Hoe kunnen we technologie inzetten om onze dienstverlening slimmer, sneller en efficiënter te maken? Met die vraag houden Cees en Mischa zich dagelijks bezig. Naast hun werk als advocaat en legal data analyst maken ze deel uit van het Advanced Delivery & Solutions-team (AD&S). Dat team houdt zich bezig met het onderzoeken en implementeren van technologische oplossingen in de dagelijkse dienstverlening van A&O Shearman en haar cliënten.
First mover
In het Amsterdamse AD&S-team zitten medewerkers van diverse afdelingen, met uiteenlopende achtergronden, kennis en vaardigheden. Wat hen bindt is dat ze allemaal geïnteresseerd zijn in innovatie en het leuk vinden om mee te denken over de positie van A&O Shearman in de markt. Mischa: “Als kantoor willen we first mover zijn op het gebied van juridische en technologische ontwikkelingen. We bevinden ons in een interessante tijd, waarin de ontwikkelingen op het gebied van generatieve AI zich snel opvolgen. We houden daarom continu de markt in de gaten: wat gebeurt daar en wat is relevant voor ons? Waar is nu en straks behoefte aan en hoe voorzien we daarin? Wat kunnen we zelf ontwikkelen en waarvoor zoeken wij naar samenwerkingen met externe diensten of platformen? We zijn altijd op zoek naar vooruitstrevende oplossingen die onze dienstverlening optimaliseren en waarmee we onze positie als koploper behouden.”
Cees: “De kern van ons werk als advocaat is hoogwaardig juridisch advies geven aan cliënten. Daarbij is het menselijke aspect onverminderd belangrijk. Wij maken de vertaalslag tussen de abstractie van de wet en de concrete toepassing in de praktijk. Bij het opstellen van dat advies, maken we graag waar nuttig gebruik van technologie. Tools en oplossingen waardoor ons werk niet alleen efficiënter wordt, maar ook leuker: er blijft immers meer tijd over om te besteden aan de inhoud.”
Vraag maar aan Harvey
Een voorbeeld van zo’n oplossing is Harvey: een chatbot die gebruikmaakt van generative AI. Harvey – uiteraard vernoemd naar Suits-ster Harvey Specter – kun je zien als sparringpartner. Harvey kan je helpen met teksten vertalen en een eerste aanzet maken voor mails, memo’s, presentaties en overeenkomsten. Daarbij baseert het Harvey platform zich niet alleen op de bronnen waar OpenAI’s GPT op is getraind, maar ook op een juridische dataset die ervoor zorgt dat de resultaten beter bruikbaar zijn voor juristen en advocaten.
Cees: “Je kunt Harvey bijvoorbeeld vragen de basis van een geheimhoudingsovereenkomst op te stellen, een concept voor een reactie op een mail van een cliënt te schrijven of een samenvatting te maken van een onderzoek voor een PowerPoint-presentatie. Daarbij is het belangrijk dat je Harvey zo gedetailleerd mogelijk instructies geeft: ‘het is voor een Duits bedrijf dat we graag als cliënt zouden willen, ‘het moet passen op tien slides’ of ‘de toon van de mail moet stevig, maar vriendelijk zijn.’ Je kunt Harvey ook vragen stellen: ‘als ik deze argumenten aandraag in een zaak, welke vragen kan ik dan verwachten van de rechter?’ Binnen tientallen seconden krijg je een antwoord, waar je anders misschien een paar uur mee bezig zou zijn geweest.”
Uiteraard kun je de tekst die Harvey aanlevert niet klakkeloos overnemen, benadrukken Cees en Mischa. “Je moet het zien als een opzet, een basisontwerp waar jij vervolgens zelf mee verder kunt. Hoe meer kennis en ervaring je opdoet door het werken in de praktijk, hoe beter je in staat bent om dat basisontwerp te beoordelen en toe te passen. Maar de kennis en kritische blik van een mens zal altijd nodig zijn om de output van Harvey te toetsen en aan te vullen.”
