De bedrijfsjuridische functie wordt niet langer als noodzakelijke overhead gezien, maar als een essentiële eigenschap die concurrentiekracht vergroot. En doordat juridische afdelingen steeds minder op zichzelf staand werken en meer aansluiting vinden bij de bedrijfsvoering weten zij beter het gewenste gedrag van de organisaties te bereiken. Dat zijn enkele conclusies uit het rapport van Harm Cammel (Baskerville & Associates) die in opdracht van De Brauw Blackstone Westbroek onderzoek deed naar (strategische) veranderingen binnen de juridische afdelingen van circa vijftig Nederlandse multinationals.
Doel van dit sinds 2008 doorlopende trend- en benchmark onderzoek – waarin voor de deelnemende general counsel ook een individuele benchmark is opgenomen – is de status en trends rond het ontwikkelen en aansturen van juridische afdelingen en juridische teams inzichtelijk te maken. Het onderzoek bestond uit een web based survey met 93 vragen die werd toegezonden aan 69 general counsel en is ingevuld door 53 daarvan (77% respons). Met 33 van de respondenten (62%) is een vervolggesprek gevoerd ter verdere onderbouwing en uitdieping van de antwoorden.
Alle respondenten geven aan dat tijdige en volledige betrokkenheid bij de bedrijfsactiviteiten de basis is van een goed legal department. Zo kan ‘legal’ proactief analyseren welke interne behoeften businessplannen met zich meebrengen en bepalen wat de externe vereisten zijn rondom die bedrijfsvoering. Maar liefst 98% vindt het belangrijk de interne behoeften en externe vereisten te vertalen naar juridische kerntaken. Het beter zichtbaar maken van de ‘Legal-bijdrage’ aan de businessdoelen en kostenefficiëntie worden belangrijk gevonden om draagvlak te realiseren en resources te krijgen. Zo zei een van de respondenten: “Je moet je toegevoegde waarde tonen. Anders ben je overhead en overgeleverd aan procurement en finance.” Circa 90% van de respondenten vindt een werkwijze die de businessbehoeften volledig dekt belangrijk en ontwikkelt daarvoor een dekkende strategie. De beste strategie bestaat niet, elke organisatie heeft een eigen best passende strategie.
Verantwoordelijkheid
De interne behoeften die door de eigen bedrijfsvoering worden gedreven, veranderen steeds sneller en grondiger door verschillende factoren zoals een veranderende commerciële strategie en de behoefte van de board aan meer transparantie. Ook de externe vereisten uit de wet en door de publieke verwachtingen worden steeds zwaarder en veranderlijker. “Je weet niet wat de behoefte van morgen is. Cloud computing was voor mij een IT-onderwerp, in no time werd het ook een van onze kopzorgen” en “Toezichthouders vragen steeds meer en we zijn er steeds meer tijd en aandacht aan kwijt”. Aldus twee respondenten. Juridische afdelingen worden verantwoordelijk voor steeds meer onderwerpen. Naast de gebruikelijke ‘koek’ groeit de (deel)verantwoordelijkheid voor gerelateerde topics zoals risk management en CSR. Bovendien groeit de complexiteit en de verwevenheid van die onderwerpen.
Flexibele schil
Uit het onderzoek blijkt verder dat gemiddeld 40% van de totale kosten van de juridische afdelingen wordt besteed aan vaste medewerkers. Hun juridische kennis is essentieel, maar het belang van hun bedrijfsmatige kennis en kunde neemt steeds verder en sneller toe. De verwachting is bovendien dat de komende jaren meer vaste medewerkers worden aangenomen. Oorzaken zijn: toename van de verantwoordelijkheid en verschuiving van specifieke werkzaamheden naar in-house ten koste van outside. Ongeveer 67% van de deelnemende multinationals maakt gebruik van flexibele juridisch medewerkers. Zij verwachten dat dit de komende jaren gelijk zal blijven, maar dat de inzet van deze groep wel bewuster zal worden. Zo zullen flexibele juristen steeds vaker worden ingezet voor extra capaciteit als regulier onderdeel van de flexibele schil en als onderdeel van specifieke projecten waarbij de medewerker voor specifieke kennis ingezet wordt en ook vaker (mede)verantwoordelijkheid zal dragen voor het projectresultaat.
Outside hulp
Van de respondenten zet 83% advocatenkantoren in op projectmatige basis. Circa 73% maakt ook van advocatenkantoren gebruik voor ondersteuning op reguliere werkzaamheden zoals contracting. De onderzochte general counsel verwachten echter de komende jaren minder vaak advocaten te zullen inschakelen. Redenen die daarvoor worden genoemd zijn door onder andere: daling van het aantal projecten, meer inzet van in-house resources (ook meer delegeren aan andere afdelingen) en meer invulling van werkzaamheden met andere juridische dienstverleners, bijvoorbeeld rond screening van wet- en regelgeving. De respondenten verwachten niet dat zij hiervoor accountantskantoren zullen gaan inzetten. De afgelopen tijd is gebleken dat de grote accountantskantoren zich ook gaan storten op de juridische dienstverlening. Maar uit gesprekken met de general counsel blijkt dat ze (vooralsnog) niet van plan zijn om daarvan gebruik te maken.
In de volgende drie edities van Mr. Magazine (#5, #6 en #7/8) zal Harm Cammel uitgebreid ingaan op deze en andere bevindingen.
