De coachtip van de maand: Eerste hulp bij intervisie: hoe nu verder (4)

Intervisie: you love it or hate it

De e-mail van HRM over de intervisieplannen had je gemist, meestal lees je die mails niet. En ineens stond je ingepland voor een intervisiebijeenkomst, die je dan weer met een smoes moest afzeggen, omdat je daar echt geen tijd voor hebt. Je hebt al genoeg werkoverleg!

De kwaliteitstoets is verplicht vanaf 1 maart 2020. Intervisie is de meest toegepaste vorm. Hoe nu verder? In deze bijdrage behandel ik 4 vragen die verband houden met weerstand tegen intervisie vergezeld van tips en aanbevelingen.

1. Hoe leg je uit dat intervisie geen gewoon werkoverleg is?
2. Kun je deelname aan intervisie verplicht stellen?
3. Hoe ga je om met deelnemers die zich negatief gedragen tijdens de intervisie?
4. Wat doe je als niemand een probleem inbrengt?

#1 Hoe leg je uit dat intervisie geen gewoon werkoverleg is?

Intervisie is geen gewoon werkoverleg

“Intervisie is niet nodig, want we doen al aan werkoverleg.” Dit is een veelgehoorde opmerking op advocatenkantoren. Het feit dat je regelmatig een werkoverleg hebt, is echter geen reden om niet aan intervisie te doen.

Bij intervisie breng je in een relatief gelijkwaardige setting om beurten casusposities in, die je volgens een bepaalde werkmethode gestructureerd en in opeenvolgende stappen met elkaar bespreekt, met als doel om ervan te leren. Dat is een wezenlijk andere dynamiek dan bij een gewoon werkoverleg. De belangrijkste verschillen tussen een gewoon werkoverleg en intervisie op een rij:

• Het doel van intervisie is in essentie om (van elkaar) te leren. Leren is echter geen primair doel van een werkoverleg.
• Bij intervisie is een bepaalde mate van gelijkwaardigheid tussen de deelnemers belangrijk.Aan een werkoverleg nemen doorgaans alle advocaten deel, ongeacht kennis-, functie- en ervaringsniveau en soms ook niet-juridisch personeel.
• Anders dan bij intervisie kent een werkoverleg doorgaans geen systematische werkwijze (behalve een agenda) en een werkoverleg wordt in beginsel ook niet geëvalueerd, zoals bij intervisie gebeurt.
• Bij intervisie kunnen persoonlijke problemen aan bod komen, mits werkgerelateerd. Bij een werkoverleg is er weinig of geen ruimte om problemen van persoonlijke aard te bespreken.
• De rol van de voorzitter verschilt.Een intervisievoorzitter is vooral een begeleider en bewaker van het hele intervisieproces, van start tot evaluatie. Als een werkoverleg al wordt voorgezeten, beperkt de rol van de voorzitter zich meestal tot agenda-en tijdsbewaking.

Kortom, de wijze waarop je een casus bespreekt bepaalt of het een gewoon werkoverleg is of een intervisie.

Tip voor organisatoren:

• Zorg voor draagvlak. Verzamel voorstanders van intervisie en vraag hen tijdens een werkoverleg de verschillen tussen werkoverleg en intervisie uit te leggen, en de toegevoegde waarde van intervisie te benadrukken (zie eerste hulp bij intervisie: hoe nu verder?(2)) voor tips.

#2 Kun je deelname aan intervisie verplicht stellen?

Voor intervisie moet je bewust kiezen

Wat nu als advocaten weigeren mee te doen aan een door kantoor georganiseerde intervisie. Kan je hen dan dwingen daaraan deel te nemen?

Intervisie verplicht stellen is geen goed idee en strookt ook niet met een belangrijke voorwaarde die aan intervisie wordt gesteld: vrijwilligheid. Intervisie is een commitment aan een groep collega’s en daar moet je bewust voor kiezen of niet. Je moet vrij zijn in je keuze om deel te nemen aan een intervisie. En als je deelneemt, moet je je ook vrij voelen om als deelnemer je grenzen aan te geven in wat je wel of niet wilt bespreken. In de praktijk is de sociale druk soms zo groot, dat advocaten tegen hun wil toch deelnemen aan een georganiseerde intervisie of zich laten verleiden over onderwerpen mee te praten waarover je eigenlijk liever zwijgt. Dat heeft een groot nadeel: als je tegen je wil in zo’n groepsbijeenkomst zit, ben je minder gemotiveerd en raak je snel afgeleid. Als te veel advocaten daar last van hebben, is de intervisie ten dode opgeschreven.

Vrijwilligheid is niet vrijblijvendheid

Als je je eenmaal hebt gecommitteerd om iedere intervisiebijeenkomst aanwezig te zijn, dan mag je daaraan ook worden gehouden. Vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid. Sterker nog, het valt aan te raden om de deelnemers van de intervisiegroep expliciet op hun commitment aan de intervisiegroep te wijzen. Immers, het uiteenvallen van de groep als gevolg van herhaaldelijke afzeggingen van groepsleden is de grootste bedreiging van iedere intervisiegroep.

Tip voor organisatoren:

• Stel de georganiseerde intervisie niet verplicht. Leg de verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de kwaliteitstoets bij de advocaten zelf. Wellicht wil een bepaalde advocaat niet aan intervisie doen maar aan een andere vorm van gestructureerde feedback, of misschien geeft hij/zij de voorkeur aan een intervisiegroep buiten kantoor. Als je het gevoel hebt zelf te kunnen kiezen, zal je waarschijnlijk minder weerstand ervaren.