De meerwaarde van Harvey zit ook in het educatieve element van de tool, zegt Mischa. “Harvey helpt om je output te structureren en te verbeteren. Je ziet wat je erin stopt en wat eruit komt: daardoor leer je beter schrijven en effectiever argumenteren. Bovendien leer je betere vragen stellen. Immers, hoe scherper jouw vragen aan Harvey zijn, hoe beter de antwoorden zijn die je krijgt.” Cees: “Het mooie is ook dat er voor juniors met Harvey altijd een hulplijn beschikbaar is. Uiteraard kun je daarnaast ook altijd terecht bij meer ervaren collega’s, maar het is fijn als je in eerste instantie zoveel mogelijk zelfstandig aan de slag kunt. Als je er dan toch niet uitkomt, kun je met gerichte vragen bij een senior aankloppen. Dat werkt prettig voor beide partijen.”
Leercomponent
A&O, nu A&O Shearman, was begin 2023 wereldwijd het eerste advocatenkantoor dat een exclusiefpartnership aanging met Harvey. Eind 2023 heeft A&O, in samenwerking met Harvey en Microsoft, ook een eigen tool gelanceerd: ContractMatrix. Dat is een contract review- en onderhandelingsplatform dat gebruikmaakt van generatieve AI voor het opstellen, reviewen en analyseren van contracten. Mischa: “Ook in ContractMatrix zit een leercomponent, omdat je bij de output ook tekst en uitleg krijgt. Daardoor krijg je toelichting voordat je wat opschrijft in een contract. Het zijn dus beide tools die je helpen om zelf kritisch te blijven nadenken.”
Ook het vergelijken van documenten, het maken van checklists en plannen van projecten gaat via tools. Legatics, bijvoorbeeld, is een projectmanagementtool die het mogelijk maakt dat internationale teams real-time de voortgang van een project kunnen zien. Cees: “Inmiddels werken we daar alweer een paar jaar mee, maar toen we er net mee begonnen, was dat revolutionair. De winst in tijd en efficiëntie was enorm. Probeer maar eens twintig banken in Word actueel te laten bijhouden hoe hun deel van het project ervoor staat. Wat dat betreft hebben sommige tools ons vak significant veranderd.”
De positie van A&O Shearman als frontrunner op het gebied van innovatie spreekt ook cliënten aan, vertelt Mischa. “Cliënten kloppen bij ons aan omdat ze geïnteresseerd zijn in onze gecombineerde aanpak van hoogwaardig advies en de inzet van technologie. We krijgen steeds vaker de vraag om gebruik te mogen maken van onze tools, omdat cliënten ervaren dat die kostenbesparend en risicoverlagend werken. Legal tech stelt ons namelijk in staat om efficiënter te werken, bijvoorbeeld door automatisering van routinetaken, wat de kans op menselijke fouten verlaagt en tijd kan besparen. Geavanceerde analyse-tools zoals ContractMatrix verbeteren daarnaast de nauwkeurigheid bij onderzoek en risicobeoordelingen. Wij kunnen ons dan focussen op de complexere vraagstukken en dat is plezierig werken. Het is mooi om te zien dat de markt ook de waarde van legal tech inziet.”
Teamprestatie
Betekent de prominente rol van legal tech dat je enorm tech-savvy moet zijn om bij A&O Shearman te werken? “Dat is niet nodig”, zegt Cees. “We zoeken allereerst mensen die heel goed zijn in het juridische werk. Onze dienstverlening is een teamprestatie, waarbij iedereen elkaar aanvult. Op het gebied van legal tech zijn er pioniers, early adopters en mensen die zich laten leiden, en dat is allemaal goed.”
Mischa: “En uiteraard word je door kantoor goed begeleid in het opdoen van de vaardigheden die je in de praktijk nodig hebt. Advocaat-stagiaires, kandidaat-notarissen en fiscalisten die starten bijons, nemen deel aan het interne opleidingsprogramma Base Camp. Naast vakinhoudelijk onderwijs krijg je allerlei aanvullende trainingen waaronder op het gebied van legal tech en legal design. Je maakt dus snel kennis met Harvey.”
Cees: “Iedereen die hier werkt is intrinsiek gemotiveerd om de hoogste kwaliteit advies en dienstverlening te leveren. A&O Shearman doet er alles aan om een omgeving te creëren waarin dat kan; met de nieuwste technologie en talloze voorzieningen. Die manier van werken zien we zelfs bij de baristas in onze koffiebar. Zij weten van iedereen hier op kantoorde favoriete koffiebestelling. Dat heeft niets te maken met AI: dat is gewoon geweldige persoonlijke service.”
