije ruimte (WKR) valt.
Bij aanschaf:
Bewaar de aankoopbon of factuur van de cadeaubon.
Noteer op de factuur of in je boekhouding wie de ontvanger is en wat de aanleiding was.
Bij het geven:
Zorg dat de bon een ‘zakelijk karakter’ heeft (dus niet té persoonlijk of luxe).
Overhandig de bon met een korte toelichting of kaartje, dat maakt het ook persoonlijker.
Administratie en belasting:
Vermeld duidelijk de waarde, datum en ontvanger in je administratie.
Controleer of je btw kunt aftrekken (meestal niet bij cadeaubonnen).
Houd een overzicht bij van alle verstrekte geschenken per relatie of medewerker per jaar.