#3 Hoe ga je om met deelnemers die zich negatief gedragen tijdens de intervisie?

Feedback kunnen en durven geven

Als je tegen je zin meedoet aan intervisie omdat je denkt dat je geen keus hebt, dan zie je bij veel deelnemers weerstand ontstaan in de vorm van negatief gedrag. Dit kan zich bijvoorbeeld uiten in:

• vaak afzeggen;
• niet houden aan de gemaakte afspraken (bijvoorbeeld niet voorbereiden);
• niet houden aan de instructies van de intervisiebegeleider;
• geen actieve inbreng;
• constant een mening geven of in discussie gaan;
• snel afgeleid zijn (bijvoorbeeld tijdens de intervisie constant op je telefoon zitten kijken);
• negatief reageren op andere deelnemers.

Negatief gedrag van deelnemers kan een bedreiging vormen voor zowel de sfeer in de groep als voor het groepsleerproces. De beste manier om negatief gedrag aan te pakken is dit meteen bespreekbaar te maken in de groep. Elkaar feedback kunnen en durven geven is de levensader van elke intervisiegroep. Het is primair de taak van de intervisiebegeleider om negatief gedrag in de groep te benoemen en de deelnemers hierop feedback te geven. Daarnaast heb je als deelnemer ook een eigen verantwoordelijkheid als lid van de groep. Voor het leerproces van de deelnemers is het belangrijk dat ze elkaar op een constructieve manier kunnen en durven aanspreken op negatief gedrag. Daarnaast is van belang dat de deelnemers elkaars grenzen respecteren in wat wel en niet gezegd of gedaan kan worden. Het is niet de bedoeling dat je elkaar ongezouten kritiek geeft of elkaar op een ongepaste manier de maat neemt door bijvoorbeeld gesprekken stiekem op te nemen en in de groep af te spelen (echt gebeurd!). Dat is funest voor de sfeer en het groepsproces. Het is de taak van de intervisiebegeleider erop toe te zien dat de communicatie in de groep respectvol verloopt.

Tips voor organisatoren/intervisiebegeleiders:

• Zorg voor een ervaren intervisiebegeleider. Al huur je maar voor een paar bijeenkomsten een externe deskundige in, dat kan meteen de lucht klaren en de intervisie uit het slop trekken als er veel weerstand in de groep is tegen intervisie. Een ervaren intervisiebegeleider kan de juiste interventies plegen om de communicatie in de groep te verbeteren en negatief gedrag van deelnemers aan te pakken.
• Laat de groep niet doormodderen. Maak incidenten, ongenoegens en andere weerstand meteen bespreekbaar in de groep. Zoals gezegd, is dit zowel de verantwoordelijkheid van de intervisiebegeleider als de groepsleden zelf.
• Bouw tijdens de intervisie ruimte in voor feedback. Als groep kun je met elkaar afspreken dat feedback geven een vast onderdeel is van het groepsproces. Als de groep onvoldoende vaardig is in het geven van feedback, kan dit tijdens de intervisie apart geoefend worden onder begeleiding van de intervisiebegeleider, die ook een korte toelichting kan geven op de theorie bij dit onderwerp. Feedback is niet alleen een kwestie van geven, maar je moet het ook kunnen ontvangen. Als je meteen in woede uitbarst, als iemand een terugkoppeling aan je geeft, kan dat ook de sfeer verpesten. Je moet feedback ook leren ontvangen en daarbij geldt: oefening baart kunst.
• Zet lastige deelnemers desnoods uit de intervisiegroep. Als de situatie niet verbetert en bepaalde personen de sfeer in de groep blijven verpesten, kan het helpen om de persoon in kwestie te vragen niet meer deel te nemen aan de intervisie. Meestal zullen de organisator van de intervisie en de intervisiebegeleider dit besluit gezamenlijk nemen, soms in overleg met de intervisiegroep. Dit is een verregaande doch effectieve maatregel, die alleen in uitzonderlijke gevallen moet worden toegepast.

#4 Wat doe je als niemand een probleem inbrengt?

Dit hoeft niet per definitie te maken te hebben met weerstand tegen de intervisie, maar het is vaak wel een aanwijzing: de deelnemers aan de intervisie denken van tevoren niet na over een mogelijke inbreng en laten het op z’n beloop. Dit heeft meestal tot gevolg dat de intervisiebegeleider hard aan het werk is om de interactie tussen de deelnemers gaande te houden, terwijl de deelnemers ongemotiveerd en passief hun tijd uitzitten.

Tips voor organisatoren/intervisiebegeleiders:

• Verplicht de deelnemers om een casus in te brengen. Je kunt bijvoorbeeld in het intervisiecontract opnemen dat elke deelnemer minimaal één casus inbrengt per twee intervisiebijeenkomsten. Je kunt ook met elkaar afspreken dat alle casusposities op voorhand schriftelijk worden uitgewisseld. Dit heeft een gunstig effect op het intervisieproces. De deelnemers hebben op voorhand al informatie over de ingebrachte casusposities en kunnen daardoor vaak beter en sneller vragen stellen.
• Las een pauze in. Geef de deelnemers aan het begin van de intervisiebijeenkomst de gelegenheid om een casus te bedenken.
• Eventueel in combinatie met het vorige punt: geef ter plekke een opdracht om over na te denken. Bv. Waar loop je tegenaan in je dagelijkse werk? Wat ervaar je als lastig? Waar heb je hulp bij nodig? Deelnemers worden op deze manier gestimuleerd om een casus in te brengen.